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Partita Iva in regime forfettario: la guida alla fatturazione elettronica

Rosaria Imparato

3 Maggio 2022 - 15:27

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Obbligo di fatturazione elettronica per i forfettari confermato: di seguito vediamo come emettere, conservare e ricevere l’e-fattura, grazie anche al giusto software.

Partita Iva in regime forfettario: la guida alla fatturazione elettronica

Le novità sulla fattura elettronica sono state confermate: il decreto Pnrr è stato pubblicato in Gazzetta Ufficiale il 30 aprile. Anche le partite Iva in regime forfettario dovranno emettere e-fattura: il nuovo adempimento scatterà dal 1° luglio 2022.

È solo questione di tempo, quindi, prima che l’e-fattura diventi uno degli obblighi per chi ha scelto la flat tax. Di conseguenza, diventa fondamentale informarsi sui numerosi vantaggi della fatturazione elettronica, che non riguardano solo la semplificazione dell’adempimento, soprattutto se si sceglie il software giusto.

Ci sono anche altri elementi da prendere in considerazione, per esempio se uno dei fornitori è tra i soggetti obbligati a emettere fattura elettronica, oppure in caso di rapporti con la Pubblica Amministrazione.

Vediamo, nella guida di seguito, tutti gli aspetti legati alla fattura elettronica: dall’emissione alla ricezione, fino alla conservazione dei documenti. Ci soffermiamo, inoltre, su cosa fare attenzione nella scelta del software per la gestione delle fatture elettroniche.

La fattura elettronica è obbligatoria per i forfettari?

La fatturazione elettronica rientra tra gli adempimenti obbligatori dei titolari di partita Iva in regime forfettario con la pubblicazione in GU del decreto Pnrr.

Il Consiglio UE ha approvato la proposta italiana per applicare la deroga agli articoli 218 e 232 della direttiva Iva, così da poter continuare a imporre la fatturazione elettronica fino al 31 dicembre 2024 e anche ai contribuenti forfettari. L’approvazione è arrivata nella seduta del 13 dicembre 2021, e il 17 dicembre la decisione è stata pubblicata sulla Gazzetta Ufficiale comunitaria. Il decreto Pnrr ha previsto l’entrata in vigore dell’obbligo a partire dal 1° luglio, seppure con una “scappatoia”: saranno esonerati dall’adempimento le partite Iva con ricavi e compensi fino a 25mila euro annui.

Inoltre, è prevista una moratoria delle sanzioni: dal momento in cui scatta l’obbligo e fino al 30 settembre (quindi nel terzo trimestre 2022) l’emissione della fattura elettronica per i nuovi soggetti obbligati è consentita entro il mese successivo a quello in cui l’operazione viene effettuata.

Le partite Iva in regime forfettario quindi per ora non sono obbligate a emettere fatture elettroniche né nei confronti delle altre imprese, né verso i consumatori privati. Tuttavia, il discorso è diverso in caso di rapporti con la Pubblica Amministrazione: in questa circostanza il titolare della partita Iva è obbligato a emettere e-fattura.

Quando occorre emettere fattura elettronica in regime forfettario

I contribuenti titolari di partita Iva si trovano, in base all’attuale normativa, a dover emettere fattura elettronica soltanto se hanno rapporti con la Pubblica Amministrazione.

Negli altri casi invece, sia nei rapporti B2B (Business to Business, quindi tra imprese) e B2C (Business to Consumer, con i consumatori privati) non sono obbligati a emettere fattura elettronica.

Il perimetro normativo è regolato dall’articolo 1, comma 3, D.Lgs. n. 127/2015 e dalla circolare n. 9/E/2019.

Allo stesso tempo è bene ricordare che chi si trova in regime forfettario non è nemmeno obbligato a ricevere fatture elettroniche: le partite Iva possono richiedere al fornitore una copia cartacea della fattura, anche in PDF, che sia consegnata a mano o inviata per email. In alternativa, la copia della fattura può anche essere inviata tramite PEC.

Un’altra soluzione è quella di dotarsi di un codice destinatario e comunicarlo al proprio fornitore: in questo modo, si riceverà la copia della fattura elettronica direttamente nella propria casella PEC o del canale telematico accreditato.

Vantaggi della fattura elettronica per le partite Iva in regime forfettario

Il primo grande pro della fatturazione elettronica è costituito dal regime premiale ad hoc introdotto dalla Legge di bilancio 2020: il vantaggio consiste nella riduzione di un anno del termine di accertamento, passando così da cinque a quattro anni, a condizione che il fatturato annuo sia costituito esclusivamente da fatture elettroniche. Il termine si riduce ulteriormente se i forfettari utilizzano anche strumenti di pagamento tracciabili per operazioni di importo superiore a 500,00 euro.

