Indennità chilometrica nello stipendio: cos’è, quanto spetta e come si calcola

Claudio Garau

19/08/2022

19/08/2022 - 15:59

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Nei casi in cui il lavoratore compia un viaggio di lavoro con mezzi propri e a sue spese, l’azienda è tenuta a versargli una specifica indennità in busta paga. Come funziona?

Indennità chilometrica nello stipendio: cos'è, quanto spetta e come si calcola

Sono varie e molto diverse tra loro le indennità che, a vario titolo e per ben precisi motivi, possono spettare a un lavoratore subordinato, insieme alla sua paga base. Tra queste, uno specifico rilievo occupa la cosiddetta indennità chilometrica, o rimborso chilometrico nello stipendio, che scatta in quelle circostanze in cui un dipendente o collaboratore si reca in trasferta usando la propria auto e non quella aziendale.

In linea generale è il datore di lavoro a dare il veicolo aziendale al dipendente, al fine di effettuare il viaggio. Ma in tanti casi pratici può accadere che il dipendente debba utilizzare invece la sua auto personale per compiere le attività assegnate dall’azienda.

Proprio del rimborso chilometrico nello stipendio parleremo di seguito, nel corso di questo articolo. Tieni conto che, in considerazione delle sue innumerevoli applicazioni pratiche, è certamente utile vedere quali sono i criteri e le modalità per calcolarlo, i casi che lo giustificano e il suo importo. Ecco i dettagli che ti occorre ricordare per conoscere quali sono i tuoi diritti anche con riferimento a questa importante voce della tua busta paga.

Indennità chilometrica nello stipendio: che cos’è

Sgomberiamo il campo da ogni possibile dubbio: l’indennità chilometrica nello stipendio è di fatto un rimborso, ovvero un importo che viene erogato a favore del dipendente. Esso considera, sulla scorta di tabelle Aci ad hoc, la benzina consumata dal mezzo utilizzato e il suo naturale logorio correlato all’uso stesso del veicolo.

Tieni conto però che nell’indennità chilometrica in busta paga non sono inclusi i costi di pedaggi autostradali e dei parcheggi, ma trova spazio la copertura per spese come il carburante, le riparazioni, la manutenzione, i pneumatici e non solo. Avranno rilievo anche costi fissi di gestione quali l’assicurazione e il bollo. Leggendo il tuo cedolino, potrai dunque verificare l’effettivo accredito della somma.

In altre parole, attraverso il rimborso chilometrico con tabelle Aci, è possibile quantificare l’ammontare dei consumi effettivi e assegnare l’indennità in busta paga, come rimborso. Il calcolo può essere compiuto semplicemente immettendo alcuni dati sul mezzo di trasporto e sul tragitto effettuato.

Attenzione però: affinché possa valere il meccanismo del rimborso chilometrico in busta paga, tutti i costi sopportati dal lavoratore subordinato devono essere documentati con fatture, scontrini, note spese (a pena di indeducibilità).

Chi sono i beneficiari dell’indennità chilometrica?

Se sei dipendente presso un’azienda, ti chiederai a quali categorie di lavoratori è attribuita questa particolare voce che compensa le spese per lo spostamento con il proprio veicolo. Ebbene, in linea generale si tratta di dipendenti, amministratori, soci e personale esterno che abbiano stipulato un contratto di collaborazione con l’azienda (anche di tipo occasionale): chiaro allora che la potenziale platea di destinatari è molto ampia, ma ciò d’altronde rispecchia la logica del rimborso in oggetto.

Perciò non vi sono dubbi: se un lavoratore appartenente a una di queste categorie, per motivi di lavoro, deve andar in un luogo differente dalla sede abituale (e indicata nel contratto) e - per farlo - si serve di una macchina propria, scatterà il rimborso chilometrico o indennità chilometrica in busta paga.

Ci si potrebbe a questo punto domandare se anche il percorso casa-lavoro e lavoro-casa è da includersi in questo meccanismo. Ma la risposta è negativa poiché non si può parlare di vera e propria trasferta, perciò non ci sarà alcun rimborso o retribuzione extra.

Come avviene il calcolo dell’indennità chilometrica? Il ruolo fondamentale delle tabelle Aci

Come detto poco sopra, per compiere il calcolo del rimborso sono considerate le tabelle Aci - aggiornate periodicamente e strutturate in base a una percorrenza media in rapporto a ogni tipologia di vettura presente nel mercato. Infatti è lo Stato ad aver incaricato l’Aci (Automobile Club d’Italia) di calcolare i dati in materia di costo effettivo per chilometro sulla scorta della marca e del modello del veicolo usato per il viaggio, oltre che delle distanze chilometriche standard tra le differenti località del nostro Paese.

