Quali documenti servono per l’assunzione di un dipendente

Paolo Ballanti

23 Agosto 2022 - 15:47

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All’assunzione il lavoratore deve fornire una serie di documenti che consentono all’azienda di gestire correttamente il contratto di lavoro. Ecco quali sono e perché sono importanti

Quali documenti servono per l'assunzione di un dipendente

Il rapporto di lavoro dipendente si caratterizza per essere un contratto a prestazioni corrispettive. Questo significa che l’azienda è tenuta a corrispondere la retribuzione al lavoratore, a fronte della prestazione manuale e/o intellettuale garantita da quest’ultimo.

L’obbligo di erogare il compenso comporta tutta una serie di altre attività a carico del datore di lavoro, la maggior parte di queste legate al rapporto con gli enti pubblici, come Agenzia entrate, Inps e Inail.

A ciò si aggiungono gli adempimenti connessi all’assunzione del lavoratore, come l’invio della comunicazione telematica al Centro per l’impiego (a mezzo modello «Unificato-Lav») e la stesura del contratto di lavoro.

Da non dimenticare poi le prestazioni garantite dall’Inps, tra cui quelle in favore dei dipendenti che si assentano perché prestano assistenza a familiari con handicap grave. È il caso dei permessi retribuiti e del congedo straordinario biennale. Istituti, quelli appena citati, che sono soggetti a specifiche autorizzazioni Inps e a limiti di durata che interessano l’intera vita lavorativa del dipendente.

Per consentire al datore di lavoro di gestire correttamente il personale dipendente, esistono tutta una serie di documenti che, in sede di assunzione, i singoli lavoratori sono tenuti a fornire. Analizziamoli in dettaglio.

Documento di identità

Al fine di registrare correttamente le generalità del dipendente (cognome, nome, data di nascita) per la redazione del contratto di lavoro e l’invio della comunicazione di assunzione con modello «Unificato-Lav», è necessario che l’interessato consegni all’azienda copia della carta di identità.

Il documento dev’essere in corso di validità e, pertanto, non scaduto.

In alternativa, si può optare per la presentazione della patente di guida o del passaporto.

Codice fiscale

Il datore di lavoro, in quanto soggetto tenuto a corrispondere la retribuzione, a fronte della prestazione lavorativa del dipendente, è chiamato a gestire i rapporti:

  • con l’Inps per quanto riguarda il versamento dei contributi previdenziali e assistenziali (tra cui quelli che andranno a finanziare la futura pensione);
  • con l’Erario per quanto riguarda le ritenute fiscali sui redditi da lavoro dipendente;
  • con l’Inail per l’assicurazione contro gli infortuni sul lavoro e le malattie professionali.

Nel rapporto con gli enti appena citati, l’individuazione del singolo dipendente avviene in base alle sue generalità (cognome, nome e data di nascita) ed al codice fiscale.

Per questo motivo, al fine di evitare scomode rettifiche a posteriori, l’azienda è tenuta a ottenere sin dall’assunzione il codice fiscale corretto del lavoratore, facendosi consegnare una copia della Tessera sanitaria o, in alternativa, il documento di attribuzione del codice fiscale da parte dell’Agenzia delle Entrate.

È opportuno precisare, da ultimo, che il codice fiscale:

  • dev’essere indicato nella comunicazione di assunzione con modello «Unificato-Lav»;
  • dev’essere riportato nel cedolino paga e nel Libro Unico del Lavoro (Lul).

Residenza

L’azienda, sempre in virtù del fatto che corrisponde la retribuzione al lavoratore, è tenuta a effettuare per conto dell’Erario le trattenute a titolo di addizionale regionale e comunale.

Queste ultime vengono calcolate in base alla regione e al comune di residenza.

Da qui l’obbligo, in capo al lavoratore, di indicare un indirizzo che sia valido e rispondente alla realtà.

Su indicazione del dipendente stesso, il datore di lavoro può utilizzare:

  • la residenza indicata nella carta di identità;
  • l’indirizzo risultante dai documenti rilasciati dal comune in caso di cambio residenza.

Oltre al calcolo delle addizionali regionali e comunali, la residenza è un dato da inserire nel modello «Unificato-Lav» e nella lettera di assunzione.

Indirizzo mail

A differenza dei documenti sinora citati, necessari per gestire i rapporti con gli enti pubblici competenti, l’indirizzo mail del dipendente può essere richiesto dall’azienda, con lo scopo di:

  • inviare direttamente per posta elettronica i cedolini paga;
  • trasmettere via mail eventuali comunicazioni aziendali;
  • creare il profilo personale del lavoratore sul portale online dell’azienda.

Modello detrazioni

Le detrazioni di imposta hanno la funzione di abbattere il carico fiscale, in ragione di una serie di spese che il dipendente sostiene:

  • per prestare l’attività lavorativa (è il caso delle detrazioni da lavoro dipendente);
  • per il mantenimento dei familiari a carico (è il caso delle detrazioni per carichi di famiglia).

