Cosa significa PEC, acronimo di Posta Elettronica Certificata, e cosa cambia rispetto all’indirizzo e-mail tradizionale? Tutto quello che c’è da sapere.
Nel panorama digitale italiano, la Posta Elettronica Certificata (PEC) si conferma oggi come uno strumento cruciale per garantire la sicurezza, la tracciabilità e la validità legale delle comunicazioni elettroniche. Nata come alternativa digitale alla raccomandata cartacea con ricevuta di ritorno, la PEC ha assunto un ruolo sempre più centrale nel sistema di comunicazione tra cittadini, imprese e Pubblica Amministrazione. Con anche degli obblighi normativi da non sottovalutare.
A differenza della posta elettronica tradizionale, la PEC fornisce una prova legalmente opponibile dell’invio e della ricezione dei messaggi, equiparandosi giuridicamente a una raccomandata A/R, come stabilito dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD). Questo significa che ogni messaggio inviato tramite PEC ha pieno valore probatorio in sede legale, rendendola uno strumento imprescindibile per tutte le comunicazioni ufficiali.
Scopriamo insieme, quindi, cos’è esattamente la PEC, a cosa serve, come funziona e come averne una.
La PEC oggi, qualche dato per capire
Secondo i dati più recenti diffusi da AgID (Agenzia per l’Italia Digitale), nel 2024 il numero di caselle PEC attive in Italia ha superato 15,8 milioni, con una crescita costante anche tra i cittadini privati. Di queste, oltre 6 milioni sono utilizzate da imprese e liberi professionisti, mentre il resto è equamente distribuito tra cittadini e pubbliche amministrazioni.
Il trend continua a salire nel 2025 anche grazie all’integrazione con il nuovo sistema European Digital Identity (EUDI Wallet) e all’evoluzione verso la cosiddetta “PEC europea”, che mira a rendere interoperabili le comunicazioni certificate a livello UE, ampliando ulteriormente le potenzialità di questo strumento.
Che cos’è la PEC e cosa significa Posta Elettronica Certificata
La PEC - acronimo di Posta Elettronica Certificata - come detto, è uno strumento tecnologico che va oltre la semplice email, conferendo valore legale alle comunicazioni elettroniche, paragonabile a quello delle raccomandate con ricevuta di ritorno tradizionali.
A differenza delle email comuni, quando invio un messaggio tramite PEC, ricevo una ricevuta di accettazione che attesta l’avvenuta spedizione e successivamente una ricevuta di consegna che certifica l’arrivo del messaggio nella casella del destinatario.
Queste ricevute rappresentano la prova legale dell’invio e della ricezione, rendendo impossibile per il destinatario negare di aver ricevuto la comunicazione.
Tutte le differenze tra PEC ed email tradizionale
Sebbene la PEC utilizzi gli stessi protocolli standard della posta elettronica tradizionale, presenta caratteristiche distintive fondamentali.
- Valore legale: mentre l’email ordinaria non ha valore legale e può essere facilmente contestata, la PEC fornisce prova certa della spedizione e ricezione del messaggio, rendendola idonea per comunicazioni ufficiali.
- Certificazione: il sistema PEC genera ricevute ufficiali che attestano il corretto invio e la ricezione del messaggio, includendo data e ora precise di ogni operazione.
- Integrità del contenuto: la PEC garantisce che il contenuto del messaggio e degli eventuali allegati non venga alterato durante la trasmissione.
- Tracciabilità: tutte le operazioni vengono tracciate e conservate dal gestore PEC per 30 mesi, permettendo la riproduzione delle ricevute con lo stesso valore giuridico.
Validità legale della PEC secondo il DPR 68/2005
Il Decreto del Presidente della Repubblica n. 68 dell’11 febbraio 2005 ha sancito ufficialmente la validità legale della PEC in Italia.
Secondo questa normativa:
- la PEC consente l’invio di messaggi la cui trasmissione è valida agli effetti di legge (art. 4, comma 1);
- la validità della trasmissione e ricezione è attestata rispettivamente dalla ricevuta di accettazione e dalla ricevuta di avvenuta consegna (art. 4, comma 6);
- il gestore PEC fornisce al mittente la ricevuta di accettazione come prova dell’avvenuta spedizione (art. 6, comma 1);
- la ricevuta di avvenuta consegna certifica il momento esatto della consegna e fornisce prova che il messaggio è effettivamente pervenuto all’indirizzo dichiarato dal destinatario (art. 6, comma 3).
Inoltre, il DPR stabilisce che il servizio può essere erogato esclusivamente dai gestori accreditati presso l’AGID (Agenzia per l’Italia Digitale), l’organo pubblico preposto alla vigilanza dei servizi digitali.
È importante sottolineare che la PEC ha pieno valore legale solo quando entrambi gli interlocutori utilizzano caselle PEC certificate, anche se appartenenti a gestori diversi.
Come funziona la PEC passo dopo passo
Il processo di trasmissione della PEC segue un protocollo preciso che garantisce la validità legale delle comunicazioni. Innanzitutto, occorre comprendere che ogni messaggio attraversa diversi «punti» gestiti da operatori certificati.
