Scrivere una lettera di licenziamento efficace è essenziale sia per il rispetto delle normative e sia per la correttezza dei rapporti di lavoro
Una lettera di licenziamento è uno di quei documenti che, nella sua fredda ufficialità, può cambiare la vita di una persona dall’oggi al domani. Redatta in modo sbagliato, espone il datore di lavoro a contestazioni legali che possono costare care; ignorata nelle sue formalità, lascia il lavoratore senza tutele. Capire come si scrive, cosa deve contenere e quali norme va a toccare non è solo una questione burocratica ma diritti. Tanto per chi la scrive quanto per chi la riceve.
Cos’è una lettera di licenziamento
La lettera di licenziamento è il documento formale con cui il datore di lavoro comunica al dipendente la cessazione del rapporto di lavoro. Non è un semplice foglio: è un atto giuridico a tutti gli effetti, che deve rispettare requisiti di forma e sostanza stabiliti dalla legge. E attenzione: senza comunicazione scritta il licenziamento è considerato inefficace ai sensi dell’art. 2 della L. 604/1966.
Il contenuto minimo obbligatorio comprende sempre la motivazione del licenziamento, la data di cessazione del rapporto e le informazioni sulle competenze spettanti al lavoratore, a partire dal TFR. L’assenza di anche uno solo di questi elementi non è una lacuna formale trascurabile: può rendere il licenziamento impugnabile davanti al giudice del lavoro.
I tipi di licenziamento: non tutti sono uguali
Il diritto del lavoro italiano distingue tra diverse tipologie di licenziamento, ognuna con regole proprie e conseguenze diverse. Conoscerle è fondamentale sia per redigere una lettera corretta sia per capire se il licenziamento che si sta subendo sia davvero legittimo. La guida completa alle tipologie di licenziamento può essere un riferimento utile per chi vuole approfondire.
- Il licenziamento per giusta causa (art. 2119 c.c.) è il più drastico: il datore di lavoro può interrompere il rapporto immediatamente, senza preavviso, in presenza di un comportamento del dipendente così grave da rendere impossibile la prosecuzione anche in via provvisoria. Si pensi a furto, grave insubordinazione o falsificazione di documenti.
- Il licenziamento per giustificato motivo soggettivo (L. 604/1966) riguarda invece mancanze meno gravi sul piano disciplinare: in questo caso il preavviso è dovuto.
- Il licenziamento per giustificato motivo oggettivo, infine, prescinde dal comportamento del lavoratore e riguarda esigenze produttive, organizzative o economiche dell’azienda: la soppressione del posto, la riduzione del personale, la chiusura di un reparto. Per quest’ultima tipologia, nelle aziende con più di 15 dipendenti, è previsto un tentativo obbligatorio di conciliazione davanti all’Ispettorato del Lavoro prima di procedere (L. 92/2012).
Giusta causa: cosa dice l’articolo 2119 del codice civile e come funziona la procedura
L’art. 2119 del codice civile è ancora oggi pienamente vigente e ampiamente applicato dalla giurisprudenza. La norma riconosce al datore di lavoro la facoltà di recedere dal contratto senza preavviso quando si verifica una causa che non consente la prosecuzione, nemmeno temporanea, del rapporto.
Attenzione, però: procedere con un licenziamento per giusta causa non è così semplice come sembra. Prima di inviare la lettera definitiva, il datore di lavoro deve notificare al dipendente una contestazione disciplinare scritta ai sensi dell’art. 7 dello Statuto dei Lavoratori (L. 300/1970). Il lavoratore ha quindi cinque giorni per presentare le proprie giustificazioni scritte o orali. Solo se queste non vengono ritenute sufficienti si può procedere con il licenziamento. Lo stesso iter vale, pur con esiti meno drastici, per il licenziamento per giustificato motivo soggettivo.
Saltare questo passaggio espone l’azienda a rischi concreti: in caso di procedura non rispettata, il licenziamento può essere annullato. Un altro dettaglio spesso trascurato è l’obbligo di affiggere il codice disciplinare aziendale in bacheca: senza di esso, le sanzioni disciplinari - licenziamento incluso - rischiano di cadere nel vuoto.
Struttura della lettera: gli elementi che non possono mancare
Scrivere una lettera di licenziamento richiede precisione. La struttura standard prevede un’intestazione con i dati dell’azienda e del destinatario, un oggetto inequivocabile («Comunicazione di licenziamento»), il corpo con la motivazione dettagliata, la data di cessazione del rapporto e - dove previsto - l’indicazione del periodo di preavviso previsto dal CCNL applicato. Devono comparire anche le informazioni sul TFR e le altre competenze spettanti e la firma del datore di lavoro o del rappresentante autorizzato.
