Il costo azienda rappresenta uno degli elementi principali utilizzati dal datore di lavoro per valutare le scelte in termini di assunzione di nuove risorse, passaggi di livello o aumenti retributivi per i lavoratori in forza.
Su larga scala, il costo aziendale è utilizzato per costruire il budget per l’anno a venire, dato fondamentale nella vita di un’azienda, in quanto in grado di veicolare le scelte su prezzi da applicare ai clienti, eventuali investimenti o addirittura politiche di riduzione dei costi.
Di conseguenza, per quanti lavorano nelle risorse umane o in generale nell’elaborazione paghe, è quanto mai importante saper calcolare il costo aziendale. Eccezion fatta per i calcoli che interessano un elevato numero di dipendenti (come quelli che avvengono in sede di elaborazione del budget annuale) gli addetti ai lavori possono costruire facilmente un foglio di calcolo excel che gli permetta, modificando una serie di dati, di ottenere in pochi secondo il costo di un dipendente. Analizziamo in dettaglio come ottenere velocemente il costo azienda senza utilizzare il software paghe.
Costo del lavoro, quali soluzioni per calcolarlo velocemente?
Creare un prospetto excel
Per calcolare velocemente e in maniera sicura un costo del personale è sufficiente predisporre un foglio di calcolo in excel.
Nella parte alta del documento è opportuno indicare:
- Cognome e nome del dipendente;
- Livello di inquadramento;
- Elementi fissi mensili della retribuzione previsti dal Ccnl applicato e dai contratti collettivi territoriali e / o aziendali;
- Ulteriori elementi fissi di paga attribuiti dal datore di lavoro;
- Percentuale part-time.
Eccezion fatta per le informazioni indicate negli ultimi tre punti, gli altri dati hanno una funzione meramente descrittiva il suo scopo è quello di evitare che lo stesso foglio excel possa essere inavvertitamente utilizzato per un’altra simulazione, lasciando inalterati i dati della precedente.
Calcolo della RAL
Il primo passaggio prevede la creazione di una formula che sommi gli elementi fissi di paga da contratti collettivi con gli ulteriori importi attribuiti dall’azienda, percentualizzati in caso di dipendente part-time.
Il risultato dev’essere poi moltiplicato per le mensilità spettanti al dipendente, così composte:
- 12 mensilità ordinarie;
- Mensilità aggiuntive (tredicesima ed eventuale quattordicesima).
Facciamo l’esempio di un dipendente full-time con paga base e contingenza complessivamente pari a 1.800,00 euro lordi. Allo stesso è attribuito un superminimo assorbibile di 500,00 euro lordi. Il Ccnl prevede 13 mensilità di retribuzione.
La RAL si determina con questa formula nel documento in excel:
(1.800,00 + 500,00) * 13 = 29.900,00.
Naturalmente, il costo in questione tiene conto di un anno intero in forza in azienda. Volendo determinare la retribuzione lorda complessiva per un numero di mesi inferiore è necessario riproporzionare la tredicesima. Dal momento che quest’ultima corrisponde ad una mensilità di retribuzione è necessario dividere l’importo per 12 e successivamente moltiplicarlo per i mesi in forza.
Riprendendo l’esempio precedente, la retribuzione lorda si determina in questo modo (dipendente in forza per 6 mesi):
(1.800,00 + 500,00) * 6 = 13.800,00;
(2.300,00 / 12) * 6 = 1.150,02 (rateo di tredicesima).
Il totale di 13.800,00 + 1.150,02 = 14.950,02 rappresenta la base di calcolo per determinare il costo aziendale (elemento «A»).
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Calcolo dei contributi previdenziali e assistenziali
A differenza del calcolo del netto spettante al dipendente, in cui assumono importanza i contributi previdenziali ed assistenziali a carico dello stesso, nella determinazione del costo aziendale è necessario individuare la percentuale di contributi, al contrario, in capo all’azienda.
Trovata la percentuale, prima di effettuare il calcolo è necessario arrotondare la retribuzione annua lorda all’unità di euro:
- L’arrotondamento dev’essere effettuato per eccesso se i decimali sono uguali o superiori a 0,50;
- Arrotondamento per difetto se i decimali sono inferiori a 0,50.
