Fattura elettronica: guida completa e istruzioni

Fattura elettronica: guida completa e istruzioni su come funziona la nuova modalità di fatturazione obbligatoria dal 1° gennaio 2019. Soggetti obbligati e come fare per la compilazione, invio e ricezione.

Fattura elettronica: guida completa e istruzioni

Fattura elettronica, guida completa alla nuova fatturazione obbligatoria per i privati titolari di partita IVA dal 1° gennaio 2019.

Per spiegare come funziona la fatturazione elettronica è indispensabile partire dalla definizione di cos’è. Si tratta del nuovo sistema di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture introdotto per due finalità: da un lato quella di combattere il fenomeno dell’evasione fiscale in materia di IVA e, in parallelo, per ridurre i costi e semplificare il sistema.

A partire dal 2019 la tradizionale fattura cartacea potrà essere utilizzata soltanto in pochi casi e, fatta eccezione dei soggetti esonerati, il formato che dovrà essere utilizzato è l’XML.

Nelle righe che seguono vedremo punto per punto come fare, compilare e come e dove inviare le fatture in formato elettronico.

Un ruolo fondamentale nel processo di emissione e trasmissione dei file è ricoperto dal SdI (Sistema di Interscambio), il postino dell’Agenzia delle Entrate che oltre ad effettuare i controlli sui dati indicati nel documento recapiterà la fattura al corretto destinatario.

Scendiamo subito nel dettaglio per illustrare passo per passo tutte le istruzioni per la fatturazione elettronica obbligatoria a partire dal 1° gennaio 2019.

Ecco tutte le indicazioni utile per i soggetti obbligati all’e-fattura.

Cos’è la fattura elettronica

La fattura elettronica altro non è che un file in formato XML e che a partire dal 1° gennaio 2019 sostituisce la carta e il formato pdf per milioni di titolari di partita IVA.

Dal 1° gennaio 2019 tutte le fatture emesse, a seguito di cessioni di beni e prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti o stabiliti in Italia, potranno essere solo fatture elettroniche. Per poter fare fattura sarà quindi indispensabile avere a disposizione un pc, un tablet o uno smartphone.

L’obbligo di emissione delle fatture in formato XML vale sia nel caso di operazioni tra titolari di partita IVA (operazioni B2B) che nel caso di cessioni di beni o prestazioni di servizi effettuate da un operatore IVA verso un consumatore finale (operazioni B2C).
Le operazioni da e verso soggetti esteri, invece, sono escluse dall’obbligo di fatturazione elettronica e questi dati dovranno essere trasmessi con il nuovo esterometro mensile.

Resta inoltre obbligatoria la fatturazione elettronica nei confronti della Pubblica Amministrazione (operazioni B2G).

A spiegare come fare, inviare, ricevere e conservare le fatture elettroniche è l’Agenzia delle Entrate: il provvedimento del 30 aprile 2018 è stato seguito da ulteriori modifiche e novità, racchiuse nella guida con tutti i servizi e le istruzioni utili.

Chi deve fare fattura elettronica

Sono circa 3 milioni i titolari di partita IVA obbligati a fare fattura elettronica a partire dal 1° gennaio 2019.

In linea generale infatti l’obbligo riguarda tutti i soggetti passivi d’imposta che effettuano operazioni nei confronti di soggetti residenti o stabiliti in Italia.

Professionisti, aziende e imprese private che non rientrano tra i soggetti esclusi dovranno quindi fare i conti con la nuova modalità di fatturazione, sia per le cessioni di beni e prestazioni di servizi business to business che per quelle nei confronti di consumatori finali (nel caso di espressa richiesta di emissione della fattura).

Chi è esonerato dalla fatturazione elettronica

Non tutti i titolari di partita IVA sono obbligati a fare fattura in formato elettronico.

I soggetti esonerati dalla nuova modalità di fatturazione sono imprese e lavoratori che rientrano nei seguenti regimi fiscali agevolati:

  • regime di vantaggio;
  • regime forfettario;
  • piccoli produttori agricoli (esonerati per legge dall’emissione di fatture anche prima dell’avvio della fatturazione elettronica obbligatoria).

