Una modifica non registrata può rendere nullo l’accordo e perdere le agevolazioni fiscali. Ecco come aggiornare il contratto di locazione, costi e sanzioni.
Hai trovato un nuovo inquilino, vuoi ridurre il canone o allungare la durata dell’affitto. Ti sembra una formalità, ma ogni variazione del contratto di locazione deve essere messa per iscritto e, nei casi previsti, registrata all’Agenzia delle Entrate entro 30 giorni.
Non basta un accordo verbale: anche una semplice modifica concordata tra locatore e conduttore, se non formalizzata, può risultare inefficace ai fini fiscali. Serve una scrittura integrativa con data certa, che renda l’accordo opponibile al Fisco e ai terzi.
Solo la registrazione conferisce all’atto validità fiscale e giuridica, mentre l’omissione o il ritardo possono comportare sanzioni (art. 69 del D.P.R. n. 131/1986) e la perdita delle agevolazioni collegate, dalla cedolare secca alle detrazioni per canoni d’affitto.
Quando le modifiche al contratto di locazione vanno registrate?
Non tutte le modifiche di un contratto di locazione devono essere registrate.
Va registrata ogni variazione che incide sul canone, sulla durata o sul contenuto economico e giuridico del rapporto, mentre le modifiche meramente gestionali restano interne al rapporto tra locatore e inquilino.
L’art. 17 del DPR n. 131/1986, rientrano tra gli adempimenti soggetti a registrazione obbligatoria:
- le cessioni, le proroghe (anche tacite) e le risoluzioni del contratto;
- gli aumenti del canone, che determinano un incremento della base imponibile e quindi l’obbligo di versare l’imposta di registro;
- il subentro di un nuovo locatore o conduttore;
- il cambio di destinazione d’uso dell’immobile, ad esempio da abitativo a commerciale o viceversa;
- l’aggiunta o la rimozione di pertinenze (garage, cantina, posto auto) o la rettifica dei dati catastali che comportano variazioni fiscali.
Queste operazioni devono essere comunicate all’Agenzia delle Entrate entro 30 giorni dalla data dell’atto o dalla decorrenza.
Diverso è il caso della riduzione del canone. L’art. 19 del D.L. n. 133/2014, conv. in l.n. 164/2014, ha previsto che:
“Quando le parti dispongono solo la riduzione del canone, la registrazione è facoltativa e gratuita, esente da imposta di registro e di bollo.”
Tuttavia, se nello stesso atto vengono inserite altre modifiche ad esempio una proroga o un cambio di destinazione l’esenzione non si applica e si paga l’imposta fissa di 67 euro. Anche quando non c’è un obbligo formale, registrare la scrittura integrativa è sempre consigliabile, consente di dimostrare la data dell’accordo, oltre a garantire la piena validità fiscale della modifica, requisito indispensabile per usufruire di regimi agevolati come la cedolare secca o per opporsi a un eventuale accertamento.
Restano invece escluse dall’obbligo di registrazione tutte le variazioni che non incidono sul contenuto economico o giuridico del contratto:, l’aggiornamento dell’IBAN del locatore, il cambio di indirizzo o dei recapiti, piccoli accordi verbali sulla gestione quotidiana dell’immobile o sulla consegna delle chiavi di pertinenze già previste.
Come modificare un contratto di locazione in modo valido
Per essere valida e avere effetti fiscali, ogni modifica di un contratto di locazione deve essere redatta per iscritto.
Un semplice accordo verbale tra locatore e conduttore non basta. Gli art. 1 l. n. 431/1988 e art. 1325 c.c. richiede la forma scritta “ad substantiam”, anche per le integrazioni e variazioni successive.
Serve quindi una scrittura privata integrativa che riporti in modo chiaro:
- le clausole modificate o sostituite, con riferimento agli articoli del contratto originario;
- la data di decorrenza della variazione (es. “nuovo canone in vigore dal 1° gennaio 2025”);
- i dati identificativi delle parti (locatore e conduttore) e le firme di entrambe.
La scrittura integrativa deve essere sottoscritta con firma autografa o digitale, quest’ultima è pienamente valida ai sensi dell’articolo 24 del Codice dell’Amministrazione Digitale, e può essere registrata online tramite il portale dell’Agenzia delle Entrate.
Se la modifica riguarda pertinenze, superficie o destinazione d’uso, è opportuno allegare una planimetria aggiornata o una dichiarazione catastale che descriva l’intervento; tali allegati facilitano la registrazione e garantiscono la coerenza tra contratto e stato dell’immobile.
leggi anche
Il prezzo dell’affitto deve essere dichiarato?
