Fattura elettronica: cos’è e come funziona

Fattura elettronica dal 1° gennaio 2019: vediamo cos’è, come funziona e le istruzioni dell’Agenzia delle Entrate per i titolari di partita IVA.

Fattura elettronica: cos'è e come funziona

Fattura elettronica, manca ormai poco alla “rivoluzione digitale” che a partire dal 1° gennaio 2019 riguarderà tutti i titolari di partita IVA.

Nonostante l’avvio dell’e-fattura sia ormai alle porte sono ancora in molti ad interrogarsi su cos’è e, soprattutto, su come funziona la fatturazione elettronica.

Per i titolari di partita IVA si tratterà di una novità non di poco conto: tutte le fatture viaggeranno esclusivamente tramite il SdI, Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate.

Per consentire l’emissione e la ricezione dei documenti, le Entrate hanno messo a punto una serie di servizi: dal software fino all’APP gratuita per la fatturazione elettronica. Le novità riguardano anche i professionisti, per i quali oltre al servizio di delega massiva sono in arrivo ulteriori misure di semplificazione dell’adempimento.

Essere pronti alla fattura elettronica 2019 significa innanzitutto sapere cos’è e come funziona. Per questo vediamo di seguito le regole basilari per approcciarsi in maniera corretta alla rivoluzione digitale della fatturazione B2B e B2C.

Cos’è la fattura elettronica, obbligatoria per tutti dal 1° gennaio 2019

La fattura elettronica è un documento informatico, in formato strutturato, trasmesso in modalità telematica al Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate e recapitato tramite lo stesso mezzo al soggetto ricevente.

La definizione di cos’è la fattura elettronica è contenuta nel provvedimento pubblicato il 30 aprile 2018, all’interno del quale sono fornite tutte le regole ed istruzioni su come funzionerà la nuova modalità di fatturazione obbligatoria per le partite IVA da gennaio 2019.

L’obbligo di fattura elettronica è stato introdotto dalla Legge di Bilancio 2018 al fine di contrastare l’evasione e le frodi in materia di IVA: con l’invio digitale al SdI, l’Agenzia delle Entrate avrà a disposizione in tempo reale - o quasi - tutti i dati relativi alle operazioni di acquisto e cessione effettuate da ciascun soggetto IVA.

La fattura elettronica, ricordiamo, non sarà soltanto obbligatoria nel caso di operazioni tra soggetti Iva (operazioni B2B, cioè Business to Business), ma anche nel caso in cui venga effettuata da un operatore Iva verso un consumatore finale (operazioni B2C, cioè Business to Consumer).

Chi è esonerato dalla fattura elettronica

Gli unici salvi dall’avvio dell’obbligo di fatturazione elettronica saranno i titolari di partita IVA in regime dei minimi e in regime forfettario. A questi si aggiungono i piccoli produttori agricoli, già prima esonerati per legge dall’emissione delle fatture.

Attenzione però: tali soggetti saranno esonerati soltanto dal ciclo attivo di fatturazione elettronica, ovvero dall’emissione, ma saranno in ogni caso interessati dalla ricezione delle e-fatture sugli acquisti.

Fattura elettronica e cartacea: differenze e cosa cambia

L’addio alla carta porterà a molte differenze rispetto alle attuali modalità di fatturazione. I dati obbligatori da riportare nella fattura elettronica sono gli stessi che si riportavano nelle fatture cartacee, ma accanto a questi comparirà l’obbligo di indicazione dell’indirizzo telematico dove il cliente vuole che venga consegnata la fattura.

La fattura elettronica, unico documento valido ai fini fiscali dal 2019, dovrà essere redatta usando esclusivamente un PC, un tablet o uno smartphone e dovrà essere trasmessa in modalità elettronica tramite il SdI dell’Agenzia delle Entrate.

Cos’è il Sistema di Intescambio? Per capirci si tratta di una sorta di “postino” che, oltre a consegnare la fattura al destinatario, sottoporrà a preventiva verifica i dati indicati nella fattura, l’indirizzo telematico del destinatario (codice univoco o indirizzo PEC).

Lo SdI sarà il primo controllore delle fatture elettroniche: verificherà in via preliminare che il file trasmesso dal titolare di partita IVA contenga i dati minimi necessari e che la partita IVA delle controparte o il codice fiscale del cliente siano esistenti.