I titolari di partita IVA nel regime dei minimi e i forfettari potranno in ogni caso scegliere di adottare il metodo di fatturazione elettronica, sia per l’emissione che per la ricezione e conservazione.

Tra i soggetti esonerati rientrano anche medici e farmacie, sia per i dati già inviati tramite il sistema Tessera Sanitaria che per quelli relativi a prestazioni sanitarie non trasmesse al Fisco.

La Legge di Bilancio 2019 ha introdotto un vero e proprio divieto di fatturazione elettronica per gli operatori sanitari, al fine di tutelare il diritto alla privacy dei cittadini che l’attuale sistema potrebbe compromettere.

Come compilare una fattura elettronica

Dopo la teoria passiamo alla pratica: come fare una fattura elettronica? La compilazione del file in formato XML potrà essere effettuato adottando diverse modalità.

In ogni caso sarà necessario avere un programma (software) che consente di compilare il file della fattura nel formato XML. Sono molti i programmi che è possibile utilizzare, tra gestionali privati a pagamento e software gratuiti (come quello della stessa Agenzia delle Entrate o come quello realizzato dalla Camera di Commercio).

All’interno della fattura sarà necessario indicare i dati relativi al cliente e quelli relativi alla natura, alla quantità e alla qualità del bene. In sintesi, i dati necessari obbligatori da indicare in fattura restano quelli previsti dal DPR IVA n. 633/1972 all’articolo 21.

C’è tuttavia un aspetto importante da ricordare: all’interno della sezione dedicata ai dati del cliente bisognerà ricordarsi di compilare sempre il campo “Codice Destinatario”, che rappresenta l’indirizzo telematico dove il SdI dovrà recapitare la fattura.

Se il cliente dovesse comunicare un indirizzo PEC (quale indirizzo telematico dove intende ricevere la fattura), il campo “Codice Destinatario” dovrà essere compilato con il valore “0000000” e, nel campo “PEC destinatario”, andrà riportato l’indirizzo PEC comunicato dal cliente.

Se il cliente non comunica alcun indirizzo telematico (ovvero è un consumatore finale oppure un operatore in regime di vantaggio o forfettario), sarà sufficiente compilare solo il campo “Codice Destinatario” con il valore “0000000”.

Come inviare le fatture elettroniche

Una volta completata la fase di compilazione bisognerà procedere con l’invio del file in formato XML al Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate.

Attenzione: a partire dal 1° gennaio 2019 le fatture dovranno sempre inviate ai propri clienti attraverso il SdI (Sistema di Interscambio), altrimenti sono considerate non emesse.

Per trasmettere al SdI il file XML della fattura elettronica ci sono diverse modalità:

  • si può utilizzare il servizio online gratuito presente nel portale “Fatture e Corrispettivi” che consente l’upload del file XML preventivamente predisposto e salvato sul proprio PC;
  • si può utilizzare la procedura web ovvero l’App Fatturae messe a disposizione gratuitamente dall’Agenzia delle Entrate
  • si può utilizzare una PEC (Posta Elettronica Certificata), inviando il file della fattura come allegato del messaggio di PEC all’indirizzo “sdi01@pec.fatturapa.it”
  • si può utilizzare un canale telematico (FTP o Web Service) preventivamente attivato con il SdI o un software gestionale.

Entro quando effettuare l’invio

Sui termini per la trasmissione (ovvero emissione) della fattura elettronica sono state introdotte numerose novità e, con il decreto legge fiscale n. 119/2018 è stato concesso più tempo agli operatori IVA per effettuare l’invio del file al SdI.

Fino al mese di giugno (settembre per i contribuenti con liquidazione IVA mensile) l’articolo 10 del Decreto Fiscale ha previsto che sarà possibile emettere fattura entro il termine di liquidazione dell’imposta senza l’applicazione di sanzioni.

Ad esempio quindi un contribuente con liquidazione IVA mensile che effettua una cessione di beni o prestazione di servizi entro il 31 gennaio 2019 potrà trasmettere la fattura al SdI entro il 16 febbraio, senza modifiche alle regole per la liquidazione dell’IVA.

A partire da luglio (ottobre 2019) la fattura potrà essere emessa entro il termine di 10 giorni dalla data di effettuazione dell’operazione.