Certificazione dell’invio e della consegna
Quando invio un messaggio PEC, il sistema genera automaticamente una ricevuta di accettazione che conferma la presa in carico del messaggio. Questa ricevuta, firmata digitalmente dal gestore PEC del mittente, attesta l’orario esatto di invio e costituisce la prima prova legale della trasmissione.
Successivamente, il messaggio viene inserito in una busta di trasporto protetta da firma digitale che ne garantisce l’integrità. Questa busta contiene il messaggio originale completo (header, corpo ed eventuali allegati) e i dati di certificazione.
Una volta che il messaggio raggiunge la casella del destinatario, il sistema genera una ricevuta di avvenuta consegna firmata digitalmente dal gestore PEC del destinatario. Questa ricevuta viene inviata al mittente come prova dell’effettiva consegna, indipendentemente dal fatto che il destinatario legga effettivamente il messaggio.
Ruolo del gestore accreditato AgID
I gestori PEC accreditati presso l’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) sono fondamentali in questo processo. Essi:
- certificano l’avvenuto invio e la consegna dei messaggi;
- garantiscono la data e l’ora certa della trasmissione;
- mantengono i log di sistema per 30 mesi;
- assicurano l’interoperabilità tra diversi gestori;
- sono sottoposti a controlli periodici da parte di AgID.
In caso di malfunzionamenti significativi, AgID può sospendere l’attività del gestore e verificare la conformità dei sistemi attraverso sopralluoghi presso le strutture operative.
Ricevute elettroniche e tracciabilità
Le ricevute elettroniche sono elementi essenziali del sistema PEC e possono essere di diversi tipi:
- ricevuta di accettazione: conferma la presa in carico del messaggio dal gestore del mittente;
- ricevuta di presa in carico: emessa dal gestore del destinatario verso il gestore del mittente;
- ricevuta di avvenuta consegna: può essere completa (con messaggio originale e allegati), breve (con estratto del messaggio) o sintetica (solo dati di certificazione)
- avviso di mancata consegna: inviato quando non è possibile consegnare il messaggio.
Tutte queste ricevute contengono riferimenti temporali precisi e sono firmate digitalmente, garantendo così la tracciabilità completa del processo di comunicazione.
A cosa serve la PEC?
La normativa italiana ha reso la PEC uno strumento fondamentale nel panorama della comunicazione digitale ufficiale. Ecco tutti i pro della Posta Elettronica Certificata.
Vantaggi per i cittadini privati
Nonostante per i cittadini privati l’adozione della PEC sia facoltativa, offre numerosi vantaggi pratici. Di fatto, la PEC consente di:
- disdire utenze e contratti in modo sicuro e tracciabile;
- stipulare contratti d’affitto;
- comunicare con amministratori di condominio;
- partecipare a concorsi pubblici;
- richiedere documenti alla Pubblica Amministrazione;
- inviare documenti riservati in totale sicurezza.
Inoltre, l’utilizzo della PEC permette di risparmiare tempo ed evitare code agli sportelli, con costi annuali paragonabili a quelli di una singola raccomandata cartacea.
Opponibilità a terzi in caso di contenzioso
Un aspetto fondamentale della PEC è la sua validità legale in caso di controversie. Le ricevute elettroniche rilasciate dai gestori certificati conferiscono opponibilità a terzi della comunicazione. Questo significa che, in caso di contenzioso, posso utilizzare le ricevute come prova certa dell’avvenuta spedizione e consegna del messaggio.
Il valore probatorio della PEC è particolarmente importante nei procedimenti legali. Secondo la normativa, la PEC garantisce l’integrità e l’inalterabilità dei messaggi e degli allegati, rendendo difficile contestare il contenuto della comunicazione.
È importante sottolineare che il messaggio recapitato alla casella PEC del destinatario si considera legalmente consegnato anche se il destinatario non accede alla casella, esattamente come avviene con una raccomandata tradizionale.
La PEC è obbligatoria? Chi deve aprire un indirizzo PEC?
La PEC non è obbligatoria per tutti, ma ci sono categorie specifiche di persone e imprese per le quali è necessario o addirittura obbligatorio disporre di un indirizzo di Posta Elettronica Certificata. Vediamo nel dettaglio chi è tenuto per legge ad avere una PEC e in quali circostanze è consigliabile o addirittura indispensabile possederne una.
Privati cittadini
Per i privati cittadini, l’uso della PEC non è obbligatorio, ma può risultare molto utile in diverse situazioni. Ad esempio, se un privato deve comunicare con la Pubblica Amministrazione (come nel caso di richieste di certificati, invio di documenti ufficiali o contestazioni), la PEC rappresenta un canale di comunicazione sicuro, veloce e legalmente valido. È particolarmente utile in quanto evita la necessità di recarsi fisicamente negli uffici o di inviare raccomandate postali, con il vantaggio di ricevere immediatamente le ricevute di invio e consegna.
