Come si compila una fattura: guida completa

Chiara Ridolfi

10/02/2021

16/02/2021 - 15:01

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Come compilare una fattura? Ecco una guida completa per evitare errori e non avere problemi nell’emissione di questo importante documento.

Come si compila una fattura: guida completa

Compilare una fattura non è un’impresa facile, soprattutto quando si effettua questa operazione per la prima volta. Per prima cosa diciamo che la fattura è un documento che deve essere emesso da chi vende una merce o dei servizi.

Chi è titolare di partita Iva sa infatti benissimo che ogni volta che viene prestato un servizio o si vende un prodotto si deve emettere una fattura che lo attesti, in modo che si abbia un documento. In questi casi però non si devono commettere errori, dal momento che in caso di sviste si rischiano pesanti multe.

Per evitare di commettere errori e avere poi problemi vediamo di seguito in come compilare correttamente una fattura, quali sono i campi importanti e quali sono i soggetti obbligati ad emettere la fattura nel momento in cui vendono una merce o un servizio.

Vi ricordiamo che, ad oggi, la fattura elettronica non è obbligatoria per tutte le categorie e che chi detiene un regime dei minimi, un regime forfettari o i piccoli produttori agricoli possono continuare ad emettere fattura cartacea.

Cos’è una fattura e chi deve emetterla?

La fattura è un documento contabile che attesta la prestazione di un servizio o più semplicemente la vendita di un bene. In questo documento sono presenti tutte le informazioni su ciò per cui si è ottenuto un compenso e sul costo della prestazione effettuata o del bene acquistato.

La fattura deve essere obbligatoriamente emessa da coloro che prestano un servizio o vendono un prodotto. I possessori di partita IVA sono infatti tenuti a rilasciare un documento che attesti il diritto del venditore di prendere i soldi dal cliente che sta acquistando quel prodotto o servizio.
In questo modo poi, il possessore di partita IVA, pagherà le tasse allo Stato per quel prodotto venduto, appunto mostrando come documento la fattura.

Essa deve essere emessa in forma cartacea o in forma elettronica nel giorno in cui è stato prestato il servizio o si è venduto il prodotto. Per uno stesso cliente può essere emessa anche una sola fattura, per indicare tutti i servizi che sono stati prestati a questo.

Secondo il Testo Unico dell’IVA (DPR 633/1972). All’art.21 sono obbligati a emettere la fattura tutti i soggetti possessori di partita Iva.
La fattura, per tutti coloro che hanno Partita IVA, dovrà essere compilata seguendo indicazioni obbligatorie.

Chi non deve emettere la fattura?

Sono esclusi dall’emissione di fattura i seguenti soggetti:

  • i negozianti con vendita al dettaglio emettono scontrino fiscale, ricevuta fiscale, trasmettono, anche telematicamente, gli introiti del negozio;
  • agenzie di viaggio con regime speciale;
  • agricoltori e pescatori in regime di esonero;
  • partite IVA con contribuenti minimi in franchigia in vigore dal 1 Gennaio 2007;
  • operazioni che rientrano in regimi monofase, ossia con IVA assolta alla fonte.

La fattura può essere redatta in formato cartaceo, acquistando l’apposito blocchetto nei negozi specializzati, oppure anche in formato online, sempre indicando alcuni dati obbligatori.

Come compilare una fattura: dati obbligatori

La fattura per chi ha una partita Iva nel regime di contabilità ordinaria, dovrà essere compilata con gli stessi dati di cui sopra, priva di dichiarazione di esenzione Iva, e dunque con l’Iva al posto dell’eventuale rivalsa Inps.

Perciò, i dati che serviranno, sono i seguenti:

numero di fattura;
data di emissione fattura;
nome, cognome, indirizzo, numero partita IVA e codice fiscale dell’emittente;
nome società o persona fisica, indirizzo, partita IVA e codice fiscale del cliente;
descrizione attività;
- eventuale rivalsa INPS 4%
importo conseguito (imponibile Iva, corrispettivo IVA 21%, Totale fattura);
Ritenuta acconto 20%;
Totale netto conseguito.

Il numero progressivo sulle fatture

Un elemento a cui si deve prestare particolare attenzione nel momento in cui si emette una fattura è il numero progressivo, ossia la numerazione che ciascuna delle nostre fatture riporta. È necessario che ogni fattura riporti un numero univoco che la identifichi che potrà essere impostata dal professionista che potrà decidere se usare una numerazione progressiva indefinita (es. n°1, n°2, n°3) oppure una progressiva annuale (es. 2021/1, 2021/2, 2021/3).

Per chi utilizzi la fattura elettronica invece il problema non si presenta, dal momento che il software numera automaticamente la fattura con un numero di serie progressivo univoco.

Imposta di bollo per la fattura: quando si deve pagare?

Una domanda molto frequente tra chi deve emettere le sue prime fatture riguarda l’imposta di bollo che va applicata sulla fattura. È sempre obbligatoria? A quanto ammonta?
L’imposta di bollo per le fatture deve essere applicata a tutte le emissioni superiori a 77,47€ per corrispettivi non assoggettati ad IVA. Se il documento emesso dal professionista avrà un valore maggiore a 77,47€ si dovrà applicare una marca da bollo del valore di 2€.

L’imposta è dovuta anche nel caso in cui venga emessa fattura elettronica e dovrà essere apposta ogni volta che verrà emessa, anche se verso soggetti che non sono obbligati ad emettere la versione elettronica.

Conservazione delle fatture

Le fatture che sono state emesse devono essere conservate per 5 anni, a fini tributari, mentre per i fini civilistici devono essere conservate per 10 anni. Il consiglio è comunque di avere le fatture per 10 anni, in modo da non incorrere in problemi di alcun tipo.

Le fatture non devono essere conservate obbligatoriamente in forma cartacea, ma possono essere scannerizzate o riprodotte fotograficamente. Non viene infatti richiesto che la fattura sia conservata in copia originale.
L’unico vincolo che pone la legge è di avere la possibilità di fornire una copia in forma cartacea della fattura in qualsiasi momento.

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