Dal 1° gennaio 2026 cambiano le regole per i pagamenti elettronici e ci sono solo 45 giorni per adeguarsi. Vediamo cosa fare e che sanzioni si rischiano.
Dal 1° gennaio 2026 scattano le nuove regole per i pagamenti elettronici e negli esercizi commerciali i registratori di cassa telematici dovranno essere collegati ai Pos e agli strumenti di pagamento. L’obbligo, introdotto dalla Legge di Bilancio 2025, non impatterà sull’operatività delle imprese e non comporterà costi aggiuntivi per gli esercenti. Chi non si adegua, però, rischia pesanti sanzioni.
Un provvedimento firmato dal direttore dell’Agenzia delle Entrate ha definito le nuove regole che gli esercenti dovranno seguire per effettuare l’abbinamento. Non è necessario l’intervento di un tecnico poiché il collegamento tra i due apparecchi non sarà fisico, ma si potrà effettuare tramite un servizio online messo a disposizione nell’area riservata del portale dell’Agenzia delle Entrate.
Nuove regole dal 1° gennaio, come adeguarsi?
Le imprese non dovranno provvedere a una modifica dei software o dell’hardware dei terminali, ma dovranno accedere alla propria area riservata del portale dell’Agenzia delle Entrate e procedere ad associare la matricola del registratore di cassa telematico, che risulterà già censito, ai dati identificativi dello strumento di pagamento.
La procedura va fatta una sola volta. Per rendere più facile le procedure all’esercente il sistema propone l’elenco degli strumenti di pagamento di cui è titolare (di cui è a conoscenza, visto che gli operatori finanziari hanno già provveduto alla comunicazione).
Se la memorizzazione e la trasmissione dei corrispettivi è effettuata tramite la procedura web dell’Agenzia delle Entrate e non attraverso un registratore di cassa, il collegamento deve essere effettuato all’interno della stessa procedura web.
Da quando bisogna adeguarsi?
Anche se l’obbligo scatta dal 1° gennaio 2026, l’Agenzia delle Entrate ha già comunicato che non metterà a disposizione la procedura immediatamente, ma sarà necessario attendere i primi giorni di marzo 2026. L’adeguamento, quindi, sarà graduale:
- per gli strumenti già in uso al 1° gennaio 2026 o utilizzati nel corso del primo mese dell’anno, sarà possibile effettuare il collegamento entro 45 giorni a decorrere dalla messa a disposizione del servizio online;
- per gli strumenti entrati in uso dopo il 31 gennaio o per eventuali variazioni di quelli in uso, il collegamento deve essere effettuato a partire dal sesto giorno del secondo mese successivo alla data di disponibilità dello strumento e tassativamente entro la fine dello stesso mese.
Le pesanti sanzioni
Il centro della novità fiscale, però, è rappresentato dalle sanzioni e dai controlli capillari che l’Agenzia delle Entrate predisporrà. Gli esercenti non dovranno sbagliare nella scelta del dispositivo di pagamento da collegare al registratore di cassa, altrimenti la discordanza delle informazioni che l’amministrazione tributaria riceverà potrebbero portare all’irrogazione della sanzione singola di 100 euro (che può arrivare fino a 1.000 euro nel trimestre).
Le sanzioni possono essere applicate anche in automatico, in caso di disallineamento dei dati per un’irregolarità formale. Per gli errori formali la sanzione è di 100 euro ogni trasmissione. Per chi invia dati discordanti senza accorgersene, quindi, rischia di pagare un massimo di 1.000 euro a trimestre.
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