Che cos’è la fattura proforma, a cosa serve e quando si usa? Entriamo nei dettagli per vedere come compilarla e chi può emetterla.
In ogni attività è fondamentale una corretta gestione della documentazione al fine di garantire la massima trasparenza, correttezza e sicurezza nei rapporti tra venditori e acquirenti. Documenti come preventivi, ordini, fatture e contratti, infatti, permettono di definire chiaramente le condizioni di vendita e tutelare entrambe le parti coinvolte nella transazione. Tra questi si annovera la fattura proforma che non è un documento fiscale né quantomeno una fattura vera e propria.
Si rivela essere comunque importante perché permette di fornire informazioni dettagliate e precise su un’offerta commerciale prima dell’emissione della fattura definitiva. Questa caratteristica la rende uno strumento molto utilizzato soprattutto in ambito internazionale e nelle fasi preliminari di una trattativa. Ma quali sono le sue caratteristiche e in quali casi è consigliabile utilizzarla? Scopriamo tutto quello che c’è da sapere in merito.
Cos’è la fattura proforma: significato e definizione
La fattura proforma è un documento commerciale che anticipa la fattura vera e propria e viene utilizzata per comunicare al potenziale cliente i dettagli di una determinata offerta o una vendita prima che essa venga finalizzata. Si tratta, in pratica, di una sorta di preventivo che riporta informazioni dettagliate sui beni o servizi offerti, con tanto di prezzi, quantità e condizioni.
La sua funzione principale è quella di fornire una rappresentazione chiara e dettagliata dell’offerta commerciale, facilitando in questo modo la trattativa tra venditore e cliente. Ma non solo, aiuta, ad esempio, a rende più semplice l’ottenimento di autorizzazioni o finanziamenti, oltre ad agevolare eventuali operazioni di sdoganamento in caso di esportazioni.
Differenza rispetto alla fattura classica
La principale differenza tra una fattura proforma e una fattura classica è da rinvenire nel rispettivo valore dal punto di vista sia legale che fiscale. La fattura classica si presenta come un documento fiscale obbligatorio che serve a certificare la cessione di beni o la prestazione di servizi. Deve essere emessa entro termini precisi e contenere tutti gli elementi necessari ai fini contabili e fiscali, come ad esempio l’IVA, le imposte e i dati fiscali del venditore e del cliente. Grazie alla fattura classica si può beneficiare del diritto alla detrazione dell’IVA, oltre ad obbligare al pagamento, rispettando le condizioni in essa stabilite.
Dal suo canto la fattura proforma non ha valore fiscale né contabile e non costituisce prova di obbligo di pagamento. Questo perché non viene registrata contabilmente né inviata all’Agenzia delle Entrate. Si tratta, bensì, di un documento a uso esclusivamente informativo e commerciale, che permette di illustrare condizioni e dettagli di un’offerta prima della fatturazione definitiva.
In pratica, mentre la fattura classica è un documento ufficiale e vincolante, la fattura proforma è una semplice comunicazione preliminare che aiuta a pianificare e gestire al meglio la transazione commerciale.
La fattura proforma è valida? Ecco cosa dice la legge
In base alla normativa del nostro Paese la fattura proforma non ha valore fiscale né contabile e non sostituisce la fattura ufficiale. La fattura proforma, infatti, non è regolamentata da specifiche disposizioni normative che ne definiscano l’obbligatorietà o i requisiti, ma è utilizzata principalmente come documento preliminare a fini commerciali e amministrativi. Per via di queste sue caratteristiche, la validità di tale documento è limitata all’ambito informativo e non costituisce prova di obbligo di pagamento o di registrazione fiscale.
Si rivela essere comunque un documento molto importante e utile in ambito commerciale e amministrativo, soprattutto nelle trattative, nei rapporti con clienti esteri, così come per operazioni che richiedono un documento preliminare a scopo preventivo, di autorizzazione o di trasporto merci.
A cosa serve la fattura proforma e quando si usa
Come già detto la fattura proforma è uno strumento estremamente utile in diverse fasi del processo commerciale. Pur non avendo valore fiscale, viene utilizzata per anticipare i dettagli economici di una transazione, permettendo di avere una sorta di simulazione della fattura vera e propria. È particolarmente impiegata nei rapporti commerciali con clienti nuovi, nelle esportazioni e in tutte quelle situazioni in cui è necessario fornire un riepilogo chiaro dei costi prima di procedere con l’emissione della fattura definitiva.
Entrando nei dettagli, la fattura proforma si può usare prima dell’emissione della fattura definitiva, per confermare l’accordo economico o semplicemente per presentare un’offerta commerciale dettagliata. In ambito internazionale, inoltre, permette di agevolare lo sdoganamento delle merci. Ma non solo, può rivelarsi utile per richiedere finanziamenti o autorizzazioni, ad esempio in ambito pubblico o per bandi e gare, così come per verificare o dimostrare le condizioni economiche di una futura transazione. Il tutto senza generare obblighi fiscali immediati.
Tra i principali vantaggi della fattura proforma si annoverano i seguenti.
- Chiarezza nella comunicazione economica, poiché offre un riepilogo dettagliato degli importi, dei prodotti e dei servizi offerti, così come delle condizioni di compravendita.
