Conservazione fattura elettronica: come funziona il servizio delle Entrate

Conservazione fattura elettronica: ecco come funziona il servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate e come fare per aderirvi.

Conservazione fattura elettronica: come funziona il servizio delle Entrate

Conservazione fattura elettronica gratuita con il servizio dell’Agenzia delle Entrate. In vista dell’avvio dell’obbligo di fatturazione elettronica dal 1° gennaio 2019 vediamo come funziona e come fare per aderirvi.

L’obbligo di conservazione in modalità elettronica delle fatture riguarda sia chi emette che chi riceve le fatture elettroniche, secondo quanto previsto dall’art. 39 del DPR n. 633/1972. Tale obbligo riguarderà anche i contribuenti nel regime dei minimi e forfettari che comunicheranno il proprio indirizzo PEC o il codice destinatario per la ricezione delle fatture sugli acquisti.

Alcuni chiarimenti in merito alle regole per conservare le fatture elettroniche sono stati forniti con le FAQ dell’Agenzia delle Entrate, all’interno delle quali sono contenute anche alcune informazioni importanti che sul servizio gratuito messo a disposizione proprio per rendere meno “costosa” la conservazione delle fatture dal 1° gennaio 2019.

Conservazione fattura elettronica: come funziona il servizio delle Entrate

L’Agenzia delle Entrate ha messo a disposizione dei contribuenti titolari di partita IVA un servizio di conservazione elettronica a norma delle fatture emesse e ricevute tramite il Sistema di Interscambio.

Il servizio di conservazione delle fatture elettroniche è messo a disposizione anche dai provider privati che, tuttavia, richiedono il pagamento di un canone annuo per poter usufruire del servizio.

L’adesione alle funzionalità messe a punto dalle Entrate consente di conservare i documenti emessi e ricevuti a titolo totalmente gratuito per un totale di 15 anni. La conservazione è automatica per tutte le fatture emesse o ricevute tramite il Sistema di Interscambio: il titolare di partita IVA non dovrà far nulla ma sarà direttamente l’Agenzia delle Entrate ad eseguire la conservazione a norma dei documenti transitati dall’hub del SdI.

Soltanto per le fatture elettroniche ricevute prima della sottoscrizione dell’accordo sarà necessario effettuare l’upload dei file in modalità automatica.

Aderire alla conservazione da parte dell’Agenzia delle Entrate è facile e veloce: il servizio è accessibile dall’utente dalla sua area riservata del portale “Fatture e Corrispettivi”, al quale sarà possibile accedere sia con le credenziali Entratel, che con SPID o CNS.

Per richiedere la conservazione per 15 anni delle fatture XML da parte dell’Agenzia delle Entrate è necessario sottoscrivere un accordo di durata triennale che sarà necessario rinnovare. È questo uno degli aspetti ai quali bisognerà prestare particolarmente attenzione.

Conservazione fatture elettroniche: rinnovo ogni tre anni del servizio gratuito

Il servizio di conservazione elettronica delle fatture messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate avrà durata di 3 anni. Per usufruire delle funzionalità messe a disposizione gratuitamente sarà quindi necessario rinnovare, periodicamente, la sottoscrizione tramite il portale Fatture e Corrispettivi.

Nel caso in cui la convenzione per conservare le fatture elettroniche emesse e ricevute venga rinnovata in ritardo, sarà possibile caricare manualmente le singole fatture, di modo da poter fruire in ogni caso del servizio di archiviazione.

In una delle FAQ pubblicate sul portale dedicato alla fattura elettronica, l’Agenzia delle Entrate ricorda che, anche in caso di decadenza o di recesso dal servizio, tutte le fatture conservate dall’Agenzia delle Entrate saranno messe a disposizione e per 15 anni.

Inoltre, proprio per evitare ritardi nel rinnovo necessario del servizio di conservazione, all’interno dello stesso portale sarà implementato un servizio che metterà in evidenza all’operatore l’approssimarsi della scadenza della Convenzione.

Fattura elettronica: conservazione gratuita conveniente per minimi e forfettari

La possibilità di usufruire del servizio di conservazione gratuito è vantaggiosa per tutti i titolari di partita IVA, ma lo è ancor di più per i contribuenti in regime dei minimi e i forfettari che a partire dal 1° gennaio 2019, seppur esonerati dall’obbligo di emissione, potrebbero trovarsi a dover fare i conti con le fatture d’acquisto ricevute in formato elettronico.

Le regole per la conservazione, in tal caso, variano sulla base di come ciascuna piccola impresa o professionista avrà scelto di approcciarsi alla fatturazione elettronica:

  • nel caso in cui il contribuente in regime dei minimi o forfettario comunichi l’indirizzo PEC e il codice destinatario per la ricezione delle fatture elettroniche, tale soggetto sarà obbligato alla conservazione digitale delle ricevute d’acquisto;
  • per le fatture elettroniche d’acquisto ricevute in formato cartaceo, i minimi e i forfettari dovranno comunque continuare ad effettuare la conservazione analogica.

In sostanza, qualora si decida di comunicare la PEC o il codice destinatario per la ricezione delle fatture elettroniche, sarà possibile fruire del servizio di conservazione dell’Agenzia delle Entrate per tale tipologia di documenti.

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