Fattura Elettronica PA, errori, formati, IPA, SDI: tutte le informazioni utili per affrontare il nuovo sistema

Da domani, 31 Marzo, entra in vigore l’obbligo di emettere la fattura elettronica nei confronti di tutte le pubbliche amministrazioni. Una rivoluzione che coinvolgerà 46000 uffici pubblici ma, soprattutto, circa 2 milioni di cittadini che, nella loro attività professionale, svolgono il ruolo di fornitori delle pubbliche amministrazioni e che saranno chiamati a predisporre la nuova fattura elettronica.

Proprio per questo è opportuno considerare quali sono gli errori più comuni da evitare in vista della data di domani e comprendere quali sono le modalità più opportune per utilizzare gli strumenti informatici che consentono la fatturazione elettronica nei confronti delle PA.

Il pericolo maggiore da evitare è, infatti, a prescindere dallo specifico errore, proprio quello di vedersi la fattura scartata o annullata dal Sistema di Interscambio (SDI): nei primi mesi del 2015, da quando è diventata obbligatoria l’emissione della fattura verso le amministrazioni centrali dello Stato, sono state, infatti, scartate il 15,4% delle fatture emesse.

Invio multiplo
Stando alle rilevazioni effettuate dall’Agenzia delle Entrate negli scorsi mesi, la causa principale di scarto delle fatture elettroniche inviate negli scorsi mesi è l’invio multiplo. Questo errore, in base al quale la stessa fattura viene inviata due o tre volte allo SDI, è determinato da un doppio click che il fornitore effettua erroneamente al momento dell’invio.
Si tratta di un errore molto comune ma poco rilevante dal momento che la prima fattura inviata per la prima volta, con il primo click, risulta accettata ed è, quindi, valida mentre le successive sono considerate nulle perché scartate.

Tracciato non conforme
Altra causa molto diffusa che determina lo scarto della fattura elettronica è l’errore denominato "tracciato non conforme". A tal proposito è opportuno ricordare che dallo scorso 2 Febbraio sono entrate in vigore nuove norme relative alla fattura elettronica, che hanno determinato un adeguamento del Sistema di Interscambio in ossequio al nuovo regime fiscale dello split payment verso le Pubbliche Amministrazioni; con tale aggiornamento sono state previste anche nuove modalità di compilazione della fattura di cui è opportuno tenere conto.

Codice IPA
L’Ipa, ossia l’indice della Pubblica Amministrazione è un codice univoco che consente al sistema di individuare qual è la specifica pubblica amministrazione (Comune di Bari piuttosto che Provincia di Como, ad esempio) al quale deve essere inoltrata la fattura.
Anche se si tratta di un errore compiuto in casi limitati, dal momento che le PA si sono dimostrate collaborative e hanno indicato il proprio codice ai fornitori, è opportuno segnalare che può risultare utile richiedere, in sede di contratto di fornitura, di specificare non solo il codice univoco dell’ufficio ma anche tutti gli altri dati e le altre informazioni che consentiranno sia il corretto invio della fattura, sia l’effettivo pagamento della stessa (se i dati bancari sono incompleti, ad esempio, la PA non riuscirà a liquidare la fattura).

Conservare le fatture
Per quanto riguarda il sistema da scegliere per conservare le fatture, gli esperti contabili che si sono occupati della nuova procedura di fatturazione consigliano di scegliere quanto prima quale sistema utilizzare e di adottare un unico conservatore che consentirà, anche dopo molto tempo, di ritrovare facilmente le fatture ricevute; a tal proposito è opportuno segnalare che sono già stati individuati 19 soggetti abilitati a cui le PA possono rivolgersi per conservare le fatture.
Le PA, che hanno l’obbligo di conservare le fatture emesse, devono considerare a tal proposito che l’elemento fondamentale è l’integrità del documento mentre i fornitori non hanno l’obbligo di conservare le fatture emesse, anche se è consigliabile farlo comunque.

Formato elettronico
A differenza delle fatture elettroniche verso i privati, l’unico formato previsto per la fattura elettronica verso la Pubblica Amministrazione è l’XML corredato di firma digitale.

Esito della procedura di fatturazione
Il SID (Sistema di Interscambio) assegna a ogni singola fattura un codice identificativo e provvede al suo inoltro al destinatario dopo aver eseguito dei controlli di carattere formale.
A seguito dei controlli è possibile ottenere uno dei seguenti risultati:

• Esito negativo = determina lo scarto del file inviato e l’invio di una notifica di scarto al mittente. Se la fattura viene scartata dallo SDI, a fini della contabilizzazione la fattura deve essere considerata come non emessa e può essere sostituita senza note di variazione;
• Esito positivo = la fattura viene inviata correttamente e il mittente riceve dallo SDI una ricevuta di consegna. In questo caso la Pubblica Amministrazione che ha ricevuto la fattura ha 15 giorni per inviare allo Sdi una notifica di accettazione o di rifiuto della fattura. Se la fattura viene accettata dallo SDI ma rifiutata dalla PA destinataria, ai fini della contabilizzazione, il fornitore deve emettere una nota di accredito a storno della fattura. Dopo lo storno, se necessario, il fornitore potrà procedere all’emissione di una nuova fattura elettronica.