Soltanto dopo aver superato il primo scoglio la fattura verrà recapitata al destinatario e quindi potrà essere considerata effettivamente emessa. A preoccupare sono però i possibili casi di scarto, per i quali è prevista una procedura di correzione ad hoc.

Come funziona la fattura elettronica

Per capire come funziona la fattura elettronica bisogna analizzare le due fasi principali: quella dell’emissione e quella della ricezione.

Per quanto riguarda la compilazione e l’emissione della fattura elettronica, sarà necessario avere a disposizione:

  • un PC ovvero di un tablet o uno smartphone
  • un programma (software) che consenta la compilazione del file della fattura nel formato XML previsto dal provvedimento dell’Agenzia delle Entrate del 30 aprile
    2018.

Per i titolari di partita IVA, l’Agenzia delle Entrate ha messo a disposizione tre programmi gratuiti: un software da scaricare sul PC, una procedura web e l’APP Fatturae.

In alternativa, è possibile utilizzare software privati individuabili in internet (soprattutto quelli rilasciati dagli stessi produttori dei software gestionali utilizzati dagli operatori per predisporre e registrare in contabilità le fatture).

Per quanto riguarda invece le modalità di ricezione delle fatture elettroniche sono previste tre diverse modalità: tramite PEC, tramite hub o software di mercato oppure tramite il sito dell’Agenzia delle Entrate, utilizzando il servizio gratuito sul portale Fatture e Corrispettivi.

Tra i servizi gratuiti messi a disposizione dall’Agenzia delle Entrate vi è quello di pre-registrazione dell’indirizzo telematico.

Questa funzione consiste in sostanza nella possibilità di comunicare in anticipo l’indirizzo telematico prescelto per la ricezione delle fatture elettroniche da parte dei propri fornitori.

Con la registrazione dell’indirizzo telematico è possibile abbinare alla propria partita Iva un indirizzo di posta elettronica certificata (PEC) o un “codice destinatario” (nel caso di invio dei file delle fatture su canale web service o Ftp). Il servizio è disponibile all’interno del portale Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate.

In tutti e tre i casi le e-fatture verranno ricevute in formato xml e saranno recapitate al canale telematico indicato nella fattura una volta superati i controlli del Sistema di Interscambio (SdI).

Modalità di invio della fattura elettronica al SdI e controlli

Le fatture elettroniche dovranno essere trasmesse al SdI dell’Agenzia delle Entrate dal soggetto che lo emette, anche tramite un intermediario abilitato.

Le modalità di trasmissione della fattura elettronica sono le seguenti:

  • posta elettronica certificata, “PEC”;
  • servizi informatici messi a disposizione dall’Agenzia delle entrate, quali la procedura web e l’app dedicata;
  • sistema di cooperazione applicativa, su rete Internet, con servizio esposto tramite modello “web service”;
  • sistema di trasmissione dati tra terminali remoti basato su protocollo FTP.

I file delle fatture elettroniche trasmessi all’Agenzia delle Entrate saranno sottoposti a controlli e, in caso di mancato superamento, verrà recapitata entro 5 giorno una ricevuta di scarto.

Al contrario, a seguito del superamento dei controlli, la fattura elettronica verrà trasmessa al destinatario tramite indirizzo PEC, cooperazione applicativa o tramite la trasmissione dei dati tra terminali remoti tramite protocollo FTP.

I titolari di partita IVA potranno comunicare l’indirizzo presso cui si intende ricevere la fattura elettronica mentre, in caso contrario, i documento verranno trasmessi sulla base delle indicazioni contenute nel campo “Codice Destinatario”.

Conservazione delle fatture elettroniche

Le fatture elettroniche potranno essere conservate utilizzando il servizio messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate che, con il provvedimento del 30 aprile 2018, ha annunciato il lancio di un servizio di ricerca, consultazione e acquisizione delle fatture emesse e ricevute tramite l’area riservata del portale delle Entrate.

Nel rispetto della privacy, i dati contenuti nelle fatture potranno essere consultati e acquisiti soltanto dall’utente o da un intermediario abilitato, fatta eccezione delle attività di accertamento e controllo ammesse soltanto previa comunicazione formale al contribuente.

Iscriviti alla newsletter "Fisco" per ricevere le news su Fattura elettronica

Condividi questo post:

Trading online
in
Demo

Fai Trading Online senza rischi con un conto demo gratuito: puoi operare su Forex, Borsa, Indici, Materie prime e Criptovalute.