Per il licenziamento per giusta causa, la lettera deve richiamare esplicitamente la contestazione disciplinare già inviata (con data) e il mancato accoglimento delle giustificazioni. Non si tratta di formalismi: sono elementi che il giudice del lavoro verificherà puntualmente in caso di impugnazione. Il datore di lavoro è inoltre tenuto a comunicare il licenziamento telematicamente ai servizi per l’impiego tramite il modello Co Unilav (comunicazione obbligatoria), valido anche nei confronti di INPS, INAIL e Ispettorato del Lavoro.
Come fare una lettera di licenziamento?
Un modello di lettera di licenziamento è un punto di partenza utile, ma non deve mai diventare un copia-incolla acritico. Ogni situazione è diversa, e adattare il testo al caso specifico è indispensabile per non incorrere in vizi di forma.
In termini generali, un fac simile per licenziamento con preavviso per giustificato motivo soggettivo si apre con i dati aziendali e del destinatario, richiama la contestazione disciplinare già inviata (con data), descrive la condotta contestata e indica che le giustificazioni non sono state ritenute sufficienti. Si chiude con la data di cessazione del rapporto, il richiamo al periodo di preavviso previsto dal CCNL e le indicazioni sulle competenze spettanti.
Per il licenziamento per giusta causa la struttura è analoga, ma si specifica l’immediata efficacia del provvedimento, si cita l’art. 2119 c.c. come base normativa e si omette la parte relativa al preavviso. Per il licenziamento per giustificato motivo oggettivo o per cessazione dell’attività, la lettera non richiama contestazioni disciplinari ma illustra le ragioni organizzative o economiche alla base del provvedimento; per le aziende con più di 15 dipendenti, fa inoltre riferimento all’espletamento del tentativo obbligatorio di conciliazione.
Come si consegna: raccomandata A/R, PEC o a mano
La modalità di consegna non è un dettaglio secondario: sbagliare la consegna può rendere il licenziamento invalido. Le forme ammesse dalla prassi e dalla giurisprudenza sono principalmente tre.
La consegna a mano è il metodo più diretto: il dipendente firma sulla copia trattenuta dall’azienda come ricevuta. L’invio tramite raccomandata con avviso di ricevimento (A/R) garantisce la certezza della data anche in caso di assenza: secondo la Cassazione (sent. 22295/2017), la comunicazione si presume conosciuta una volta giunta all’indirizzo del lavoratore, anche se questi non la ritira. Sempre più diffusa nel contesto lavorativo è la PEC (Posta Elettronica Certificata), che ha lo stesso valore legale della raccomandata: una volta inviata, il licenziamento è efficace anche se il destinatario non apre la casella certificata.
In tutti i casi, la prova di consegna va conservata: è un elemento fondamentale in caso di controversia.
La firma: chi deve firmare e cosa vale
La firma è elemento essenziale della lettera di licenziamento: senza di essa il documento non ha valore legale. Deve essere apposta dal datore di lavoro o da un suo delegato formalmente autorizzato - ad esempio il responsabile delle risorse umane o il direttore del personale, purché munito di delega scritta. In assenza di questa, una firma non autorizzata può diventare motivo di impugnazione.
Chiedere al dipendente di firmare per ricevuta non significa chiedergli il consenso al licenziamento. È bene specificarlo esplicitamente nella lettera stessa per evitare fraintendimenti. Va ricordato, del resto, che se il licenziamento viene recapitato tramite raccomandata o PEC non vi è alcun obbligo di firma da parte del destinatario.
In caso di contestazione della lettera di licenziamento, il lavoratore ha 60 giorni di tempo per impugnarla stragiudizialmente con raccomandata A/R o PEC, seguiti da 180 giorni per depositare il ricorso al tribunale del lavoro.
Cosa spetta al lavoratore dopo il licenziamento
Indipendentemente dal tipo di licenziamento, al dipendente spettano sempre il TFR, le ferie e i permessi non goduti e le retribuzioni arretrate. In caso di mancato rispetto del preavviso - eccetto la giusta causa - spetta anche l’indennità sostitutiva del preavviso.
Il lavoratore licenziato - incluso chi viene licenziato per motivi disciplinari - ha generalmente diritto di accedere alla NASpI, l’indennità mensile di disoccupazione erogata dall’INPS. Non ne ha diritto chi si è dimesso volontariamente (salvo giusta causa) né i dipendenti a tempo indeterminato della pubblica amministrazione.
Vale infine ricordare che, a seguito della sentenza n. 194/2018 della Corte Costituzionale, i criteri di calcolo dell’indennità in caso di licenziamento illegittimo per i lavoratori assunti dopo il 7 marzo 2015 con il contratto a tutele crescenti (D.Lgs. 23/2015) non sono più rigidamente fissi: il giudice ha oggi maggiore discrezionalità nel determinarne l’entità, tenendo conto di parametri come anzianità, dimensioni aziendali e comportamento delle parti. Un dettaglio non secondario per chi valuta l’opportunità di ricorrere in giudizio.
