Cos’è e come funziona la fattura elettronica? Vediamo le istruzioni dell’Agenzia delle Entrate e le novità per le partite Iva.
Cos’è la fattura elettronica e come funziona? La rivoluzione digitale che interessa i titolari di partite Iva è iniziata dal 1° gennaio 2019 e continuano a esserci novità.
È dal 2019 che le partite Iva sono obbligate a emettere fattura elettronica (e non più cartacea), e dal 2022 l’obbligo riguarda anche i forfettari (seppur con delle deroghe).
Tutte le fatture viaggiano esclusivamente tramite il SdI, Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate. Per consentire l’emissione e la ricezione dei documenti, le Entrate hanno messo a punto una serie di servizi: dal software fino all’App gratuita per la fatturazione elettronica. Le novità riguardano anche i professionisti, per i quali oltre al servizio di delega massiva sono in arrivo ulteriori misure di semplificazione dell’adempimento.
Essere pronti alla fattura elettronica 2019 significa innanzitutto sapere cos’è e come funziona. Per questo vediamo di seguito le regole basilari per approcciarsi in maniera corretta alla rivoluzione digitale della fatturazione B2B e B2C.
Cos’è la fattura elettronica
La fattura elettronica è un documento informatico, in formato strutturato, trasmesso in modalità telematica al Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate e recapitato tramite lo stesso mezzo al soggetto ricevente.
La definizione di cos’è la fattura elettronica è contenuta nel provvedimento pubblicato il 30 aprile 2018, all’interno del quale sono fornite tutte le regole ed istruzioni su come funzionerà la nuova modalità di fatturazione obbligatoria per le partite Iva.
L’obbligo di fattura elettronica è stato introdotto dalla Legge di Bilancio 2018 al fine di contrastare l’evasione e le frodi in materia di Iva: con l’invio digitale al SdI, l’Agenzia delle Entrate avrà a disposizione in tempo reale - o quasi - tutti i dati relativi alle operazioni di acquisto e cessione effettuate da ciascun soggetto Iva.
La fattura elettronica, ricordiamo, non sarà soltanto obbligatoria nel caso di operazioni tra soggetti Iva (operazioni B2B, cioè Business to Business), ma anche nel caso in cui venga effettuata da un operatore Iva verso un consumatore finale (operazioni B2C, cioè Business to Consumer).
Fattura elettronica obbligatoria anche per i forfettari
Fino al 2022 le partite Iva in regime forfettario erano esonerate dall’obbligo, ma le regole sono cambiate.
Il 5 novembre 2022 è stato pubblicato il documento con cui l’Italia ha proposto alla Commissione Europea la proroga dell’obbligo di fatturazione elettronica fino al 31 dicembre 2024, con l’estensione dell’adempimento al regime forfettario.
La proposta riguarda la richiesta di autorizzazione da parte dell’Italia di continuare ad applicare la deroga agli articoli 218 e 232 della direttiva Iva, così da poter continuare a imporre la fatturazione elettronica obbligatoria. La deroga vigente, infatti, scadeva il 31 dicembre 2021.
Il Comitato dei rappresentanti permanenti ha dato il via libera, e l’ok definitivo del Consiglio UE è stato pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale UE del 17 dicembre 2021. L’ultimo passaggio è la traduzione con una norma ad hoc nell’ordinamento italiano: ci ha pensato il decreto Pnrr, pubblicato in gazzetta Ufficiale il 30 aprile. L’obbligo per le partite Iva forfettarie di emettere fattura elettronica è scattato dal 1° luglio 2022.
Chi è esonerato dalla fattura elettronica
Il decreto Pnrr prevede una “scappatoia” per i forfettari: saranno esonerati dall’adempimento le partite Iva con ricavi e compensi fino a 25mila euro annui fino al 31 dicembre 2023.
DI conseguenza, i contribuenti in regime forfettario dovranno fare fattura elettronica obbligatoriamente solo se nel 2021 hanno ottenuto ricavi oltre la soglia dei 25mila euro.
Cos’è il Sistema di Interscambio
Cos’è il Sistema di Intescambio? Si tratta di una sorta di “postino” che, oltre a consegnare la fattura al destinatario, sottoporrà a preventiva verifica i dati indicati nella fattura, l’indirizzo telematico del destinatario (codice univoco o indirizzo pec).