La fattura elettronica per il regime forfettario, oltre al regime premiale, porta con sé altri vantaggi pratici, per esempio:

  • la conservazione sostitutiva dei documenti, che comporta anche un risparmio sui costi di stampa;
  • il processo della contabilizzazione dei dati diventa più rapido, e diminuiscono sia gli errori che i costi di gestione;
  • una maggiore efficienza nei rapporti commerciali tra clienti e fornitori, soprattutto se questi ultimi rientrano tra i soggetti obbligati alla fatturazione elettronica.

Infine, va tenuto in considerazione che la Pubblica Amministrazione (scuole, Università, Comuni, ma anche Camere di Commercio e Aziende Sanitarie, passando per tutti i Ministeri, le Agenzie Fiscali e gli Enti Nazionali di Previdenza) dal 2015 non accetta più pagamenti, anche solo parziali, che non siano elettronici.

Quali sono, invece, gli svantaggi della fatturazione elettronica? Uno dei dubbi riguarda i costi aggiuntivi relativi al software per la gestione delle e-fatture. Bisogna specificare che non tutti i software sono a pagamento, per esempio quello messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate è gratuito, tuttavia molto essenziale nei suoi applicativi. Gli altri software, invece, sono a pagamento, costituendo quindi un costo aggiuntivo, ma con l’offerta di servizi più utili e che semplificano molto la vita alla partita Iva.

Altri forfettari hanno invece dubbi riguardo la compilazione della fatturazione elettronica, come il campo del mittente della fattura, dei prodotti e dei servizi. Anche se cambiano alcuni elementi, tuttavia, la compilazione della fattura elettronica è molto più veloce (e molti software consentono la compilazione automatica di alcuni campi).

Infine, molti si preoccupano di come correggere la fattura elettronica in caso di errori. Anche questo problema è facilmente risolvibile, perché il sistema di interscambio permette di intervenire e correggere la fattura in tempi brevi.

Fattura elettronica per i forfettari: le novità per il 2022

Come anticipato, fino al 30 giugno la fatturazione elettronica non rientra tra gli obblighi delle partite Iva in regime forfettario. La situazione cambierà, secondo il cronoprogramma del PNRR, entro il primo semestre 2022.

Fino a giugno, quindi, per le partite Iva forfettarie la fattura elettronica sarà facoltativa, ma ormai è questione di pochi mesi prima che l’obbligo entri in vigore.

Partite Iva in regime forfettario: come emettere fattura elettronica

La prima cosa da fare per emettere fattura elettronica è scegliere un software, cioè un programma apposito che genera la fattura nel formato XML e la invia al Sistema di Interscambio (SdI). Il Sistema esamina il documento e lo invia al destinatario.

Scelto il software, bisogna compilare la fattura. Il primo passaggio prevede l’indicazione dei dati del mittente, quindi nome dell’attività/denominazione sociale, nome e cognome, indirizzo e numero di partita Iva. Il proprio profilo di fatturazione va configurato indicando anche dati come il regime fiscale e la cassa previdenziale.

Il secondo passaggio consiste nell’inserimento dei dati del cliente o consumatore, quindi il destinatario della fattura elettronica in fase di compilazione. Vanno quindi indicati i dati anagrafici, la ragione sociale/denominazione della ditta e il numero di partita Iva.

A questo punto, va inserito il codice destinatario (o codice univoco): è costituito da 6 cifre se il destinatario è un’azienda o un libero professionista, e da 7 se invece la fattura è intestata alla Pubblica Amministrazione. In caso di emissione di fattura verso un privato senza partita Iva, il codice convenzionale è di sette zeri (0000000), e va indicato solo il codice fiscale.

Se non si riuscisse a trovare il codice destinatario dell’azienda o del privato, si può in alternativa indicare l’indirizzo PEC del cliente.

È possibile salvare tutti questi dati in rubrica, in modo che le fatture successive indirizzate allo stesso destinatario verranno compilate molto più velocemente e allo stesso tempo si minimizzerà la possibilità di sbagliare qualche informazione.

