Da martedì 7 aprile entrano in vigore nuove regole per le aziende che adottano lo smart working: ecco quale documento inviare ai dipendenti per evitare sanzioni.
Al rientro dalle vacanze pasquali le aziende devono adeguarsi a una nuova normativa sullo smart working. Da martedì 7 aprile 2026, infatti, entra in vigore la prima legge annuale dedicata alle PMI (legge 34 del 2026) che introduce novità sulla sicurezza sul lavoro e sugli obblighi amministrativi per le aziende.
Per non incorrere in sanzioni, che possono arrivare fino a €7.500, le aziende dovranno consegnare l’informativa scritta al dipendente e al rappresentante dei lavoratori per la sicurezza. In questo documento devono essere evidenziate la prevenzione e i rischi per chi lavora in smart working.
Ecco cosa prevede la nuova legge sulle PMI, cosa cambia per i lavoratori e quali sono le sanzioni per chi non rispetta le nuove regole e i nuovi obblighi.
Nuove regole sullo smart working: cos’è l’informativa scritta
Lo smart working in Italia abbandona definitivamente la veste di misura emergenziale per strutturarsi in un quadro normativo rigido per chi non rispetta le procedure. Dal 7 aprile 2026, infatti, entrano in vigore le nuove regole previste dalla legge PMI, che pongono l’accento sulla protezione della salute del lavoratore e sulla trasparenza dei dati verso il Ministero del Lavoro.
La novità più dirompente di questa legge sulle piccole e medie imprese italiane riguarda l’obbligo di consegna di un’informativa scritta al lavoratore e al Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (RLS). Sebbene il lavoro agile si svolga per definizione al di fuori dei locali aziendali, la responsabilità della salute del dipendente resta in capo al datore di lavoro.
All’interno del documento, quindi, devono essere individuati i rischi generali e specifici connessi alla modalità di lavoro agile: per esempio l’affaticamento visivo, i problemi posturali, lo stress a lavoro correlato, ecc. Questo documento deve essere consegnato con periodicità almeno annuale.
Le sanzioni per le aziende inadempienti
Il mancato adempimento degli obblighi formativi e informativi non comporta più solo una sanzione amministrativa di lieve entità, proprio per sottolineare l’importanza di strutturare il lavoro agile o smart working.
Il nuovo regime sanzionatorio prevede:
- sanzioni pecuniarie che possono arrivare fino a €7.500;
- nei casi di recidiva o di gravi inadempienze che portano a infortuni sul lavoro, è previsto l’arresto per il datore di lavoro.
Questa stretta serve a equiparare, sotto il profilo della tutela, il lavoratore in ufficio a quello che opera da casa o in un coworking.
Resta alta l’attenzione verso le categorie protette: sebbene le deroghe emergenziali siano terminate, la giurisprudenza e le nuove linee guida indicano che il rifiuto ingiustificato da parte dell’azienda di concedere lo smart working a un lavoratore fragile (o con disabilità grave) può configurarsi come condotta discriminatoria.
L’accordo individuale e il diritto alla disconnessione
La legge sulle PMI ribadisce che la modalità agile deve essere frutto di una negoziazione tra le parti. L’accordo deve necessariamente contenere:
- la durata, specificando se a termine o a tempo indeterminato;
- l’alternanza, fissando i giorni minimi di presenza in ufficio;
- la disconnessione, cioè deve specificare le “misure tecniche e organizzative” necessarie per assicurare che il lavoratore non riceva comunicazioni o non sia tenuto a rispondere al di fuori dell’orario di lavoro.
Il diritto alla disconnessione diventa, di fatto, un pilastro della salute mentale del lavoratore e la sua assenza nell’accordo può rendere nulla la clausola del lavoro agile.
Infine, viene data priorità alle richieste formulate da genitori con figli fino a 12 anni o con figli disabili senza limiti di età, sebbene la concessione resti legata alla compatibilità con l’organizzazione aziendale.
Comunicazioni telematiche: tempi ridotti a 5 giorni
Per monitorare meglio il mercato del lavoro e prevenire le zone grigie, il termine per la comunicazione dei nominativi dei lavoratori in smart working al Ministero del Lavoro è stato drasticamente ridotto. Se in passato le aziende avevano 20 giorni di tempo, ora la comunicazione deve avvenire entro 5 giorni dall’inizio della prestazione in modalità agile.
La mancata comunicazione telematica comporta una sanzione amministrativa che va da 100 a 500 euro per ogni singolo lavoratore. Per una media impresa con 50 dipendenti in smart working, una dimenticanza può costare fino a 25.000 euro.
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