Lo SdI sarà il primo controllore delle fatture elettroniche: verifica in via preliminare che il file trasmesso dal titolare di partita Iva contenga i dati minimi necessari e che la partita Iva della controparte o il codice fiscale del cliente siano esistenti.
Soltanto dopo aver superato il primo scoglio la fattura verrà recapitata al destinatario e quindi potrà essere considerata effettivamente emessa. A preoccupare sono però i possibili casi di scarto, per i quali è prevista una procedura di correzione ad hoc.
Come funziona la fattura elettronica
Per capire come funziona la fattura elettronica bisogna analizzare le due fasi principali: quella dell’emissione e quella della ricezione.
Per quanto riguarda la compilazione e l’emissione della fattura elettronica, sarà necessario avere a disposizione:
- un pc ovvero di un tablet o uno smartphone;
- un programma (software) che consenta la compilazione del file della fattura nel formato xml.
Per i titolari di partita Iva, l’Agenzia delle Entrate ha messo a disposizione tre programmi gratuiti: un software da scaricare sul pc, una procedura web e l’app Fatturae.
In alternativa, è possibile utilizzare software privati individuabili in internet (soprattutto quelli rilasciati dagli stessi produttori dei software gestionali utilizzati dagli operatori per predisporre e registrare in contabilità le fatture).
Sono previste tre diverse modalità di ricezione delle fatture elettroniche:
- pec;
- hub o software di mercato;
- sito dell’Agenzia delle Entrate, utilizzando il servizio gratuito sul portale Fatture e Corrispettivi.
Tra i servizi gratuiti messi a disposizione dall’Agenzia delle Entrate vi è quello di pre-registrazione dell’indirizzo telematico.
Questa funzione consiste in sostanza nella possibilità di comunicare in anticipo l’indirizzo telematico prescelto per la ricezione delle fatture elettroniche da parte dei propri fornitori.
Con la registrazione dell’indirizzo telematico è possibile abbinare alla propria partita Iva un indirizzo di posta elettronica certificata (pec) o un “codice destinatario” (nel caso di invio dei file delle fatture su canale web service o Ftp). Il servizio è disponibile all’interno del portale Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate.
In tutti e tre i casi le e-fatture verranno ricevute in formato xml e saranno recapitate al canale telematico indicato nella fattura una volta superati i controlli del Sistema di Interscambio (SdI).
Modalità di invio della fattura elettronica al SdI e controlli
Le fatture elettroniche dovranno essere trasmesse al SdI dell’Agenzia delle Entrate dal soggetto che lo emette, anche tramite un intermediario abilitato.
Le modalità di trasmissione della fattura elettronica sono le seguenti:
- posta elettronica certificata;
- servizi informatici messi a disposizione dall’Agenzia delle entrate, quali la procedura web e l’app dedicata;
- sistema di cooperazione applicativa, su rete Internet, con servizio esposto tramite modello “web service”;
- sistema di trasmissione dati tra terminali remoti basato su protocollo FTP.
I file delle fatture elettroniche trasmessi all’Agenzia delle Entrate saranno sottoposti a controlli e, in caso di mancato superamento, verrà recapitata entro 5 giorno una ricevuta di scarto.
Al contrario, a seguito del superamento dei controlli, la fattura elettronica verrà trasmessa al destinatario tramite indirizzo pec, cooperazione applicativa o tramite la trasmissione dei dati tra terminali remoti tramite protocollo FTP.
I titolari di partita Iva potranno comunicare l’indirizzo presso cui si intende ricevere la fattura elettronica mentre, in caso contrario, i documenti verranno trasmessi sulla base delle indicazioni contenute nel campo “Codice Destinatario”.
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Conservazione delle fatture elettroniche
Le fatture elettroniche potranno essere conservate utilizzando il servizio messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate che, già con il provvedimento del 30 aprile 2018, ha annunciato il lancio di un servizio di ricerca, consultazione e acquisizione delle fatture emesse e ricevute tramite l’area riservata del portale delle Entrate.
Nel rispetto della privacy, i dati contenuti nelle fatture potranno essere consultati e acquisiti soltanto dall’utente o da un intermediario abilitato, fatta eccezione delle attività di accertamento e controllo ammesse soltanto previa comunicazione formale al contribuente.
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