Conservazione fatture elettroniche, c’è tempo fino al 10 marzo 2021: le istruzioni delle Entrate

Anna Maria D’Andrea

26/02/2021

12/04/2021 - 14:11

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Conservazione delle fatture elettroniche, scadenza fissata al 10 marzo 2021. Per la conservazione delle fatture emesse e ricevute nel 2019 è possibile avvalersi del servizio gratuito messo a disposizione dell’Agenzia delle Entrate. Di seguito le istruzioni da seguire.

Conservazione fatture elettroniche, c'è tempo fino al 10 marzo 2021: le istruzioni delle Entrate

Conservazione fatture elettroniche, è il 10 marzo 2021 la scadenza per i documenti emessi e ricevuti nel 2019.

La scadenza coincide con i tre mesi dal termine per l’invio della dichiarazione dei redditi 2020 che, per effetto della proroga prevista dal decreto Ristori quater, poteva essere trasmessa fino al 10 dicembre scorso.

Si avvicina quindi la scadenza per la conservazione delle fatture emesse e ricevute nel 2019. Si tratta dell’anno di debutto della fatturazione elettronica, che impatta ora anche sul processo di conservazione dei documenti.

Se spesso sono le software house che offrono i servizi di fatturazione elettronica a garantire in automatico anche la conservazione dei documenti emessi e ricevuti, non sempre è così, ed è il contribuente a doversi attivare per tempo, al fine di adempiere all’obbligo.

In tal caso, ed in vista della scadenza del 10 marzo 2021, è bene tenere a mente che l’Agenzia delle Entrate offre un servizio gratuito per adempiere all’obbligo di conservazione; vediamo di seguito come funziona e le istruzioni per l’adesione.

Conservazione fatture elettroniche, c’è tempo fino al 10 marzo 2021: le istruzioni delle Entrate

L’obbligo di conservazione delle fatture elettroniche trova le proprie regole tecniche nel decreto Ministeriale del 17 giugno 2014, relativo alle “Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto”.

L’articolo 2 prevede che, a fini tributari, è necessario rispettare le regole tecniche del CAD, Codice dell’Amministrazione Digitale e dell’articolo 21, comma 3 del DPR n. 633/1972. In materia di conservazione delle fatture elettroniche, tra le altre cose, è quindi necessario che il soggetto passivo assicuri l’autenticità dell’origine, l’integrità del contenuto e la leggibilità della fattura.

Sono questi i tre nuovi principi che regolano l’obbligo di conservazione delle fatture elettroniche, concetti nuovi, e del tutto differenti rispetto a quanto previsto invece per le fatture cartacee.

Per quel che riguarda i tempi, è l’articolo 3, comma 3 dello stesso decreto MEF a stabilire che la conservazione dei documenti informatici, anche ai fini della rilevanza fiscale, debba essere effettuata entro il terzo mese successivo dalla scadenza per la presentazione della dichiarazione dei redditi.

L’appuntamento del 10 marzo 2021, legato alla scadenza del 10 dicembre scorso per la presentazione della dichiarazione dei redditi 2020, impone quindi ai contribuenti di “mettersi alla prova” con le nuove modalità di conservazione delle fatture.

Senza dilungarci sulle disposizioni tecniche, scendiamo subito nel dettaglio analizzando come funziona il servizio gratuito predisposto dall’Agenzia delle Entrate.

Ricordiamo in ogni caso che l’adesione al servizio elle Entrate, disponibile sul portale Fatture e Corrispettivi, è soltanto una delle vie per rispettare l’obbligo di conservazione delle fatture. È possibile affidarsi a software house private, o anche effettuare autonomamente la conservazione sostitutiva (processo complesso, seppur possibile).

Conservazione fatture elettroniche: come funziona il servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate

È sul portale Fatture e Corrispettivi che l’Agenzia delle Entrate mette a disposizione dei contribuenti il proprio servizio gratuito di conservazione delle fatture elettroniche transitate tramite il SdI.

Per i titolari di partita IVA che aderiscono al servizio di conservazione, i documenti emessi e ricevuti vengono archiviati per 15 anni, senza ulteriori adempimenti da parte del contribuente.

Bisogna tuttavia ricordare che la conservazione da parte dell’Agenzia delle Entrate parte solo dopo l’adesione da parte del contribuente; per i documenti emessi e ricevuti in data precedente, bisognerà invece procedere con il caricamento manuale.

È questo uno degli aspetti critici del servizio delle Entrate, anche considerando che il caricamento delle fatture da portare in conservazione prevede l’invio di un singolo file per volta.

Aderire alla conservazione da parte dell’Agenzia delle Entrate è facile e veloce: il servizio è accessibile dall’utente dalla sua area riservata del portale “Fatture e Corrispettivi”, al quale sarà possibile accedere sia con le credenziali Entratel, che con SPID o CNS.

Per richiedere la conservazione per 15 anni delle fatture XML da parte dell’Agenzia delle Entrate è necessario sottoscrivere un accordo di durata triennale che sarà necessario rinnovare. È questo uno degli aspetti ai quali bisognerà prestare particolarmente attenzione.

Conservazione fatture elettroniche: rinnovo ogni tre anni del servizio gratuito

Il servizio di conservazione elettronica delle fatture messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate avrà durata di 3 anni. Per usufruire delle funzionalità messe a disposizione gratuitamente sarà quindi necessario rinnovare, periodicamente, la sottoscrizione tramite il portale Fatture e Corrispettivi.

Nel caso in cui la convenzione per conservare le fatture elettroniche emesse e ricevute venga rinnovata in ritardo, sarà possibile caricare manualmente le singole fatture, di modo da poter fruire in ogni caso del servizio di archiviazione.

In una delle FAQ pubblicate sul portale dedicato alla fattura elettronica, l’Agenzia delle Entrate ricorda che, anche in caso di decadenza o di recesso dal servizio, tutte le fatture conservate dall’Agenzia delle Entrate saranno messe a disposizione per 15 anni.

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