Straordinari non pagati, adesso puoi avere gli arretrati presentando i giusti documenti

C’è una regola che troppo spesso viene dimenticata: il tempo trascorso a lavorare oltre il normale orario deve essere retribuito secondo quanto previsto dal contratto collettivo applicato. Eppure, in molte aziende restare qualche ora in più finisce per diventare un’abitudine, se non addirittura una pretesa implicita del datore di lavoro.

Può succedere che lo straordinario venga richiesto espressamente, ma anche che il dipendente continui a lavorare oltre l’orario perché il carico assegnato non consente di terminare prima. In entrambi i casi, il fatto che questa situazione si ripeta nel tempo non significa che quelle ore possano essere considerate “gratuite”.

Fermo restando che il datore di lavoro non può imporre lo straordinario senza rispettare i limiti stabiliti dalla legge e dal contratto collettivo, le ore effettivamente svolte devono essere pagate con la relativa maggiorazione o compensate secondo le modalità previste. Se ciò non avviene, il lavoratore può chiedere il pagamento delle differenze retributive maturate negli anni precedenti, purché non siano già trascorsi i termini di prescrizione.

Chi richiede gli arretrati deve però dimostrare tanto di avere svolto del lavoro straordinario quanto indicare con sufficiente precisione quando e per quante ore.

A ribadirlo è stata la Corte di Cassazione con l’ordinanza n. 20700 del 18 giugno 2026, secondo cui prospetti generici e dichiarazioni poco circostanziate possono non essere sufficienti. Una pronuncia che ovviamente non introduce un nuovo diritto agli arretrati degli straordinari, che era già riconosciuto, bensì offre maggiori indicazioni su come farlo valere.

Straordinari non pagati, il diritto del lavoratore va dimostrato

Come prima cosa ribadiamo un principio fondamentale, che ci aiuterà a comprendere il resto della guida: le ore di straordinario effettivamente lavorate devono essere sempre retribuite, con le maggiorazioni previste dal contratto collettivo applicato.

Questo diritto, però, non porta automaticamente al riconoscimento degli arretrati, perché è necessario dimostrare che il lavoro oltre il normale orario sia stato realmente svolto e quantificarne con sufficiente precisione la durata.

Quando il problema non viene risolto direttamente con il datore di lavoro, il dipendente può farsi assistere da un sindacato oppure rivolgersi all’Ispettorato del lavoro. Se neppure questi passaggi portano al pagamento, resta la possibilità di agire davanti al giudice.

Ed è proprio in questa fase che le prove diventano decisive (l’onere di dimostrarlo ricade sul lavoratore che richiede le differenze retributive), in quanto consentono al giudice di accertare che le ore extra siano state effettivamente lavorate.

L’esito del contenzioso, quindi, non è sempre scontato. E non perché venga messo in discussione il diritto a ricevere il compenso per il lavoro svolto, ma perché le prove presentate possono risultare troppo generiche per stabilire con certezza il numero delle ore effettuate.

È quanto accaduto nel caso esaminato dalla Corte di Cassazione con l’ordinanza n. 20700 del 18 giugno 2026, di un dipendente che aveva presentato un prospetto nel quale confrontava, giorno per giorno, le ore che sosteneva di avere lavorato con quelle indicate in busta paga.

Aveva inoltre chiesto che alcuni testimoni confermassero quanto riportato nel documento. Per i giudici, però, questa ricostruzione non era abbastanza specifica: mancavano indicazioni sufficienti sull’orario effettivamente svolto e sulla sua distribuzione nei diversi giorni della settimana. Una carenza che ha impedito al lavoratore di ottenere gli arretrati richiesti.

Con quali documenti richiedere gli arretrati degli straordinari

La recente ordinanza della Cassazione ci aiuta a capire quali documenti e prove servono per far valere il diritto agli arretrati, evitando che la richiesta venga respinta perché troppo generica.

Nel dettaglio, i documenti presentati devono consentire una ricostruzione capace di inviare i giorni interessati, l’orario ordinario, l’ora di entrata e di uscita, le pause e il lavoro effettivamente svolto oltre il normale turno. Più prove concordano tra loro, maggiori sono le possibilità di ottenere il pagamento.

A tal proposito, possono risultare utili:

• un prospetto analitico delle ore, compilato giorno per giorno che indichi gli orari effettivi e le differenze rispetto a quanto riportato in busta paga;

• le timbrature del badge e i registri delle presenze, utili a dimostrare l’ingresso e l’uscita dall’azienda.

• email, messaggi e comunicazioni aziendali, soprattutto quando mostrano che il datore o un responsabile ha richiesto di proseguire il lavoro oltre l’orario oppure era consapevole che il dipendente lo stesse facendo;

• turni, ordini di servizio, agende e documenti relativi all’attività svolta, come appuntamenti con i clienti, rapporti d’intervento, consegne o accessi ai sistemi aziendali effettuati fuori orario;

• contratto di lavoro e buste paga, necessari per ricostruire l’orario ordinario, le maggiorazioni applicabili e verificare quante ore siano già state retribuite;

• le testimonianze di colleghi o altri soggetti presenti, che devono però riferire circostanze precise. Non basta, infatti, chiedere a un testimone di confermare genericamente che il dipendente “lavorava sempre oltre l’orario”, in quanto servono indicazioni chiare e dimostrabili;

• verbali e diffide dell’Ispettorato del lavoro, che rappresentano elementi importanti ma non rendono incontestabile il credito. Come chiarito dalla Cassazione con l’ordinanza n. 20700 del 2026, anche l’accertamento ispettivo può essere contestato dal datore di lavoro davanti al giudice.

La soluzione migliore è quindi costruire una prova composta da più elementi coerenti, mettendo insieme più documenti possibili. Ecco perché conservarli già durante il rapporto di lavoro può fare la differenza nel momento in cui si decide di chiedere gli arretrati.

I limiti della prescrizione

Prima di concludere, ricordiamo che anche in presenza della documentazione necessaria la richiesta degli arretrati per gli straordinari resta soggetta alla prescrizione.

Trattandosi di crediti retributivi corrisposti periodicamente, il termine previsto dall’articolo 2948 del Codice civile è di 5 anni.

A riguardo, bisogna però fare delle precisazioni in merito alla decorrenza. Ad esempio, per la maggior parte dei dipendenti del settore privato, la Corte di Cassazione ha stabilito che, dopo le modifiche introdotte dalla riforma Fornero e dal Jobs Act, la prescrizione dei crediti retributivi decorre dalla cessazione del rapporto di lavoro.

Di conseguenza, gli arretrati non ancora prescritti possono essere richiesti entro 5 anni dalla fine del rapporto e la domanda può riguardare anche straordinari svolti più di 5 anni prima.

La regola è diversa nel pubblico impiego: in questo caso la prescrizione decorre anche mentre il rapporto è ancora in corso, a partire dalla maturazione di ogni singolo credito. Di conseguenza, un dipendente pubblico che non reclama tempestivamente gli straordinari rischia quindi di perdere, mese dopo mese, il diritto alle somme maturate oltre il suddetto termine.

Ricordiamo che comunque la prescrizione può essere interrotta inviando al datore di lavoro una richiesta scritta di pagamento, preferibilmente tramite Pec o raccomandata con ricevuta di ritorno, la quale deve identificare con chiarezza il credito rivendicato e manifestare la volontà di ottenerne il pagamento. Dal momento in cui il datore la riceve comincia a decorrere un nuovo termine di 5 anni.

In ogni caso, è consigliabile non aspettare: con il passare del tempo diventa più difficile recuperare quei documenti utili e indispensabili per dimostrare le ore effettivamente lavorate.