Coworking: significato, come funziona e quali sono i vantaggi per le aziende

Il coworking è una nuova modalità di lavoro che riscuote sempre più successo tra professionisti e imprese, specialmente se si tratta di startup, anche in Italia. A differenza di quanto si possa pensare, non si tratta di un fenomeno che nasce con la pandemia da Covid-19; i primi uffici adibiti al coworking sorsero negli Usa nei primi anni 2000, in particolare in California.

Svolgere la propria attività d’impresa in uno spazio condiviso può essere vantaggioso sotto molteplici aspetti e non è raro che dalle interazioni sociali che hanno luogo negli spazi di coworking possano nascere nuove collaborazioni e/o idee per progetti innovativi ad alto potenziale di crescita.

Coworking: definizione e caratteristiche principali

Con il termine coworking s’identifica una modalità lavorativa che implica la condivisione dello spazio di lavoro da parte di più aziende o lavoratori autonomi. Nonostante le mansioni lavorative abbiano luogo nel medesimo ambiente, ogni realtà economica conserva la sua indipendenza nei confronti delle altre, ed è libera di scegliere in quale mercato operare, con quali strategie promuovere i suoi servizi, quanti dipendenti assumere e gli orari aziendali.

Si tratta di una notevole differenza rispetto agli spazi lavorativi tradizionali, nei quali opera un’unica società, o quanto meno un piccolo novero di aziende collegate tra loro mediante partecipazioni azionarie o forti collaborazioni di natura commerciale.

Tra le imprese e i profili che mostrano una grande predilezione per il coworking spiccano le web agency e i professionisti che svolgono lavori creativi o legati alla comunicazione digitale, che non di rado stringono importanti partnership con le molte startup che ricorrono alla condivisione degli spazi di lavoro. In generale, si può affermare che tutte le attività eseguibili in uno spazio condiviso possono essere svolte anche da remoto, anche se quest’ultima modalità può limitare lo scambio d’idee e l’instaurazione di forti sinergie tra i soggetti coinvolti.

In questa ottica, il coworking non è soltanto un mezzo con il quale minimizzare le spese a carico dell’impresa, quanto uno strumento con il quale reperire personale, siglare accordi strategici e monitorare i trend di mercato, anche grazie allo studio dell’operato dei competitor presenti all’interno della stessa struttura.

Come sono gli spazi di lavoro condiviso?

Nonostante gli ambienti di coworking non siano tutti uguali, si possono identificare una serie di elementi comuni e ritrovabili in molti di questi:

• postazioni con computer e dispositivi d’imput e output;
• rete Wi-Fi gratuita e altamente prestante;
• servizi di reception e gestione dei servizi di corrispondenza;
• armadietti e postazioni personalizzabili;
• telefono fisso aziendale e servizi di segreteria;
• sale riunioni e sale d’attesa;
• aree svago;
• cucina e/o bar interno;
• biblioteca;
• sistemi di climatizzazione.

Per quanto riguarda la tipologia di struttura, si può affermare che la maggior parte degli spazi di lavoro condiviso sono allestiti all’interno di open space, vale a dire locali caratterizzati da un ampissimo spazio comune non suddiviso in uffici indipendenti.

Gli ambienti di coworking sono spesso adiacenti a grandi aree verdi o centri sportivi, i quali talvolta stringono accordi speciali con il management degli uffici al fine di garantire agli utilizzatori l’accesso agevolato alle attività sportive e ricreative che hanno luogo all’interno dei circoli.

Vantaggi e svantaggi del coworking

Per un lavoratore autonomo o un’impresa, in particolar modo se si tratta di una realtà giovane e ancora in fase di avviamento, scegliere di condividere lo spazio di lavoro con altre imprese o professionisti presenta una serie di vantaggi:

• gli uffici sono già allestiti e dotati della strumentazione informatica richiesta per svolgere le attività lavorative;
• le spese legate alle utenze, alla pulizia e all’affitto sono più basse, dato che vengono ripartite tra i diversi utilizzatori;
• la condivisione degli spazi di lavoro può favorire lo sviluppo di un network forte e il reperimento di nuove risorse;
• gli orari di apertura e chiusura degli spazi di coworking sono, generalmente, molto flessibili;
• i proprietari degli spazi di coworking mettono spesso a disposizione degli utilizzatori attività ricreative e zone relax, nelle quali è ancor più facile fare nuove conoscenze;
• in alcune strutture sono presenti aree gioco per i figli dei clienti o servizi per la cura degli animali domestici.

