Se un commerciante emette fattura deve utilizzare il POS collegato al registratore di cassa per ricevere il pagamento? Ecco come comportarsi.
Attivo il servizio di collegamento POS - registratore di cassa telematico, ma in alcuni casi, anche se non collegato, non si applicano sanzioni. Ecco quando.
La Legge di Bilancio 2025 ha previsto l’obbligo di collegare il POS al registratore di cassa telematico. Dal punto di vista operativo, è stato necessario attendere decreti attuativi e istruzioni operative dell’Agenzia delle Entrate.
Sempre l’Agenzia delle Entrate ha dovuto fornire gli strumenti per poter mettere in funzione tale obbligo. Siamo quindi arrivati al 5 marzo 2026, data dalla quale è stato disponibile nel sito “fatture e corrispettivi” il servizio di collegamento tra POS e registratore di cassa telematico. Si ricorda che si tratta di un collegamento non fisico, ma con il semplice abbinamento dei POS registrati sul sito dell’Agenzia e i registratori di cassa in uso.
Artigiani, commercianti e chiunque utilizzi il registratore di cassa per registrare i corrispettivi hanno tempo fino al 20 aprile 2026 per adeguarsi, cioè per collegare i POS in uso al 1° gennaio 2026 ai registratori di cassa, in seguito sono applicate sanzioni. Relativamente ai POS attivati nei mesi successivi a gennaio 2026, il collegamento dovrà essere registrato tra il sesto e l’ultimo giorno del secondo mese successivo a quello di attivazione dei POS.
Nonostante questo lungo tempo in cui i contribuenti hanno provato a dirimere tutti i dubbi, sono rimaste delle perplessità. In particolare cosa succede nel caso in cui il terminale è usato esclusivamente per incassare pagamenti relativi a operazioni certificate con fattura?
Ecco in quali casi è possibile non effettuare il collegamento del POS al registratore di cassa e non essere sottoposti a pesanti sanzioni.
POS non collegato per i commercianti al dettaglio, ecco quando non si applicano sanzioni
I commercianti al dettaglio possono emettere fattura in luogo dello scontrino fiscale, in questo caso pur dovendo accettare i pagamenti con il POS quando richiesto dalla legge, ad esempio quando sono previsti limiti al contante o quando il cliente richiede il pagamento con POS e fattura elettronica in luogo dello scontrino, è possibile utilizzare un dispositivo non collegato al registratore di cassa.
Il cliente può richiedere l’emissione della fattura in luogo dello scontrino per diversi motivi, in questo caso il commerciante al dettaglio se utilizza il POS in modo promiscuo, cioè sia per i pagamenti tramite fattura elettronica, sia i pagamenti tramite con emissione di documento commerciale (scontrino), è tenuto comunque a effettuare il collegamento.
Nel caso in cui, invece, usi un determinato POS solo per le fatture, in modo esclusivo, può non collegare tale POS al registratore di cassa. Il motivo è abbastanza semplice, le fatture passano tutte attraverso il Sistema di Interscambio, SdI, dell’Agenzia delle Entrate. Ne deriva che c’è una tracciabilità completa degli importi.
In questo caso, quindi, è possibile avere un POS non collegato al registratore di cassa telematico con divieto di applicazione di sanzioni, ma, come sottolineato, deve trattarsi di un uso esclusivo dichiarato. In particolare all’interno della sezione “gestione collegamenti” del portale “fatture e corrispettivi” deve esservi una dichiarazione formale di uso esclusivo, “dedicato”, di quel determinato POS solo per ricevere i pagamenti relativi a fatture immediate.
Sanzioni: da 500 euro alla chiusura. Ecco cosa si rischia in caso di mancato collegamento del POS
In tutti gli altri casi, se sono in uso POS non collegati al registratore di cassa telematico, sono applicate sanzioni. Il mancato collegamento viene equiparato alla omessa memorizzazione dei corrispettivi. Le sanzioni scattano già al primo disallineamento tra in flussi del POS e i flussi del registratore di cassa. L’uso improprio di un terminale dichiarato esclusivo annulla l’esonero.
la sanzione è pari:
- al 90% dell’IVA dovuta sulla transazione non documentata, con un minimo di 500 euro per singola violazione;
- in caso di recidiva, con quattro violazioni contestate in giorni diversi nell’arco di cinque anni, può scattare la sospensione dell’attività da 15 giorni a 2 mesi;
- se l’ammontare dei corrispettivi non documentati supera 50.000 euro, la chiusura forzata può arrivare fino a 6 mesi.
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