Se l’importo delle fatture supera i 77,47 euro, le partite Iva in regime forfettario devono applicare l’imposta di bollo di 2 euro. In questo caso, mentre si compila la fattura elettronica, l’imposta di bollo va valorizzata con “SI” nel campo “Bollo Virtuale”. Alla fine di ogni trimestre bisogna pagare l’imposta di bollo dovuta: l’elenco si trova all’interno dell’area riservata sul sito dell’Agenzia delle Entrate.

È molto importante ricordarsi di aggiungere le diciture obbligatorie con i riferimenti normativi: per una questione di semplificazione e praticità, molti software consentono di specificarle nelle impostazioni della fattura e salvarle, in modo da non doverle riscrivere ogni volta.

L’ultimo passaggio consiste nella firma digitale della fattura elettronica (e alcuni software consentono di farlo con un semplice clic) e inviarla al Sistema di Interscambio.

Come ricevere una fattura elettronica in regime forfettario

Per le partite Iva in regime forfettario non è obbligatorio ricevere le fatture elettroniche. Tuttavia, il forfettario potrebbe comunque trovarsi a riceverne, per esempio nel caso in cui il proprio fornitore è uno dei soggetti obbligati.

Il forfettario che non ha aderito alla fatturazione elettronica può comunque ricevere e-fatture:

  • in copia cartacea o in PDF;
  • entrando nella propria area riservata sul sito dell’Agenzia delle Entrate;
  • tramite PEC;
  • comunicando al fornitore il codice destinatario, le fatture arriveranno nel canale scelto.

Forfettari: come conservare le fatture elettroniche

Il titolare di partita Iva in regime forfettario può conservare le fatture elettroniche in due modi:

  • archiviando le copie cartacee;
  • tramite la conservazione sostitutiva.

I forfettari non hanno l’obbligo di conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche, ma devono invece conservare il documento cartaceo. Come procedere quindi alla conservazione delle e-fatture? La procedura è molto semplice:

  • si deve scaricare il file ricevuto (via email, tramite PEC o codice destinatario);
  • si deve stampare una copia cartacea;
  • bisogna archiviare tale copia e avere cura di conservarla per un minimo di dieci anni.

Come è facile immaginare, il metodo analogico porta con sé una serie di difficoltà. Innanzitutto, la logistica: conservare tanti faldoni pieni di fatture per almeno dieci anni comporta problemi di spazio. Ci sono poi dei costi da tenere in considerazione, come quelli per la carta e per i toner della stampante. Inoltre, uno dei rischi più grandi è lo smarrimento dei faldoni in cui sono state archiviate le fatture elettroniche (per esempio in caso di trasloco) o di distruzione dei documenti, per non parlare delle difficoltà nel ritrovare uno specifico documento.

La soluzione più pratica e semplice risulta essere la conservazione sostitutiva, un processo con cui si conservano le fatture in modalità digitale (appunto, “sostituendole”) mantenendone il valore legale. Ci sono alcuni software di gestione della fatturazione elettronica che consentono la conservazione sostitutiva, un plus non indifferente.

Fattura elettronica: quale software usare in regime forfettario e a cosa fare attenzione

Scegliere il giusto software per la fatturazione elettronica è molto importante e, come in ogni aspetto della vita e del lavoro, non sempre risparmiare sui costi è la soluzione più conveniente. È importante, infatti, che il software abbia determinate caratteristiche, e che oltre codificare la fattura in formato XML e inviarla al Sistema di Interscambio, abbia delle funzionalità che semplificano la vita della partita Iva forfettaria.

Per esempio, non tutti i software offrono anche la firma digitale, la conservazione sostitutiva, o l’assistenza. Poi, è importante avere chiaro il suo funzionamento: un forfettario avrà bisogno di un sistema più essenziale rispetto a quello di una grande azienda.

Tra le altre caratteristiche, si può cercare un software che funzioni anche tramite App, e quindi utilizzabile sia da smartphone (iOS, Android e Huawei) sia da tablet.

Ma a parte emettere e ricevere fatture, un software può aiutare una partita Iva forfettaria anche con gli altri adempimenti collegati al regime agevolato, per esempio:

  • nella gestione degli incassi;
  • nel rapporto con il commercialista, che può visualizzare direttamente l’account del cliente e verificare la situazione fiscale;
  • la memorizzazione della scadenza delle fatture da pagare e quelle da incassare, col conseguente sollecito automatico in caso di pagamento non pervenuto;
  • la trasformazione dei documenti (per esempio preventivi) in fatture, con un semplice clic;
  • illustrazione tramite grafici e report dell’andamento dell’attività, quindi di fatturato, spese, debiti e crediti.

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