Le tabelle Aci - consultabili in Gazzetta Ufficiale - sono suddivise per categorie: motocicli, autoveicoli a benzina in produzione, autoveicoli a gasolio in produzione e così via. Lo ribadiamo per chiarezza: in queste tabelle è stimato il costo km di ciascun veicolo, individuato per marca, modello e serie.

Compiti del datore di lavoro e rimborso chilometrico

Al fine di calcolare l’indennità chilometrica in busta paga, il datore di lavoro deve ottenere le informazioni legate al mezzo utilizzato dal lavoratore subordinato per la trasferta e dunque per il viaggio. Ci riferiamo ovviamente alla tipologia del mezzo (veicolo a quattro ruote o moto), al modello e serie e al tipo di alimentazione (ad es. diesel).

Se sei un dipendente, sappi che è probabile che l’azienda abbia già predisposto - per questi casi - un modulo che serve a colui cui spetta l’indennità chilometrica in busta paga. Dal lavoratore dovrà essere compilato nelle sue varie parti e il documento avrà l’utile funzione di velocizzare il calcolo e diminuire il rischio di errori.

Il calcolo del rimborso chilometrico è comunque un’operazione molto semplice. Si tratta fondamentalmente di sapere qual è il mezzo usato e il numero di km per la trasferta. In seconda battuta, il costo chilometrico è individuabile con facilità nelle tabelle Aci: l’indennità chilometrica in busta paga infatti sarà il risultato della moltiplicazione tra distanza totale del tragitto e costo chilometrico stesso.

Trattamento fiscale dell’indennità chilometrica in busta paga per il lavoratore

Altro aspetto molto importante che non possiamo non ricordare, attiene alla tassazione del rimborso. Quando il tuo datore di lavoro avrà individuato il rimborso chilometrico che ti spetta per il viaggio, dovrà ovviamente versartelo in busta paga. Tuttavia, a differenza della ordinaria retribuzione, questa particolare voce è tassata in altro modo, sia per te come dipendente, che per l’azienda.

Per quanto riguarda il lavoratore, la tassazione rispetta precisi principi generali, a suo tempo dettati da una circolare del ministero delle Finanze del 1997:

  • per le trasferte nello stesso Comune o territorio comunale nel quale è la sede abituale di lavoro, il rimborso chilometrico è tassato come avviene per il resto del reddito;
  • mentre per le trasferte al di fuori del Comune, l’indennità chilometrica in busta paga non è tassata, a patto però che il rimborso sia stato stabilito tramite i coefficienti delle tabelle Aci.

Nelle circostanze di un eventuale controllo fiscale (ipotesi non così rara), sarà necessario esibire la documentazione data dal lavoratore e custodita dal datore di lavoro, da cui emerga che il calcolo del rimborso è stato effettuato in base ai criteri di cui alla legge.

Trattamento fiscale dell’indennità chilometrica in busta paga per l’azienda

Interessante è a questo punto notare qual è il rapporto tra l’indennità chilometrica e la tassazione applicabile, dal lato del datore di lavoro. Ebbene, dal punto di vista aziendale, il rimborso in oggetto fa parte dei costi di impresa e, proprio per questo, è deducibile. In buona sostanza, su di esso l’azienda non dovrà versare le tasse.

Ma alla deducibilità vi sono dei limiti che si correlano alla potenza del veicolo usato per il viaggio, ovvero 17 cavalli fiscali per i veicoli a benzina e 20 cavalli fiscali per mezzi a gasolio. Se il mezzo oltrepassa questi limiti, la citata deduzione non potrà essere totale, ma sarà oggetto di rimodulazione verso il basso - sulla scorta della cd. tabella dei costi di esercizio per percorrenza annua, presente sul portale web dell’Automobile Club d’Italia.

Essendo operazioni da svolgere con estrema precisione, l’azienda farà sempre bene a farsi affiancare da un contabile per tutto ciò che concerne l’indennità chilometrica in busta paga. Molto utili sono anche i software per l’archiviazione documenti, la conservazione delle buste paga, e anzi non pochi gestionali hanno anche sezioni ad hoc - al fine di semplificare i calcoli del rimborso chilometrico.

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