Tuttavia, non c’è un obbligo di legge che impone ai cittadini privati di possedere una PEC. La scelta dipende quindi dall’esigenza di snellire le comunicazioni ufficiali e dall’importanza di avere un canale sicuro e certificato per l’invio di documenti sensibili.
Professionisti
Per molte categorie professionali, la PEC è, invece, obbligatoria.
Dal 2009, infatti, la legge impone a tutti i professionisti iscritti ad albi o ordini professionali di dotarsi di un indirizzo PEC. Questo include, ad esempio, avvocati, commercialisti, ingegneri, medici, architetti, e molte altre categorie.
L’obbligo di avere una PEC serve a facilitare la comunicazione tra professionisti, pubblica amministrazione e tribunali, garantendo la tracciabilità e la sicurezza delle informazioni trasmesse.
Gli ordini professionali sono tenuti a raccogliere e conservare gli indirizzi PEC dei propri iscritti e a comunicarli al registro INI-PEC (Indice Nazionale degli Indirizzi di Posta Elettronica Certificata), che è accessibile al pubblico. Questo registro permette di cercare e trovare facilmente l’indirizzo PEC di un professionista da chiunque.
Imprese e aziende
Dal 2013, tutte le imprese italiane, sia individuali che società, sono obbligate a possedere un indirizzo PEC. Questo requisito è stato introdotto per semplificare le comunicazioni ufficiali con la Camera di Commercio, l’Agenzia delle Entrate, l’INPS e altre istituzioni pubbliche. Al momento dell’iscrizione al Registro delle Imprese, ogni azienda deve fornire il proprio indirizzo PEC, che viene poi inserito in un apposito elenco pubblico.
La PEC è indispensabile per le imprese in quanto viene utilizzata per inviare e ricevere comunicazioni fiscali, legali e amministrative, come la ricezione di avvisi di accertamento o la gestione delle fatture elettroniche. Per le imprese che non comunicano il proprio indirizzo PEC, sono previste sanzioni pecuniarie e l’inibizione a ricevere comunicazioni ufficiali attraverso canali tradizionali.
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Come aprire e attivare la PEC Aruba
Come si fa la PEC e quanto costa
Attivare un indirizzo di Posta Elettronica Certificata richiede alcuni passaggi specifici e la scelta di un fornitore autorizzato. Vediamo nel dettaglio come procedere e quali sono i costi associati a questo servizio essenziale.
Scelta del gestore e attivazione
Per ottenere una casella PEC, devo necessariamente rivolgermi a un gestore accreditato presso l’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID). Attualmente, i principali gestori PEC in Italia includono Aruba, Infocert, Register.it e Poste Italiane. La procedura di attivazione segue generalmente questi passaggi.
- Selezione del fornitore e del piano più adatto alle mie esigenze.
- Registrazione sul sito del gestore scelto.
- Scelta del nome per l’indirizzo PEC.
- Verifica dell’identità tramite SPID, firma digitale o invio di documenti.
La verifica dell’identità è un passaggio fondamentale, poiché certifica che il titolare della casella PEC sia effettivamente chi dichiara di essere. Se utilizzo SPID o firma digitale, l’attivazione può essere immediata, mentre con l’invio dei documenti potrebbe richiedere fino a 3 giorni lavorativi.
PEC gratuita per 6 mesi: come funziona
Alcuni gestori offrono periodi di prova gratuiti. In particolare, Register.it permette di attivare gratuitamente per 6 mesi il piano PEC Agile, che include 2GB di spazio e notifiche SMS. Analogamente, Legalmail di Infocert offre il piano Silver gratuitamente per 6 mesi, con 2GB di spazio casella e 6GB di archivio sicurezza.
Una caratteristica interessante dell’offerta Legalmail è che non richiede l’inserimento di alcun metodo di pagamento durante il periodo di prova. Al termine dei 6 mesi, posso decidere liberamente se rinnovare il servizio o meno, senza preoccuparmi di addebiti automatici.
Confronto tra i principali provider
Ecco un confronto tra le offerte dei principali gestori PEC.
Aruba
- PEC Standard: 5€+IVA il primo anno, poi 9,90€+IVA/anno, con 1GB di spazio
- PEC Pro: 25€+IVA/anno con 2GB di spazio e 3GB di archivio
- PEC Premium: 40€+IVA/anno con 2GB di spazio e 8GB di archivio
Register.it
- PEC Agile: gratuita per 6 mesi, poi 42,75€+IVA/anno con 2GB di spazio
Infocert (Legalmail)
- Bronze: 18,90€+IVA/anno (prezzo scontato da 27€)
- Silver: 32,90€+IVA/anno (prezzo scontato da 42€)
- Gold: 64,90€+IVA/anno (prezzo scontato da 80€)
Nella scelta del provider, oltre al prezzo, è importante considerare altri fattori come la dimensione della casella, la presenza di un archivio di sicurezza, le notifiche SMS per i nuovi messaggi e la possibilità di accesso tramite app mobile.
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