Hai ancora l’abitudine di scrivere “Gentile” o “Caro” nelle email? Ecco perché è tempo di cambiare il saluto e quali alternative usare per essere comunque professionale.
I tempi cambiano, e con loro anche il nostro modo di scrivere email. Quello che un tempo era considerato il galateo digitale, iniziando ogni messaggio con un formale “Gentile Signore” o un affettuoso “Caro Mario”, oggi rischia di suonare obsoleto o addirittura forzato.
L’evoluzione del lavoro, la comunicazione istantanea e l’adozione su larga scala di strumenti digitali più dinamici come Slack, Teams o WhatsApp hanno profondamente trasformato il tono delle email.
In un mondo in cui ci si dà del “tu” durante i meeting, si lavora in sneakers e birkenstock anche nei settori più tradizionali e si risponde ai messaggi in tempo reale, certi saluti formali sembrano provenire da un’altra epoca. Non si tratta di essere maleducati, ma piuttosto di allinearsi ai codici comunicativi di oggi: più autentici, più umani e meno rigidi.
Ma perché conviene abbandonare formule come “Gentile” o “Caro” nelle email moderne e quali saluti utilizzare invece, in base al contesto e al destinatario? Ecco tutto quello che c’è da sapere.
Perché non si usa più “Caro” e “Gentile” nelle mail?
L’utilizzo di saluti come “Caro” o “Gentile”, come spiegano gli esperti, nasce in un’epoca in cui le email erano considerate una versione digitale della lettera cartacea. Le comunicazioni erano lente, più formali e riservate spesso a contesti ufficiali o istituzionali. Oggi, la comunicazione lavorativa è cambiata drasticamente: è più rapida, più frequente e soprattutto meno “ingessata”.
Il saluto “Gentile” rischia di sembrare impersonale, distaccato e in certi casi anche freddo, specialmente se non si conosce bene il destinatario o se il tono del resto dell’email è amichevole e diretto. “Caro”, invece, può risultare troppo confidenziale, ambiguo o anacronistico, soprattutto nei contesti internazionali dove non ha un’esatta equivalenza.
Oltre al cambio di ritmo lavorativo, si è verificata anche una trasformazione culturale: il rispetto non si esprime più necessariamente con la distanza, ma con la chiarezza, l’efficacia e l’attenzione. Un saluto moderno, pur essendo più semplice, può comunicare professionalità senza apparire freddo.
Infine, l’inclusività ha avuto un impatto: formule come “Gentile Signore o Signora” sono percepite come binarie e poco al passo con i tempi. Soprattutto in ambienti internazionali o progressisti, si prediligono formule neutre, brevi e universali. In sostanza, “Gentile” e “Caro” appartengono a un altro modo di comunicare. Oggi servono freschezza, attenzione e autenticità.
Con cosa sostituire “Caro” e “Gentile” nelle mail in base ai contesti?
La chiave per scegliere il saluto giusto è il contesto: chi è il destinatario? Ad esempio, all’università si usa ancora l’appellativo “Gentile” per scrivere una mail al proprio relatore o relatrice. Ancora, bisogna domandarsi: che tipo di relazione si ha? Qual è il tono dell’azienda o del settore in cui si opera? Scopriamo le alternative in base ai contesti.
Email formale
- Buongiorno [Titolo + Cognome];
- Buon pomeriggio [Titolo + Cognome];
- Salve [Nome] (solo se si ha già confidenza).
Queste formule conservano professionalità ma suonano molto più attuali. Perfette per prime comunicazioni con clienti, fornitori o contatti nuovi.
Comunicazione interna o informale
- Ciao [Nome];
- Buona giornata a tutti e tutte;
- Team, buongiorno.
Questi saluti creano un’atmosfera cordiale e accessibile, ideali per email tra colleghi o team in cui si ha già confidenza.
Attenzione: anche nel saluto più informale è fondamentale curare i dettagli. Perciò è bene scrivere sempre correttamente il nome del destinatario, controllare i titoli accademici (come “Dott.” o “Prof.”) quando rilevanti, e assicurarsi che il tono del saluto sia coerente con il resto dell’email.
Come scrivere una mail: esempio
Vediamo insieme un prototipo di email che si può utilizzare adottando anche un saluto moderno ma professionale:
Oggetto: Conferma riunione del 18 giugno
Buongiorno [Nome / Titolo + Cognome - in base alla confidenza],
ti/le scrivo per confermare la riunione prevista per martedì 18 giugno alle ore 10:00, presso la nostra sede [dati personali]. In allegato trovi/trova l’ordine del giorno con i punti da trattare.
Per qualsiasi modifica o aggiunta all’agenda, non esitare a scrivermi (oppure: non esiti a contattarmi).
A presto,
[Nome Cognome]
[Nome Azienda]
Questo tipo di approccio risulta diretto, rispettoso e perfettamente in linea con le pratiche comunicative del 2025. Scegliere il saluto giusto è un piccolo gesto che può fare una grande differenza, ma come sempre l’attenzione ai dettagli e la professionalità saranno gli ingredienti per il successo proprio e dell’azienda per cui si lavora.
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