Come assumere un lavoratore dipendente: tutte le procedure

Claudio Garau

4 Novembre 2021 - 08:00

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Assumere un dipendente: qual è la soluzione migliore e quali sono le procedure? Ecco una guida completa a supporto del datore di lavoro.

Come assumere un lavoratore dipendente: tutte le procedure

Quella di assumere un lavoratore dipendente è una possibilità che ogni azienda valuta nel corso del tempo, e specialmente nei periodi in cui il trend è positivo. In queste condizioni, infatti, il datore di lavoro è più propenso ad investire in nuove risorse.

Tuttavia, vi sono delle precise regole giuridiche da considerare, in primis quelle sui contratti che possono essere stipulati. Seguire ogni singolo step nel modo corretto è essenziale per non rischiare delle conseguenze a livello legale, per assicurare il rispetto di tutte le clausole contrattuali e per essere sicuri di non vedere sfumare la possibilità di godere degli incentivi per le assunzioni.

Qui di seguito intendiamo fornire una guida pratica e sintetica sulle procedure da compiere per assumere un lavoratore dipendente, in modo da acquisire consapevolezza su quanto stabilito dal legislatore in merito a contratti e rapporti di lavoro subordinato. D’altronde se è vero che per non poche aziende l’inserimento di una nuova risorsa è un atto che ha luogo con una certa frequenza, per molte altre realtà nascenti (pensiamo ad es. alle start up) si tratta invece di un passaggio delicato o del tutto nuovo.

Come assumere un lavoratore dipendente con contratto a tempo indeterminato

Vero è che oggigiorno l’azienda che intende unire al personale già esistente nuove risorse può scegliere tra diverse tipologie contrattuali. Ciascuna di esse si caratterizza per specifiche peculiarità.

È essenziale rimarcare subito che, secondo le norme di diritto del lavoro, la forma tipica di rapporto di lavoro dipendente è rappresentata dal contratto a tempo indeterminato. Allo scopo di spingere le aziende a ricorrervi, stabilizzando i lavoratori, la legge ha previsto limiti allo sfruttamento di altre tipologie contrattuali (ad es. la durata). E in linea generale, se non si sceglie il contratto a tempo indeterminato, i costi sono maggiori.

Nella prassi delle aziende, la tipologia di contratto è decisa a monte, prima dell’avvio dell’iter di ricerca e selezione del personale. Non sorprende infatti che sia normale individuare nel testo dell’annuncio di lavoro la menzione chiara della tipologia di contratto presa in considerazione per l’assunzione.

Sono quattro le maggiori tipologie di contratto di lavoro che chi intende assumere un lavoratore dipendente deve conoscere a priori.

Anzitutto, abbiamo il contratto a tempo indeterminato, ossia il contratto a tempo pieno e senza una scadenza prestabilita dalle parti. Per lungo tempo ha rappresentato il contratto di lavoro per antonomasia, ed è tuttora - per ovvi motivi - il contratto più gradito ai lavoratori. Inoltre, in ragione della stabilità che garantisce, è ancora oggi il contratto che attira il maggior numero di incentivi per le aziende, assegnati dallo Stato.

Esiste in verità anche il cd. contratto a tempo indeterminato parziale. Esso consiste in un contratto a tempo indeterminato, ma non a tempo pieno: in dette circostanze, non vi sono le tipiche 40 ore settimanali, ma un orario inferiore. Conseguentemente, la retribuzione risulta in proporzione minore.

Come assumere un lavoratore dipendente con contratto a tempo determinato, apprendistato o contratto a chiamata

Molto applicato oggi è il contratto a tempo determinato, caratterizzato dall’apposizione di un termine nel testo sottoscritto dalle parti. Appunto, a differenza dell’indeterminato, comporta una chiara scadenza del rapporto lavorativo, che però può essere eventualmente rinnovato, come molto spesso succede nella prassi di vari settori lavorativi.

Tuttavia per limitare l’applicazione dei contratti a tempo determinato, che certamente non favoriscono la stabilizzazione e la solidità del rapporto di lavoro nel corso del tempo, sono vigenti specifiche norme che fissano un limite massimo di dipendenti assunti con questa tipologia di contratto.

Inoltre, tra i limiti introdotti dal legislatore vi è altresì la previsione di una durata massima del contratto a tempo determinato. Infatti, il contratto a termine non può oltrepassare la durata straordinaria totale di 24 mesi - nell’ordinario 12 mesi - salvo differenti disposizioni previste dai CCNL applicati.

Ancora, l’azienda è tenuta ad esprimere una giustificazione nitida e precisa dei motivi alla base della scelta di questo contratto per assumere un lavoratore dipendente.

Invece, con il contratto di apprendistato abbiamo innanzi un accordo riservato ai lavoratori subordinati più giovani e meno esperti, che dunque devono essere formati. In buona sostanza, a fronte di un supporto da parte dello Stato, l’azienda che sottoscrive un contratto di apprendistato si obbliga a fornire al dipendente tutte le competenze mirate a sviluppare le professionalità che servono alla propria carriera lavorativa e a conquistare un posto fisso in azienda.

Infine, tra i quattro contratti più utilizzati da chi sceglie di assumere un lavoratore dipendente, abbiamo il contratto a chiamata, detto anche contratto di lavoro intermittente. Esso può essere a termine o a tempo indeterminato. Sulla scorta di quanto previsto nel testo dell’accordo tra le parti, il lavoratore può essere obbligato a rispondere alla chiamata del datore di lavoro.