Decisamente più tempo rispetto a quanto disposto inizialmente dall’Agenzia delle Entrate, che nel provvedimento del 30 aprile 2018 aveva stabilito che il termine di invio fosse quello delle ore 24 del giorno di riferimento.

Ricevuta di invio, scarto o impossibilità di recapito

Se fino ad ora sembra tutto abbastanza semplice, è proprio il caso di dire che il bello deve ancora venire. La compilazione e la trasmissione della fattura elettronica chiudono il primo ciclo che i titolari di partita IVA dovranno seguire per staccare fattura.

Si può ora tirare un respiro di sollievo? Non ancora. I file delle fatture elettroniche trasmessi all’Agenzia delle Entrate saranno sottoposti a controlli e, in caso di mancato superamento, verrà recapitata entro 5 giorno una ricevuta di scarto.

Il meccanismo di fatturazione elettronica prevede che al soggetto emittente, una volta trasmesso il file o il lotto di file in formato xml, il SdI invii una ricevuta nello stesso formato utilizzando lo stesso canale prescelto per la trasmissione.

La ricevuta potrà essere di tre diverse tipologie: di scarto, di impossibilità di recapito e di avvenuta consegna. Cosa significano e cosa fare?

La ricevuta di scarto della fattura elettronica sarà inviata dal SdI, entro il termine di cinque giorni dalla trasmissione, qualora il file non dovesse superare la fase di controllo. La fattura scartata si considera non emessa e pertanto ciò comporta l’obbligo di effettuare un nuovo invio.

La ricevuta di impossibilità di recapito della fattura elettronica viene inviata dal SdI al soggetto che ha trasmesso il file xml in caso di impossibilità di consegna al soggetto destinatario. Si tratta ad esempio dei casi in cui il canale di ricezione prescelto dal cliente dovesse riscontrare problemi (come la casella PEC piena). La fattura elettronica sarà messa a disposizione del destinatario all’interno della propria area riservata sul sito dell’Agenzia delle Entrate.

L’ipotesi migliore è quella che, dopo l’invio, il SdI invii la ricevuta di avvenuta consegna della fattura elettronica. In tal caso il documento si considera emesso e ricevuto.

Come ricevere le fatture elettroniche

Le modalità di ricezione delle fatture elettroniche viaggiano in parallelo con quelle di invio.

Le fatture elettroniche potranno essere ricevute dal destinatario in tre diverse modalità:

  • tramite PEC;
  • tramite hub o software di mercato, indicando il codice destinatario che sarà comunicato dal proprio gestionale;
  • oppure tramite il sito dell’Agenzia delle Entrate, utilizzando il servizio gratuito sul portale Fatture e Corrispettivi.

Tra i servizi gratuiti messi a disposizione dall’Agenzia delle Entrate vi è quello di pre-registrazione dell’indirizzo telematico.

Questa funzione consiste in sostanza nella possibilità di comunicare in anticipo l’indirizzo telematico prescelto per la ricezione delle fatture elettroniche da parte dei propri fornitori.

Con la registrazione dell’indirizzo telematico è possibile abbinare alla propria partita Iva un indirizzo di posta elettronica certificata (PEC) o un “codice destinatario” (nel caso di invio dei file delle fatture su canale web service o Ftp).

In tal modo, anche in caso di mancato inserimento dei dati per l’invio da parte all’interno della fattura, il Sistema di Interscambio saprà in ogni caso a chi consegnare il file: un vero e proprio gioco di incastri.

Conservazione a norma

Per legge (art. 39 del Dpr n. 633/1972) sia chi emette che chi riceve una fattura elettronica è obbligato a conservarla elettronicamente. Non si tratta della conservazione in formato PDF ma di una vera e propria archiviazione disciplinata dalle regole del CAD (Codice Amministrazione Digitale)

La conservazione della fattura elettronica potrà essere effettuata o utilizzando i servizi offerti da software privati, secondo prezzi e condizioni differenti, che quello messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate a titolo totalmente gratuito.

Per la conservazione da parte dell’Agenzia delle Entrate bisognerà aderire ad un’apposita convenzione. Per ulteriori dettagli si rimanda all’apposita pagina del sito con tutte le indicazioni in merito.

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