Quanto costa un dipendente al datore di lavoro

Paolo Ballanti

13 Maggio 2022 - 10:21

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Assumere un dipendente non significa solo pagargli lo stipendio. Vediamo in dettaglio quali sono i costi per l’azienda, dai contributi Inps alle fatture dei professionisti, un’analisi completa

Quanto costa un dipendente al datore di lavoro

Si parla da tempo, sui media e nel dibattito economico-politico, di ridurre il costo del lavoro per spingere le imprese ad assumere e combattere così il fenomeno della disoccupazione, in particolare giovanile.

Ma cosa si intende in realtà per “costo del lavoro”? Pensare che gli oneri per l’azienda si riducano al solo stipendio non è sufficiente. Esistono tutta una serie di costi che, per le più svariate motivazioni, sono legati all’assunzione di un lavoratore dipendente.

Non mancano poi le particolarità rappresentate da tirocinanti e apprendisti, beneficiari di una serie di agevolazioni a livello di retribuzione e contributi, che hanno il merito di incentivare i datori di lavoro ad optare per questo tipo di soluzioni contrattuali.

Analizziamo quindi in dettaglio quali sono i costi legati all’assunzione di un lavoratore dipendente.

Quanto costa assumere un dipendente

L’assunzione di un dipendente comporta una serie di costi per il datore di lavoro, di tipo:

  • Retributivo, legati al compenso del lavoratore;
  • Contributivo e assicurativo;
  • Amministrativo.

Appartengono al primo gruppo gli oneri rappresentati dallo stipendio lordo da riconoscere al lavoratore, formato da un importo minimo (definito dal contratto collettivo applicato, in base al livello di inquadramento) e dalle somme aggiuntive frutto di accordi tra le parti (ad esempio superminimi e indennità ad personam).

Sono costi anche le ore di ferie e permessi (assenze retribuite), la tredicesima mensilità (e l’eventuale quattordicesima se prevista) oltre al Trattamento di Fine Rapporto (Tfr). Tutte somme che il dipendente matura per ogni mese di lavoro, ma erogate in un momento successivo.

A livello contributivo e assicurativo, i costi del lavoratore sono rappresentati da contributi Inps a carico del datore di lavoro (determinati in base al settore di appartenenza e alle dimensioni dell’azienda) e premi assicurativi Inail contro gli infortuni sul lavoro e le malattie professionali.

Per concludere, i costi amministrativi sono al contrario quelli legati all’attività del personale dipendente o dei professionisti che si occupano dell’elaborazione dei cedolini paga e dell’amministrazione del personale, oltre alla gestione dei rapporti con enti e strutture della Pubblica Amministrazione, rappresentati da:

  • Denunce di infortunio;
  • Invio denunce mensili Uniemens all’Inps;
  • Invio dichiarazioni fiscali all’Agenzia Entrate come Certificazioni Uniche e modelli 770;
  • Invio autoliquidazione Inail;
  • Invio prospetto collocamento obbligatorio (disabili);
  • Invio comunicazioni di smart-working al Ministero del lavoro;
  • Invio di prospetti Istat;
  • Domande di ammortizzatori sociali.

Tutte attività, quelle appena citate, che se non svolte da personale interno all’azienda, possono essere fatturate a parte dal professionista o ricomprese nel compenso forfettario.

Quanto costa un dipendente part-time

Il rapporto di lavoro a tempo parziale si caratterizza per svilupparsi su un orario ridotto rispetto a quello a tempo pieno, fissato dalla legge o dal contratto collettivo applicato in azienda.

La minor quantità di ore lavorate si traduce in una riduzione dello stipendio e, a cascata, di tutti gli altri costi (ferie, permessi, Tfr, mensilità aggiuntive, contributi Inps e premi Inail).

Unica eccezione sono i costi per l’elaborazione mensile dei cedolini e l’amministrazione del personale. Questi, a meno di accordi particolari con il professionista cui sono state delegate le attività, non vengono influenzati dal fatto che il dipendente sia part-time o full-time.

Quanto costa un apprendista

La legge (art. 41 comma 1 Decreto legislativo 15 giugno 2015 numero 81) definisce il rapporto di apprendistato come un «contratto di lavoro a tempo indeterminato finalizzato alla formazione e alla occupazione dei giovani».

Il datore di lavoro pertanto si obbliga a corrispondere non solo la retribuzione, ma gli insegnamenti necessari per ottenere, a seconda del tipo di apprendistato:

  • Un titolo di studio;
  • Una professionalità o le competenze specifiche di una mansione;
  • Esperienze dirette al conseguimento di titoli di studio universitari o di alta formazione.

Al di là di questo, l’apprendista è un lavoratore subordinato che, al pari degli altri dipendenti, comporta per l’azienda un costo in termini di stipendio, Tfr, mensilità aggiuntive, ferie e permessi, contributi Inps (compresa l’assicurazione Inail).

A quanto detto si aggiungono una serie di costi amministrativi, come quello per l’elaborazione mensile dei cedolini e la realizzazione dell’attività formativa, in cui vi rientrano la stesura del piano formativo individuale e lo svolgimento di corsi di formazione da parte di strutture competenti.

