Ecco cos’è lo smart working, conosciuto anche come lavoro agile, la modalità di lavoro che ha una sola parola d’ordine: flessibilità. Come funziona da normativa?
Quando si parla di smart working, torna subito alla mente il periodo della pandemia Covid, quando questa modalità di lavoro non era solo una possibilità ma una necessità. In realtà, dietro allo smart working c’è un vero e proprio mondo di opportunità e prospettive, incentivate sia dall’evoluzione tecnologica che dalla sempre più fervente - per fortuna - coscienza per tematiche come il benessere lavorativo e la sensibilità ambientale e aziendale. Oggi, inoltre, il lavoro agile continua a evolversi anche dal punto di vista normativo, con nuove regole introdotte nel 2026 che rafforzano le tutele in materia di sicurezza per chi lavora da remoto. Insomma, lo smart working non è più (per fortuna) considerato una rarità.
In Italia, anche se il numero di persone che lavora in modalità agile è sceso rispetto al picco del 2020, l’apertura allo smart working è oramai consolidata e molte aziende stanno puntando su modelli ibridi che consentano flessibilità. Un modo di lavorare sdoganato anche nei settori più tradizionalisti, e che offre tanti vantaggi sia alle imprese che ai dipendenti. Ecco come funziona e cosa dice la legge in merito.
Cos’è lo smart working? Significato e definizione di «lavoro agile»
Lo smart working, conosciuto in italiano come «lavoro agile», è una modalità di esecuzione della prestazione lavorativa che offre maggiore flessibilità organizzativa sia per il lavoratore sia per l’azienda.
Il concetto di smart working non si limita a svolgere il lavoro da remoto, ma si basa su una filosofia che promuove l’autonomia del dipendente nel gestire tempi e spazi di lavoro. Secondo la definizione della normativa italiana, introdotta dalla Legge n. 81 del 22 maggio 2017, lo smart working è:
una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato stabilita mediante accordo tra le parti, anche con forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi e senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro, con il possibile utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell’attività lavorativa.
In altre parole, lo smart working non impone la presenza fisica del lavoratore in azienda e consente una gestione flessibile del tempo. La chiave è che il lavoro è orientato agli obiettivi piuttosto che al rispetto di un orario rigido o di un luogo di lavoro specifico. La legge stabilisce inoltre che l’adozione di questa modalità deve avvenire tramite accordo volontario tra datore di lavoro e lavoratore, e deve essere regolata da un contratto che fissi le condizioni.
Smart working e home working: sono la stessa cosa?
La risposta secca è no. Sebbene i termini smart working e home working vengano spesso utilizzati come sinonimi, in realtà si riferiscono a concetti diversi.
Home working significa semplicemente lavorare da casa, spesso con vincoli simili a quelli che esistono in ufficio, come orari fissi o la necessità di essere sempre reperibili in determinati momenti. Di solito, l’home working è visto come una forma di telelavoro, che prevede una stretta sorveglianza da parte del datore di lavoro, nonostante la distanza fisica.
L’home working può implicare una semplice trasposizione del lavoro d’ufficio all’ambiente domestico. Lo smart working, invece, va oltre il concetto di telelavoro: non è legato esclusivamente alla casa, ma si basa su flessibilità e autonomia. Il lavoratore può scegliere dove svolgere la sua attività - che sia a casa, in un coworking, in una biblioteca o persino in una caffetteria - senza rigidi vincoli di orario. La misurazione delle performance si basa sui risultati e sugli obiettivi prefissati, piuttosto che sulle ore passate davanti a uno schermo.
Come funziona lo smart working?
Il principio cardine, su cui si basa questa nuova modalità di lavoro, è la volontarietà, che si concretizza attraverso un accordo riguardante diversi aspetti del rapporto lavorativo, come modalità di utilizzo degli strumenti, orari e condizioni di recesso.
Lo smart working può essere attivato sia a tempo determinato sia indeterminato e può riguardare anche un solo giorno alla settimana. Dal punto di vista delle tutele, gli infortuni sono coperti dall’Inail e ai lavoratori in modalità agile sono riconosciuti gli stessi incentivi fiscali legati alla contrattazione aziendale. Inoltre, la retribuzione deve essere non inferiore a quella prevista per il lavoro svolto in presenza.
A poter beneficiare di questa modalità di lavoro sono i lavoratori dipendenti, sia a tempo indeterminato che determinato. È importante precisare che lo smart working, in senso giuridico, si applica al lavoro subordinato: i lavoratori con partita Iva possono comunque lavorare da remoto, ma non rientrano nella disciplina prevista dalla legge sul lavoro agile.