A differenza delle detrazioni da lavoro dipendente che, in assenza di rinuncia espressa del lavoratore, devono essere automaticamente applicate dal datore di lavoro nel calcolo della busta paga, le detrazioni per carichi di famiglia spettano previa richiesta dell’interessato.

A tal proposito, in sede di assunzione, di norma compilando un documento fornito dalla stessa azienda (il cosiddetto «modello D23») il lavoratore può:

  • chiedere l’applicazione delle detrazioni per figli e familiari a carico;
  • rinunciare alle detrazioni da lavoro dipendente;
  • chiedere l’applicazione di un’aliquota Irpef più elevata di quella calcolata in automatico dal datore di lavoro;
  • chiedere che nel calcolo delle detrazioni si considerano redditi ulteriori rispetto a quelli riconosciuti dall’azienda;
  • rinunciare al trattamento integrativo pari a 100 euro mensili (ex «Bonus Renzi»), o chiederne l’applicazione direttamente in sede di conguaglio di fine anno o di fine rapporto.

Modello Tfr

Il Trattamento di Fine Rapporto (Tfr) è un elemento retributivo che matura per ogni mese in forza in azienda, il cui pagamento è tuttavia posticipato alla cessazione del contratto (eccezion fatta per i casi di anticipazione di una somma non eccedente il 70% di quanto maturato).

Le quote di Tfr che il lavoratore matura possono essere, in alternativa:

  • accantonate in azienda ed essere corrisposte alla cessazione del rapporto;
  • destinate ai fondi di previdenza complementare.

Di conseguenza, all’atto dell’assunzione il datore di lavoro ha l’obbligo di:

  • fornire al lavoratore il modello Tfr2;
  • fornire al lavoratore adeguate informazioni sulla possibilità di tenere il Tfr in azienda o di destinarlo alla previdenza complementare.

Entro 6 mesi dall’assunzione, il lavoratore è tenuto a riconsegnare il modello Tfr2, esprimendo la propria scelta.

In caso di destinazione del Tfr a un fondo di previdenza complementare sarà altresì necessario indicare il fondo scelto e allegare copia del modulo di adesione.

Peraltro, se nel corso di un precedente rapporto di lavoro, il dipendente aveva già espresso la volontà di destinare il Tfr alla previdenza complementare, entro 6 mesi dalla nuova assunzione ha la possibilità di scegliere una diversa forma pensionistica.

Nel caso in cui siano trascorsi 6 mesi dall’assunzione senza che l’interessato abbia compilato il modello Tfr2, le somme in questione devono essere destinate alla previdenza complementare, a decorrere dal mese successivo la scadenza del semestre.

Il fondo di destinazione del Tfr è, in questi casi, quello previsto dagli accordi o contratti collettivi, anche territoriali, ovvero un’altra forma collettiva individuata con un diverso accordo aziendale.

In presenza di più forme pensionistiche collettive si privilegia quella individuata con accordo aziendale o, in assenza di questo, quella alla quale ha aderito il maggior numero di lavoratori dell’azienda.

Qualora non siano praticabili le opzioni sopra indicate, il Tfr dev’essere destinato a un’apposita forma pensionistica complementare «residuale», istituita presso il Fondo Cometa (Fondo nazionale pensione complementare per i lavoratori dell’industria metalmeccanica) che, a decorrere dal 1° ottobre 2020, ha sostituito il FondInps.

Gli iscritti, trascorso un anno dal trasferimento delle quote al Fondo Cometa possono chiedere la migrazione delle stesse a un’altra forma pensionistica.

Altri documenti

Oltre ai documenti e ai modelli appena descritti, esistono una serie di altre informazioni che il lavoratore è tenuto a fornire all’azienda. Un esempio è quello dei lavoratori che svolgono determinate attività a contatto con i minori, per i quali è richiesto un certificato del casellario giudiziale «pulito».

Di conseguenza, il datore di lavoro che intende procedere all’assunzione, è obbligato a chiedere copia del documento, al fine di verificare l’assenza dei reati di:

  • prostituzione minorile;
  • pornografia minorile;
  • detenzione di materiale pornografico;
  • iniziative turistiche volte allo sfruttamento della prostituzione minorile;
  • adescamento di minorenni;

oltre all’assenza di eventuali sanzioni interdittive all’esercizio di attività che comportano contatti diretti e regolari con minori.

La generalità dei dipendenti è comunque tenuta, in sede di assunzione, ad informare il datore di lavoro, per citare alcuni esempi, di:

  • autorizzazione Inps alla fruizione dei permessi retribuiti (previsti dalla legge numero 104/1992) per lavoratori disabili gravi o loro familiari;
  • periodi di congedo straordinario biennale (di cui al dlgs numero 151/2001) e di congedo (sempre biennale) non retribuito per gravi motivi (dm. numero 278/2000) eventualmente già fruiti dal dipendente presso altri datori di lavoro (i cui limiti di durata si riferiscono all’intera vita lavorativa del dipendente);
  • assenze per maternità/paternità obbligatoria e/o facoltativa godute presso altri datori di lavoro (con riferimento agli stessi figli).

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