Sulla somma arrotondata dev’essere applicata la percentuale sopra citata ottenendo così l’ammontare dei contributi previdenziali ed assistenziali a carico azienda (per comodità chiamiamolo elemento «B»).
Altri contributi a carico azienda
L’azienda può farsi carico di altri contributi ad esempio quelli per assistenza sanitaria integrativa, imposti dal Ccnl applicato. In tal caso è necessario quantificare:
- L’ammontare annuo (o comunque quello complessivo) dei contributi;
- La somma dovuta all’Inps pari al 10% dei contributi per l’assistenza sanitaria integrativa.
Ipotizziamo che l’azienda debba versare al fondo di assistenza sanitaria integrativa una quota mensile di 7 euro. Nel foglio di calcolo, per ottenere l’elemento «C» ecco i passaggi richiesti:
- 7*12 = 84 euro (contributi dovuti al fondo di assistenza sanitaria integrativa);
- 84 * 10% = 8,4 euro (contributo di solidarietà dovuto all’Inps).
Il totale di 92,40 euro rappresenterà l’elemento «C» da inserire nel calcolo del costo aziendale.
Calcolo del Tfr
Un altro elemento da inserire nel prospetto excel è il Tfr.
Il primo calcolo è quello per ottenere il Tfr lordo. Si divide la RAL per 13,5 (coefficiente fisso).
All’importo lordo dev’essere sottratto il contributo dovuto all’Inps (a carico del lavoratore) pari allo 0,50% dell’imponibile previdenziale. Riprendiamo quindi l’elemento considerato per calcolare i contributi Inps carico azienda e lo moltiplichiamo per 0,50%.
Il Tfr netto da sommare agli altri costi sarà pertanto il risultato di:
Tfr lordo - contributo 0,50% = Tfr netto (elemento «D»).
Premi Inail
L’ultimo passaggio è rappresentato dal calcolo del premio dovuto all’Inail. Si assume sempre a riferimento l’imponibile previdenziale arrotondato e su questo si applica il tasso (per mille) comunicato dalla stessa Inail per l’anno corrente.
Ottenuto l’importo, sullo stesso si calcola il contributo addizionale dell’1%.
Riprendendo i dati dell’esempio precedente, il premio annuo a carico azienda a titolo di assicurazione Inail sarà pertanto il risultato di:
- (Premio - base 29.900,00 * 4,70 tasso comunicato da Inail) / 1.000 = 140,53;
- Contributo addizionale pari a 140,53 * 1% = 1,41;
per un totale di 141,94 euro (elemento «E»).
Calcolo del costo totale
Arrivati al termine dei calcoli non resta che ottenere il costo azienda totale. Equivalente alla seguente formula:
Elemento «A» (RAL) + elemento «B» (contributi Inps conto azienda) + elemento «C» (contributi per assistenza sanitaria integrativa) + elemento «D» (Tfr) + elemento «E» (premio Inail) = costo azienda.
Quali precisazioni fare all’azienda / cliente?
Il calcolo del costo azienda come appena esposto non tiene conto di alcuni elementi come
- Ferie e permessi maturati nell’anno e non goduti;
- Ferie e permessi maturati negli anni precedenti e non goduti.
Il motivo? La fruizione di ferie e permessi non può essere individuata a monte posto che è figlia di dinamiche e scelte aziendali variabili oltre che delle esigenze del lavoratore stesso.
Battezzare un determinato monte ore di ferie - permessi goduti, in realtà non corrispondente a quella che è la fruizione effettiva, porterebbe ad una discrepanza tra costo azienda ipotetico e costo azienda effettivo.
Dal momento che tante sono le scelte legate al costo di un dipendente, un dato rivelatosi poi non corrispondente a realtà avrebbe conseguenze spiacevoli in termini di sostenibilità economico - finanziaria dell’azienda.
Per tale motivo si consiglia di escludere ferie e permessi dal calcolo del costo del personale.
Nelle osservazioni all’azienda / cliente sarà pertanto opportuno precisare che il dato finale tiene conto di una fruizione completa di ferie e permessi maturati nell’anno oggetto della simulazione.