Negli ultimi anni, inoltre, si è rafforzata l’attenzione al tema della sicurezza. Con le novità introdotte ad aprile 2026, i datori di lavoro sono tenuti a fornire almeno una volta all’anno un’informativa scritta ai dipendenti e ai rappresentanti per la sicurezza, in cui vengono illustrati i rischi legati al lavoro da remoto, ad esempio quelli connessi all’uso prolungato di dispositivi digitali, e le corrette misure di prevenzione. Il rispetto di questi obblighi è fondamentale: in caso contrario sono previste sanzioni anche rilevanti (oltre 7.000 euro) e rischio di detenzione da 2 a 4 mesi. Allo stesso tempo, anche il lavoratore è chiamato a collaborare attivamente, adottando comportamenti conformi alle indicazioni ricevute per garantire un ambiente di lavoro sicuro, anche al di fuori dell’ufficio.
Cosa serve per lavorare in smart working
Una connessione internet stabile è il prerequisito essenziale. Il lavoratore deve poter accedere a strumenti digitali come email, piattaforme di videoconferenze (ad esempio, Zoom o Microsoft Teams) e strumenti di collaborazione come Google Drive o Slack. Le aziende devono garantire l’accesso sicuro a reti aziendali attraverso VPN o altri sistemi di sicurezza informatica.
Autonomia e auto-organizzazione: uno dei pilastri dello smart working è la fiducia che il datore di lavoro ripone nel dipendente. I lavoratori devono avere la capacità di gestire autonomamente il proprio tempo e le proprie attività senza una supervisione costante. In questo senso, la gestione del tempo e la pianificazione delle attività sono competenze fondamentali per essere efficienti.
Anche se non è richiesta una presenza fisica, la comunicazione rimane un aspetto cruciale. L’utilizzo di strumenti di comunicazione asincrona (email, chat) e sincrona (videoconferenze, telefonate) è essenziale per mantenere il flusso di informazioni e il coordinamento tra i membri del team. La capacità di esprimersi in modo chiaro e conciso è particolarmente importante per evitare malintesi.
Infine, a differenza del telelavoro o dell’home working, lo smart working non richiede necessariamente di lavorare da casa. Il lavoratore può scegliere il luogo più adatto alle proprie esigenze, che sia il proprio appartamento, uno spazio di coworking, o una biblioteca, a condizione che sia in grado di svolgere le sue mansioni senza interferenze.
Il ruolo del datore di lavoro
Il datore di lavoro ha il compito di creare un ambiente che supporti il lavoro agile, fornendo gli strumenti tecnologici necessari (come laptop e software), definendo politiche aziendali chiare e supportando i dipendenti anche attraverso attività di formazione, soprattutto nell’uso delle tecnologie e nella gestione del tempo.
Lo smart working funziona al meglio quando entrambe le parti, azienda e lavoratore, sono in grado di adattarsi a questa flessibilità e la vedono come un’opportunità per aumentare la produttività e migliorare il benessere.
A cosa serve lo smart working? Tutti i vantaggi per lavoratori e aziende
Lo smart working offre numerosi vantaggi sia per i lavoratori che per le aziende, tanto che è diventato sempre più diffuso come modalità preferenziale di lavoro, soprattutto dopo l’emergenza pandemica.
Vantaggi per i lavoratori
- Maggiore flessibilità: il principale vantaggio per i dipendenti è la flessibilità nella gestione del proprio tempo. Lo smart working consente di conciliare meglio vita professionale e vita privata, riducendo lo stress derivante da orari rigidi o lunghi spostamenti casa-lavoro.
- Miglioramento del work-life balance: grazie alla possibilità di lavorare da casa o in altri luoghi, i lavoratori possono organizzare la propria giornata in modo più efficiente, ritagliando tempo per sé stessi e la propria famiglia.
- Riduzione degli spostamenti: uno dei principali benefici è l’eliminazione dei lunghi spostamenti quotidiani verso il luogo di lavoro, che non solo riduce il tempo perso ma anche l’impatto ambientale e lo stress derivante dal traffico o dai mezzi pubblici.
- Maggiore produttività: lavorare in un ambiente scelto dal dipendente, che sia più confortevole o privo di distrazioni tipiche dell’ufficio, può migliorare la concentrazione e, di conseguenza, la produttività.
Vantaggi per le aziende
- Risparmio economico: le aziende possono ridurre i costi legati alla gestione degli spazi fisici, come affitto, elettricità e manutenzione degli uffici. Inoltre, i costi indiretti, come le spese di trasporto o buoni pasto, possono essere ridotti.
- Aumento della produttività: diversi studi dimostrano che i dipendenti che lavorano in smart working tendono a essere più produttivi, grazie a una maggiore autonomia e un miglior equilibrio tra vita lavorativa e privata.
- Attrazione di «talenti»: offrire flessibilità lavorativa rappresenta un vantaggio competitivo per le aziende nella ricerca di nuovi talenti. Sempre più lavoratori, soprattutto tra i giovani, sono alla ricerca di opportunità che garantiscano autonomia e benessere.
- Migliore resilienza: lo smart working consente alle aziende di essere più reattive in situazioni di emergenza o crisi, come dimostrato durante la pandemia di Covid-19, in cui la continuità operativa è stata mantenuta grazie al lavoro da remoto.
Smart working per il lavoratore pubblico e privato: quali sono le differenze previste dalla legge?