Per mitigare in parte i costi aggiuntivi della formazione e, soprattutto, incentivare il ricorso a questo tipo di contratto per favorire l’occupazione e l’inserimento professionale dei giovani, sono previsti dei meccanismi di riduzione del costo del lavoro, come:

  • La possibilità di inquadrare l’apprendista fino a due livelli inferiori rispetto a quello fissato dal Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro per le mansioni cui è finalizzato l’apprendistato (riducendo così l’ammontare dello stipendio), ovvero di retribuire il lavoratore in percentuale, rispetto al livello di destinazione finale;
  • Il riconoscimento di agevolazioni contributive, grazie alle quali si riducono sia i contributi a carico lavoratore che quelli in capo all’azienda.

Quanto costa uno stagista

A differenza dei lavoratori dipendenti, per il tirocinante/stagista non è prevista la maturazione di Tfr, mensilità aggiuntive, ferie e permessi. Tutti costi di cui l’azienda non dovrà farsi carico.

Non sono inoltre dovuti i contributi Inps, tanto per la parte a carico del tirocinante, quanto per quella in capo al datore di lavoro.

Di conseguenza, oltre all’indennità (compenso) mensile lo stagista porta in dote un costo rappresentato unicamente da:

  • Attività di elaborazione del cedolino (tramite dipendenti interni o professionisti esterni);
  • Attività di amministrazione del personale (ad esempio, il costo per l’invio della comunicazione di assunzione a mezzo modello Unilav da parte dell’intermediario-professionista);
  • Assicurazione Inail contro gli infortuni sul lavoro e le malattie professionali.

Quanto costa la busta paga (gestione mensile dipendenti)

Nel momento in cui il datore di lavoro eroga lo stipendio è tenuto a consegnare al lavoratore la busta paga (o cedolino). Documento che contiene il dettaglio delle somme riconosciute, delle trattenute operate (a titolo di contributi Inps e tassazione Irpef) e il valore del netto da pagare.

L’elaborazione mensile dei cedolini è un’attività complessa che il datore di lavoro può svolgere:

  • In autonomia, affidandosi a propri dipendenti (ufficio paghe o ufficio risorse umane) in possesso di competenze specifiche nell’ambito dell’amministrazione del personale e dell’elaborazione cedolini;
  • Tramite professionisti, ad esempio consulenti del lavoro, commercialisti e avvocati.

Se nel primo caso il costo dell’elaborazione mensile delle paghe è rappresentato dall’avere in forza uno o più dipendenti, con retribuzioni minime, contributi e in generale oneri imposti dalla legge che non possono essere ridotti, nell’altra ipotesi l’azienda stipula un contratto per la fornitura di servizi di elaborazione paghe.

Trattandosi di un accordo tra le parti, lo stesso è soggetto alla libera negoziazione. Possono, ad esempio, essere previste scontistiche temporanee, definitive o altre riduzioni, così come la previsione di costi variabili in funzione dei cedolini mensilmente elaborati o, al contrario, forfettari.

Quanto costa versare i contributi per il lavoratore

Lo scopo principale della tutela garantita dall’Inps ai lavoratori dipendenti è quello di riconoscergli una copertura economica per eventi che impediscono di prestare l’attività e, di conseguenza, ricevere lo stipendio.

Da un lato, esiste la protezione per i casi di invalidità, vecchiaia e superstiti e, dall’altro, quella che riconosce una serie di indennità economiche per le assenze di malattia, maternità, donazione sangue, permessi per l’assistenza di disabili e loro familiari, soltanto per citare gli esempi principali.

Come una qualsiasi assicurazione, l’Inps è finanziata dal datore di lavoro e dal lavoratore attraverso il versamento di un “premio”. Quest’ultimo è calcolato ogni mese, applicando una percentuale (aliquota) alla cosiddetta «retribuzione imponibile ai fini previdenziali», salvo poi essere successivamente versato con modello F24.

Le aliquote:

  • Una che consente il calcolo dei contributi a carico del lavoratore, prelevati dallo stipendio e pagati all’Inps dall’azienda con F24;
  • L’altra in capo al datore di lavoro, con cui si determinano i contributi a suo carico, pagati sempre con F24 insieme alle somme prelevate al lavoratore;

variano a seconda del settore di appartenenza, delle dimensioni dell’azienda e della qualifica (operaio, impiegato o dirigente) del singolo dipendente.

Ad esempio, per un lavoratore dipendente, operaio presso un’azienda appartenente al settore Inps «industria» con meno di 15 dipendenti, l’aliquota per calcolare i contributi Inps ammonta complessivamente al 39,87% di cui:

  • 9,19% a carico del lavoratore, prelevati dallo stipendio e versati dal datore di lavoro con F24;
  • 30,68% in capo all’azienda, da versare anch’essi con F24.

Ipotizzando che la retribuzione imponibile ai fini previdenziali del singolo mese (busta paga di aprile 2022) corrisponda a euro 1.800,00 i contributi saranno:

  • 165,42 euro (1.800,00*9,19%) a carico del lavoratore;
  • 552,24 euro (1.800,00*30,68%) a carico dell’azienda;

per un totale di 717,66 euro da pagare all’INPS con F24 entro, nel caso del nostro esempio, il giorno 16 del mese successivo quello di competenza, coincidente con il 16 maggio 2022.

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