In altre parole, con detto contratto, il dipendente si rende disponibile a compiere una certa prestazione dietro chiamata del datore di lavoro, in base tempi e modi stabiliti da quest’ultimo.

Come assumere un lavoratore dipendente: la funzione della lettera di impegno all’assunzione

Valutata la tipologia di contratto di interesse, l’azienda dovrà affrontare il processo di recruiting. Talvolta questo iter può essere molto complesso, specialmente quando si tratta di ricercare figure ad alto tasso di specializzazione. Ecco perché può rivelarsi opportuno affidarsi alla competenza di un’agenzia di selezione del personale, per velocizzare questa fase.

Non di rado succede che, dopo aver selezionato il lavoratore più idoneo al ruolo, l’assunzione effettiva sia spostata in avanti nel tempo. Ciò può verificarsi per esigenze del datore di lavoro, del dipendente o di entrambi. In dette circostanze, è prassi diffusa quella di firmare una lettera d’impegno per l’assunzione.

La lettera di impegno all’assunzione consiste in una scrittura privata che, se sottoscritta da ambo, le parti ha natura giuridica e vincolante.

Si tratta, in buona sostanza, di una garanzia per l’azienda e il lavoratore, che permette di definire con certezza i confini del futuro rapporto lavorativo. Tecnicamente, la lettera di impegno all’assunzione è riconducibile alla fattispecie del contratto preliminare.

Interessante notare che con la sottoscrizione della lettera di impegno, per il lavoratore o il datore che non rispetteranno l’impegno di assunzione potranno emergere profili risarcitori.

Come assumere un lavoratore dipendente: cosa deve indicare il contratto?

Se un’azienda intende assumere un dipendente, deve sapere che il contratto di lavoro va stipulato in forma scritta ai fini della prova.

Ne consegue che, in assenza di un documento scritto spetta all’azienda provare i contenuti del rapporto di lavoro in essere. In presenza del contratto scritto, invece, è il lavoratore a dover dare prova che le effettive modalità di svolgimento del lavoro sono differenti rispetto a quanto precisato in precedenza.

Per espressa norma di legge, il contratto di lavoro deve includere una serie di informazioni basilari, mentre per altre si può fare riferimento a quanto delineato dal CCNL di riferimento.

In particolare, gli elementi obbligatori da indicare espressamente sono:

  • identità delle parti;
  • luogo di lavoro;
  • data di inizio del rapporto di lavoro;
  • durata del rapporto di lavoro;
  • mansione assegnata, qualifica e livello di inquadramento (di riferimento è il CCNL applicato).

Mentre, possono essere oggetto di rinvio al CCNL - laddove presenti in esso - le informazioni attinenti a:

  • retribuzione;
  • orario di lavoro;
  • durata del periodo di ferie e del periodo di prova;
  • termini di preavviso in ipotesi di dimissioni o licenziamento.

Fatta eccezione per le modifiche che scaturiscono da disposizioni normative o dal CCNL di categoria, eventuali modifiche delle condizioni contrattuali pattuite inizialmente, intervenute nel corso del rapporto di lavoro, devono essere rese note per iscritto al dipendente entro 30 giorni.

Come assumere un lavoratore dipendente: quali sono le comunicazioni da effettuare?

Non è finita qui. Dopo aver sottoscritto il contratto è opportuno tener presente le altre comunicazioni obbligatorie previste dalla legge.

Infatti, il datore di lavoro è obbligato a inviare telematicamente all’Ufficio per l’Impiego il Modello Unificato LAV, non oltre il giorno anteriore all’inizio del rapporto di lavoro.

La comunicazione citata consente di rispettare gli obblighi dichiarativi nei confronti di INPS, INAIL, ANPAL, Regioni e Ispettorato nazionale del lavoro. Attenzione però: per trasmettere il modello UNILAV il datore deve prima accreditarsi al portale della Regione nella quale è situata la sede di lavoro assegnata al dipendente neoassunto.

E, prima dell’inizio dell’attività di lavoro, il lavoratore subordinato deve ottenere una copia del contratto sottoscritto, il modulo per la scelta della destinazione del TFR, l’informativa sulla privacy ed altresì la documentazione circa le detrazioni fiscali applicabili.

Da non dimenticare che nell’ambito dell’iter di corretta assunzione, l’azienda è tenuta alla cd. denuncia nominativa all’Inail. Quest’ultima da parte sua – sulla scorta dei dati ottenuti – fisserà il premio assicurativo da versare ogni anno.

Inoltre, i lavoratori esposti al rischio di responsabilità civile verso terzi nel compimento delle loro mansioni, devono essere assicurati dal datore di lavoro all’atto dell’assunzione o successivamente, nel caso mutino le mansioni.

Assunzioni particolari: a cosa fare attenzione

Ci sono però delle casistiche particolari che abbiamo scelto di trattare separatamente vista la complessità del rapporto. Nel dettaglio, si tratta delle assunzioni che riguardano:

Concludendo, è dunque chiaro che assumere un lavoratore dipendente comporta di dover rispettare una serie di rigorose regole di legge. Pertanto prima di scegliere di immettere nuove risorse in azienda, è opportuno aver le idee ben chiare. Anche perché l’azienda che occupa lavoratori subordinati senza la citata preventiva comunicazione al Centro per l’impiego rischia di incorrere nelle pesanti sanzioni per il lavoro nero.

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