Come menzionato in precedenza, la Legge n. 81/2017 ha introdotto in Italia una disciplina specifica per il lavoro agile, definendolo come una modalità di lavoro subordinato senza precisi vincoli di tempo o di luogo, ma con una forte focalizzazione su obiettivi da raggiungere.
Durante l’emergenza pandemica, lo smart working ha subito una vera e propria esplosione a livello normativo, con misure temporanee che ne hanno semplificato l’accesso anche senza accordo individuale. Con la fine dell’emergenza sanitaria e il Decreto Rilancio (DL n. 34/2020) e successivi interventi, si è tornati progressivamente al regime ordinario.
Da settembre 2022, per i lavoratori privati, è tornata la necessità di un accordo individuale, anche se oggi molte aziende regolano il lavoro agile attraverso accordi collettivi e modelli organizzativi ibridi.
Nel settore pubblico, invece, lo smart working è disciplinato all’interno dei piani organizzativi delle amministrazioni (oggi confluiti nel PIAO), che definiscono modalità e limiti di utilizzo del lavoro agile. Non esiste più una quota fissa nazionale obbligatoria, ma ogni ente stabilisce le proprie regole in base alle esigenze operative, mantenendo comunque vincoli più stringenti rispetto al settore privato.
Come richiedere lo smart working al proprio datore di lavoro
Se sei un dipendente interessato a lavorare in modalità smart, ci sono alcune procedure specifiche da seguire per richiedere al tuo datore di lavoro di attivare il lavoro agile.
Chi può richiedere lo smart working?
In linea di principio, tutti i lavoratori subordinati possono fare richiesta di smart working, a meno che la mansione specifica richieda una presenza fisica in azienda (ad esempio, per i lavoratori in produzione o nel settore sanitario).
Le categorie di lavoratori che hanno una priorità nell’accesso allo smart working sono:
- genitori con figli minori di 12 anni;
- lavoratori con disabilità o che assistono familiari disabili;
- lavoratori che si trovano in condizioni di fragilità sanitaria.
Come fare richiesta
La richiesta di smart working può essere inoltrata formalmente al proprio datore di lavoro, solitamente attraverso:
- una lettera o email ufficiale in cui si esplicita la richiesta di passare alla modalità di lavoro agile, specificando se si tratta di una richiesta temporanea o permanente, e indicando le ragioni della richiesta (ad esempio, per conciliazione lavoro-famiglia o per motivi di salute);
- un accordo scritto, che rappresenta la forma più formalizzata di smart working, dove le parti concordano i dettagli operativi (giorni lavorativi da remoto, orari, strumenti utilizzati, ecc.).
Il datore di lavoro è obbligato a concedere lo smart working?
Nel settore privato, il datore di lavoro non è obbligato a concedere lo smart working, tranne nei casi previsti dalla legge (lavoratori fragili o genitori con figli minori di 12 anni). In tutti gli altri casi, si tratta di una decisione aziendale, che può essere accettata o rifiutata sulla base delle necessità operative.
Nel settore pubblico, le regole sono diverse. Le amministrazioni pubbliche devono prevedere una quota di lavoratori in smart working (almeno il 15%), ma non esiste un diritto automatico per il singolo lavoratore.
La procedura da seguire
- Verificare le politiche aziendali: prima di fare richiesta, è importante controllare se l’azienda ha già delle politiche in atto relative allo smart working.
- Presentare la richiesta: la richiesta formale deve essere inviata al proprio responsabile o ufficio HR. In genere, la lettera dovrebbe includere la motivazione, la durata richiesta e la proposta di gestione delle attività in smart working.
- Negoziare l’accordo: se il datore di lavoro accetta, sarà necessario negoziare i dettagli specifici, come i giorni di lavoro remoto, le modalità di accesso agli strumenti aziendali, e gli orari di reperibilità.
- Formalizzare l’accordo: una volta raggiunto un accordo, questo deve essere formalizzato per iscritto, come richiesto dalla normativa italiana.
Numeri dello smart working: la situazione attuale in Italia
Dopo la pandemia di Covid-19, lo smart working ha avuto una crescita esponenziale sia in Italia che nel resto del mondo. Prima del 2020, si trattava di una modalità di lavoro adottata da poche aziende, con meno del 5% dei lavoratori italiani coinvolti in modalità agile. Tuttavia, a seguito della pandemia, la percentuale è salita a oltre il 35% durante il 2020.
Secondo le stime più recenti del Politecnico di Milano, circa 3,6 milioni di lavoratori in Italia continuano a utilizzare lo smart working in diverse forme, soprattutto nel settore privato e nei lavori digitalizzabili.
Il numero è inferiore al picco pandemico, ma conferma la stabilizzazione del fenomeno. Nel settore pubblico si registra una diffusione più contenuta, legata a modelli organizzativi più rigidi.
Un altro aspetto importante è la crescita del modello ibrido, che permette ai lavoratori di alternare giornate in presenza con giornate da remoto. Questo approccio è diventato la modalità preferenziale in molte aziende italiane, soprattutto per favorire il work-life balance e per adattarsi alle nuove richieste del mercato del lavoro.
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