Registrazione locazione con modello RLI Web
La registrazione della scrittura integrativa tramite il modello RLI Web disponibile nell’area riservata dell’Agenzia delle Entrate (Fisconline o Entratel), si esegue con la seguente procedura:
- si accede alla sezione Servizi – Contratti di locazione, selezionando RLI Web e poi “Adempimenti successivi”;
- si inserisce il codice fiscale del locatore e il numero di protocollo del contratto originario già registrato;
- si indica il tipo di adempimento compilando i campi relativi alla data e alla natura della variazione (ad esempio riduzione del canone o modifica della durata);
- si allega la scrittura integrativa in formato PDF/A, insieme agli eventuali documenti di supporto (planimetria aggiornata, delega o copia del documento d’identità);
- in fine si invia il file e si scarica la ricevuta telematica con numero di protocollo che costituirà la prova ufficiale della registrazione.
Il sistema consente di annullare o sostituire l’invio entro la stessa giornata, prima della protocollazione definitiva.
Se l’errore viene rilevato dopo la convalida, occorre presentare un nuovo modello RLI con la dicitura “adempimento sostitutivo” o rivolgersi all’ufficio territoriale competente per la rettifica manuale.
Quanto costa registrare una modifica del contratto di locazione
Nel regime ordinario, cioè quando il contratto non è assoggettato alla cedolare secca, si applicano le imposte previste dal DPR n. 131/1986 (Testo unico dell’imposta di registro).
Per le modifiche sostanziali, come l’aumento del canone, la proroga con variazione dell’importo o l’aggiunta di pertinenze l’Agenzia delle Entrate richiede, imposta di registro fissa di 67 euro, imposta di bollo di 16 euro ogni 4 facciate o 100 righe di testo, da calcolare anche sugli allegati.
Invece, se la modifica comporta la cessione del contratto a un nuovo conduttore, l’imposta non è fissa ma proporzionale, pari al 2 % del canone residuo (oltre al bollo da 16 euro), salvo le specifiche esenzioni previste dalla legge.
Diverso il caso in cui le parti concordano una riduzione del canone.
“La legge stabilisce che la registrazione dell’atto con cui le parti dispongono esclusivamente la riduzione del canone è esente da imposta di registro e di bollo.”
L’esenzione vale anche per eventuali successive variazioni collegate alla stessa rinegoziazione, purché l’atto non contenga altre modifiche contrattuali. Se la riduzione è inserita insieme ad altre clausole (ad esempio una proroga o un cambio di pertinenze), l’esenzione decade e si applica l’imposta fissa di 67 euro.
Nel regime della cedolare secca non si pagano né imposta di registro né imposta di bollo, poiché il locatore versa già un’imposta sostitutiva del 21 % (o del 10 % per i contratti a canone concordato). Restano però gli obblighi di comunicazione: ogni variazione del canone o della durata deve essere trasmessa all’Agenzia delle Entrate con il modello RLI, affinché i dati del contratto siano aggiornati.
Il pagamento delle imposte, nei casi dovuti, si effettua tramite modello F24 Elide, indicando i codici tributo 1503 per l’imposta di registro; 1504 per l’imposta di bollo.
Contratto di locazione non registrato: sanzioni e rimedi
La mancata o tardiva modifica del contratto di locazione, comporta una sanzione proporzionale all’imposta di registro non versata. L’obbligo è previsto dall’art. 69 del DPR n. 131/1986, che distingue tre ipotesi:
- dal 120% al 240% dell’imposta dovuta in caso di omessa registrazione;
- dal 60% al 120% se la registrazione avviene in ritardo ma prima di un accertamento;
- dal 30% se l’imposta è stata versata in misura insufficiente.
Il calcolo della sanzione si applica solo sull’imposta di registro dovuta per la prima annualità del contratto, non sull’intera durata. In pratica, la base su cui si applica la percentuale di sanzione (120%, 240%, ecc.) è sulla prima annualità, non tutto il valore complessivo della locazione, come chiarito dalla Risoluzione n. 56/E/2015.
Come rimediare: il ravvedimento operoso
Quando la registrazione avviene in ritardo è possibile rimediare spontaneamente tramite ravvedimento operoso (art. 13 D.lgs. n. 472/1997), beneficiando di una riduzione proporzionale della sanzione in base al tempo trascorso dalla scadenza:
- entro 14 giorni, la sanzione si riduce al 12%;
- entro 30 giorni, la sanzione si riduce al 13,3%;
- entro 90 giorni, la sanzione si riduce al 15%;
- entro 1 anno, la sanzione si riduce al 17,1%;
- entro 2 anni, la sanzione si riduce al 20%;
- oltre 2 anni, la sanzione si riduce al 24%.
Oltre alla sanzione ridotta, è necessario versare anche gli interessi legali calcolati giorno per giorno, secondo il tasso in vigore (art. 13, comma 1, D.Lgs. 472/1997). L’importo degli interessi è modesto, ma il pagamento è essenziale per regolarizzare pienamente la posizione fiscale ed evitare future contestazioni.
© RIPRODUZIONE RISERVATA