Si devono tuttavia evidenziare anche una serie di svantaggi tipici del coworking, che potrebbero costituire un freno alle scelte di business di alcuni soggetti:

• la privacy e la riservatezza non sono sempre garantite;
• lo spazio di lavoro potrebbe non essere attrezzato con macchinari o strumenti specifici per una determinata mansione, specie se molto di nicchia;
• le attività ricreative possono costituire un elemento di eccessiva distrazione;
• il rischio di venire sabotati può essere molto alto se lo spazio di lavoro è utilizzato anche da aziende competitor.

In linea generale, si può concludere che gli svantaggi del coworking siano da imputare al fatto che le imprese non detengono la proprietà sulle strutture messe a disposizioni, di conseguenza non possono influenzare la scelte del management di quest’ultime.

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Trovare spazi di coworking: consigli utili

Come prima cosa, è doveroso precisare che non esiste una postazione ideale per lavorare in coworking, dato che le esigenze personali e logistiche possono variare notevolmente da azienda ad azienda.

Proprio per questo motivo è bene avere le idee chiare su quali siano i propri bisogni e quali elementi potrebbero invece impattare negativamente sul lavoro. Per un libero professionista, uno dei primi aspetti da prendere in considerazione è la distanza tra la struttura e il domicilio, poiché scegliere uno spazio di coworking troppo distante da casa e non ben collegato con i mezzi pubblici può determinare un maggiore utilizzo dell’automobile, con il conseguente aumento dei costi.

Anche per le aziende è raccomandabile optare per una soluzione situata in una zona centrale o facilmente raggiungibile con i mezzi pubblici, qualora i dipendenti e i collaboratori siano domiciliati in aree troppo distanti tra loro.

Una volta trovato uno spazio che risponde alle esigenze logistiche, il passo successivo consiste nel verificare che il luogo scelto sia fornito di un arredamento e una strumentazione sufficiente per garantire lo svolgimento dell’attività d’impresa. È altresì importante assicurarsi che non vi siano elementi esterni che possano disturbare il lavoro. Per fare un esempio, affittare uno spazio in coworking adiacente a una stazione ferroviaria o a un’importante arteria stradale non è la scelta migliore per chi ha bisogno di quiete.

In conclusione, si consiglia di leggere molto attentamente il contratto di locazione soprattutto la sezione nella quale si indicano i diritti e doveri del locatario e gli orari nei quali si possono utilizzare le postazioni messe a disposizione.

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Coworking e cucina: il fenomeno delle cloud kitchen

Il coworking può rappresentare una buona carta da giocare per molte imprese o liberi professionisti, specie se operanti nel settore della tecnologia. Anche nel nostro Paese sono aumentate le web agency, le società di comunicazione e i professionisti IT che hanno optato per gli spazi di lavoro condiviso, in funzione dei vantaggi riportati in precedenza.

Negli ultimi due anni si è assistito alla diffusione della «cloud kitchen», un interessante modello di business che sfrutta i vantaggi del coworking per sostenere la ripresa di uno dei settori più danneggiati dalla pandemia di Covid-19: la ristorazione. Una cloud kitchen si compone di una grande cucina in grado di ospitare al suo interno più ristoranti che preparano pietanze destinate esclusivamente all’asporto.

In maniera analoga al coworking tradizionale, le varie imprese che dividono l’ambiente di lavoro mantengono la loro indipendenza, e hanno piena libertà di scelta riguardo la propria offerta gastronomica, la gestione del personale, e l’aggiornamento del menu aziendale sulle principali applicazioni di Food Delivery, oltreché sul proprio portale web. In una cloud kitchen possono coabitare realtà molto diverse tra loro: ristoranti etnici, fast food, ristoranti specializzati nella preparazione di piatti regionali, brand incentrati sulla cucina vegetariana o vegana e così via.

Aprire un ristorante all’interno di una cloud kitchen può essere vantaggioso per la riduzione dei costi legati all’affitto, alle utenze e all’assunzione di personale (in una cloud kitchen sono assenti camerieri e maître), ma può essere limitante per coloro che desiderano avere un maggiore controllo sullo spazio condiviso e allargare eventualmente la loro offerta alla clientela.

Nella maggior parte dei casi i proprietari del locale che ospita le cloud kitchen pongono limiti stringenti riguardo il numero di brand che possono operarvi all’interno, al fine di favorire il rispetto delle norme in materia di sicurezza e igiene sul posto di lavoro e di quelle adottate per limitare i contagi da SARS-CoV-2.

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