- Flessibilità, dato che non comporta obblighi fiscali o contabili e può essere modificata liberamente prima della fatturazione definitiva.
- Nessun impatto fiscale immediato, poiché non genera obbligo di pagamento, IVA o registrazione contabile.
- Utile per le trattative, offre la possibilità al cliente di valutare l’offerta in modo chiaro e dettagliato prima di impegnarsi.
- Facilita operazioni internazionali, non a caso viene spesso richiesta nelle spedizioni estere e nelle pratiche doganali.
- Supporta richieste di approvazione o finanziamento, rivelandosi pertanto utile per clienti che devono ottenere autorizzazioni interne o fondi prima di concludere l’acquisto.
- Documentazione ordinata, poiché permette al fornitore di conservare traccia delle condizioni offerte prima della conferma ufficiale.
Chi può emettere una fattura proforma?
La fattura proforma può essere emessa da qualsiasi soggetto titolare di partita IVA, a prescindere dal fatto che si tratti di una persona fisica o giuridica, piuttosto che eserciti un’attività commerciale, artigianale o professionale. Non esistono vincoli particolari o autorizzazioni necessarie per l’emissione della fattura proforma, proprio perché non è un documento fiscale ufficiale.
Ne consegue che possono emettere una fattura proforma i liberi professionisti, come avvocati, commercialisti e consulenti, così come ditte individuali e artigiani e commercianti. Stesso discorso per società di persone, società di capitali, lavoratori autonomi, studi associati e cooperative e associazioni con attività commerciale
L’unica condizione richiesta è che il soggetto sia abilitato ad emettere fatture, ovvero sia titolare di partita IVA. Trattandosi di una simulazione della fattura reale, è bene sottolineare, anche quella proforma deve essere redatta con la massima attenzione, avendo l’accortezza di riportare tutti i dati rilevanti per rendere l’offerta chiara e professionale. Il tutto, ovviamente, fermo restando il fatto che sia presenta la dicitura “FATTURA PROFORMA” in modo tale da poterla distinguere da un documento fiscale vero e proprio.
Compilazione della fattura proforma
La compilazione della fattura proforma richiede attenzione e precisione, poiché, pur non avendo valore fiscale, si presenta come un documento commerciale che anticipa le condizioni economiche di una futura transazione. Se ben redatto, inoltre, trasmette professionalità e chiarezza, oltre a tutelare sia il venditore sia il cliente da equivoci o contestazioni. Di seguito vediamo nel dettaglio quali sono gli elementi fondamentali da inserire.
- Intestazione e dicitura obbligatoria. È fondamentale che il documento sia chiaramente identificato come “FATTURA PROFORMA”. Questa dicitura deve essere indicata in modo evidente, preferibilmente in alto, in modo tale da distinguerla inequivocabilmente da una fattura fiscale. L’assenza di questa dicitura potrebbe generare confusione e indurre il cliente a considerarla come una fattura vera e propria.
- Dati del fornitore. Devono essere inseriti i dati completi del soggetto che emette la proforma, ovvero: ragione sociale o nome e cognome, indirizzo completo della sede legale, partita IVA, se diverso anche il codice fiscale, ma anche contatti come telefono ed indirizzo e-mail.
- Dati del cliente. Anche il cliente deve essere chiaramente identificato, fornendo informazioni come ragione sociale o nome e cognome, indirizzo completo, partita IVA e/o codice fiscale.
- Numero e data. Nonostante non si tratti di un documento fiscale, è consigliabile numerare progressivamente le fatture proforma in modo tale da mantenere ordine e tracciabilità. In particolare si consiglia di indicare la data di emissione, che può essere utile come riferimento temporale per la validità dell’offerta.
- Descrizione dei beni o servizi. La parte centrale del documento deve riportare in modo chiaro e dettagliato la descrizione dei beni o servizi offerti, le quantità, il prezzo unitario, eventuali sconti applicati, il totale parziale e imponibile. È fondamentale che la descrizione sia chiara e priva di ambiguità, onde evitare possibili contestazioni in sde di fatturazione reale.
- Aliquote IVA e calcolo del totale. Anche se la fattura proforma non comporta obblighi fiscali, è buona norma indicare anche le aliquote IVA applicabili e simulare il calcolo sia di tale imposta che del totale finale. Questo aiuta il cliente a capire l’importo complessivo dell’operazione, compresi eventuali oneri accessori, quali ad esempio trasporto e imballaggio.
- Condizioni di pagamento e consegna. È consigliabile indicare le modalità e le tempistiche di pagamento, così come le modalità di consegna o prestazione del servizio.
- Note aggiuntive. Ove necessario è bene aggiungere eventuali note o clausole aggiuntive, come ad esempio i termini di validità dell’offerta o possibili penali. Ma non solo, può essere utile aggiungere una nota esplicativa per ricordare che si tratta di un documento non fiscale.
Si invita a prestare attenzione a questi dettagli, poiché una compilazione accurata della fattura proforma, anche se non obbligatoria per legge, si rivela essere una buona pratica commerciale che aiuta a migliorare la comunicazione con il cliente, riducendo il rischio di contestazioni e contribuisce alla gestione ordinata delle trattative.
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