Lettera di richiamo, a cosa serve, come inviarla e conseguenze

I datori di lavoro possono usare la lettera di richiamo per contestare violazioni disciplinari ai dipendenti. Ecco come e quando.

A nessuno piace l’idea di ricevere un rimprovero e anche farlo, soprattutto in forma scritta e formale, non è semplice. La lettera di richiamo rappresenta però una delle più importanti sanzioni disciplinari del nostro ordinamento, essendo spiccatamente orientata alla risoluzione delle criticità e alla riconciliazione tra le parti. Bisogna però sapere come funziona, come inviarla correttamente e quali conseguenze comporta. Ecco tutto quello che c’è da sapere.

Cos’è la lettera di richiamo e a cosa serve

Nel diritto del lavoro sono previste varie sanzioni disciplinari, in una progressione che dipende dalla gravità della violazione commessa dal dipendente. La scala comincia con il rimprovero verbale, niente più che un avvertimento a voce, usato per infrazioni di gravità estremamente bassa. Lo scalino immediatamente successivo è invece rappresentato dalla lettera di richiamo, da utilizzare quando il rimprovero verbale non è sufficiente o utile (secondo alcuni Ccnl anche in alternativa) ma non ci sono i presupposti per sanzioni disciplinari più rigide (dalla multa fino al licenziamento). La ridotta gravità delle condotte a cui si riferisce fa sì che il richiamo scritto sia una delle sanzioni disciplinari più diffuse.

Bisogna infatti considerare che per il datore di lavoro l’ammonimento formale può facilitare l’applicazione di sanzioni più severe nel caso in cui il dipendente non modifichi il comportamento contestato o ripeta le violazioni. D’altra parte, è bene sottolineare che la lettera di richiamo, al di là dell’imprescindibile carattere sanzionatorio, è uno strumento che permette il dialogo tra le parti e idealmente lo sviluppo di un rapporto di lavoro costruttivo. Il fine della lettera di richiamo è proprio invitare il dipendente ad adeguarsi alle regole per proseguire serenamente il rapporto di lavoro.

I requisiti della lettera di richiamo e la possibilità di contestazione da parte del dipendente tutelano da abusi di potere, nell’obiettivo di risolvere le criticità nel modo più agevole possibile. Ovviamente, tutte le sanzioni disciplinari possono essere contestate, ma nel caso dell’ammonimento scritto si apre immediatamente uno scambio tra le parti senza che il rapporto sia deteriorato. Allo stesso tempo, la lettera di richiamo è soggetta come ogni sanzione disciplinare all’obbligo di proporzionalità rispetto ai fatti e alle circostanze complessive attinenti alla condotta del dipendente.

Quando inviare la lettera di richiamo e come

La lettera di richiamo riguarda violazioni disciplinari di entità lieve, da valutare nella gravità oggettiva, nelle conseguenze, ma anche nel complessivo comportamento del datore di lavoro. La prima fonte da verificare è il contratto collettivo di riferimento, che potrebbe prevedere regole specifiche da seguire. La maggior parte dei Ccnl ammette l’uso della lettera di richiamo e del rimprovero verbale in forma alternativa per la prima violazione disciplinare se riguardante mancanze lievi o comunque non eccessivamente lesive.

Esistono però delle eccezioni, in cui il rimprovero scritto deve seguire l’avviso verbale, ad esempio in caso di recidiva, o attenere a violazioni leggermente più gravi (come ritardi ripetuti anche se minimi oppure volontari). Naturalmente il datore di lavoro può utilizzare la lettera di richiamo nei casi per cui è previsto il ricorso a sanzioni più gravi, discrezionalmente. In ogni caso, la lettera di richiamo deve riguardare violazioni previste dal codice disciplinare dell’azienda (con obbligo di affissione), dalla contrattazione collettiva e individuale o direttamente dalla legge. Ogni fatto deve essere valutato in modo specifico, ma poniamo alcune violazioni a titolo esemplificativo:

ritardi frequenti;
mancato rispetto delle direttive aziendali;
utilizzo scorretto degli strumenti aziendali;
comportamenti inappropriati rispetto all’ambiente di lavoro;
errori dovuti a negligenza;
uso del cellulare durante il lavoro;
pause non previste o di durata superiore a quanto stabilito.

La lettera di richiamo deve essere inviata tempestivamente, specificando in modo chiaro e completo:

il comportamento contestato al lavoratore;
la richiesta di modifica da parte del lavoratore;
le eventuali conseguenze giuridiche.

Conseguenze della lettera di richiamo

La lettera di richiamo è una sanzione conservativa priva di conseguenze per il lavoratore, a meno che dopo averla ricevuta prosegua con le violazioni. In quest’ultimo caso potranno applicarsi le ulteriori sanzioni previste dalla legge. Molto dipende da quanto accade dopo l’invio della lettera, che il lavoratore potrebbe contestare. In questo caso l’azienda dovrà valutare le motivazioni del dipendente, scegliendo se archiviare il richiamo oppure applicare delle sanzioni, compresa la conferma del richiamo.

Anche l’azienda ha un tempo massimo per rispondere, 10 giorni per la maggior parte dei Ccnl, e per entrambe le parti vige la regola del silenzio-assenso. Va tenuto presente che nonostante le conseguenze limitate la lettera di richiamo può essere ulteriormente contestata dal lavoratore sottoponendo la questione all’Ispettorato territoriale del lavoro. In assenza di contestazione o dopo la conferma la lettera di richiamo ha una durata di 2 anni, in cui resta nel fascicolo del lavoratore e può, al netto dei requisiti di legge, giustificare l’applicazione di sanzioni più gravi per nuove, più gravi e/o ripetute violazioni.