Attenzione a come si documentano e a come si pagano le spese che il datore di lavoro deve rimborsare ai dipendenti, si rischia di vedersi tassare gli importi in busta paga.
Da quest’anno per avere diritto al rimborso spese dal datore di lavoro non basta più lo scontrino. Per le trasferte di lavoro entrano a pieno regime le nuove regole che rivoluzionano il rimborso spese 2026 per i lavoratori dipendenti.
La novità più importante delle modifiche è rappresentata dal fatto che non è più sufficiente avere lo scontrino o la fattura per avere diritto al rimborso, ma è importante anche la modalità di pagamento. Se non si rispettano i criteri individuati dalla normativa si rischia di vedersi tassare l’eventuale rimborso in busta paga.
Il rimborso spese ai dipendenti 2026
Uno degli aspetti più burocratici della gestione aziendale è il rimborso spese dei dipendenti, sia per il lavoratore che lo richiede, sia per l’azienda che lo eroga.
Il rimborso spese è la restituzione di una somma anticipata dal lavoratore nell’interesse dell’azienda durante lo svolgimento della propria attività lavorativa. Nella maggior parte dei casi si accumulano rimborsi in caso di trasferte, missioni o acquisti per conto dell’azienda.
Se gestito nel modo giusto, il rimborso erogato dal datore di lavoro è esentasse e non rientra nel calcolo del reddito imponibile per il calcolo dei contributi previdenziali.
Il rimborso ha natura di restituzione e non si tratta di una retribuzione e proprio per questo non deve essere assoggettato all’Irpef. Per avere diritto al rimborso spese esentasse però, ci sono dei criteri da rispettare: la spesa deve essere stata sostenuta nell’interesse del datore di lavoro e deve essere collegata a una attività lavorativa svolta nell’orario di lavoro.
La spesa deve essere documentata analiticamente e deve rispettare gli obblighi di tracciabilità previsti dalla normativa.
Rimborsi ai dipendenti, novità 2026
Le novità che investono l’impianto normativo dei rimborsi ai dipendenti riguardano chi si sposta spesso per lavoro, chi visita i clienti, chi deve frequentare corsi di formazione e chi effettua spese per conto dell’azienda per cui lavora.
Il rimborso, quindi, riguarda le spese di trasferta (hotel, pasti, taxi, volo, imposta di soggiorno, noleggio auto con o senza conducente) ma anche acquisti anticipati dal dipendente per l’azienda.
La disciplina dei rimborsi cambia in caso la trasferta avvenga fuori o dentro il Comune in cui si trova la sede di lavoro. La distinzione è fondamentale nella nuova normativa perché determina quali rimborsi fanno reddito e quali, invece, sono esentasse.
Trasferte fuori del Comune di lavoro
Se la trasferta è fuori dal Comune in cui ha sede l’azienda, il sostituto di imposta può adottare tre tipologie di rimborso:
- analitico: sono rimborsate esattamente le spese sostenute dal dipendente. Il dipendente riceve il rimborso del costo reale sostenuto ma le spese devono essere tutte inerenti all’attività lavorativa, devono essere sostenute con strumenti di pagamento tracciabili (bonifico, bancomat o carte di credito) e devono essere documentate con la nota spese. Nel sistema analitico sono rimborsabile e non concorrono alla formazione del reddito anche spese minori (lavanderia, telefono, mance, ad esempio) anche se non sono documentate ma attestate analiticamente nella nota spese e sono esentasse nel limite di 15,49 euro al giorno per trasferte in Italia, 25,82 per trasferte estere;
- forfettario: il dipendente riceve un’indennità giornaliera al netto delle spese di viaggio e trasporto che non è imponibile fino a 46,48 euro al giorno se la trasferta è in Italia e fino a 77,47 euro al giorno se è all’estero; spese di viaggio e trasporto sono rimborsate con la presentazione di apposita documentazione e non concorrono alla formazione del reddito imponibile. In questo caso non possono essere rimborsate altre spese oltre al viaggio e al trasporto, tutte le altre rientrano nel rimborso forfettario che il dipendente riceve;
- misto: oltre all’indennità vengono rimborsate anche le spese di vitto e alloggio, ma in questo caso l’indennità esentasse riconosciuta quotidianamente si riduce di un terzo se si rimborsano vitto o alloggio e di due terzi se si rimborsano sia vitto sia alloggio. Restano rimborsabili i costi documentati di viaggio e trasporto.
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Trasferte nello stesso Comune della sede di lavoro
Per le trasferte che il dipendente fa fuori sede di lavoro, ma dentro lo stesso Comune in cui è ubicata, le regole cambiano. Le regole in questo ambito erano molto più rigide e quasi tutte le spese erano considerate reddito imponibile. Dal 1° gennaio 2025, invece, sono esentasse tutte le spese di trasporto e di viaggio non concorrono alla formazione di reddito imponibile se sono documentate, ma non richiedono più il documento del mezzo di trasporto utilizzato.
Inoltre le novità permettono anche di ottenere esentasse il rimborso chilometrico per l’uso della propria auto, a patto che sia calcolato con le tabelle Aci e sia comprovato e documentato. Le stesse regole valgono per i pedaggi autostradali e per i parcheggi, ma in questo caso è necessario che i documenti identifichino la sosta e il veicolo in modo univoco (targa del veicolo e annotazione del giorno, destinazione e chilometri percorsi).
Tracciabilità delle spese
Il requisito cardine del 2026 è l’obbligo di tracciabilità dei pagamenti che, però, non sempre è necessaria. Se le spese di vitto, alloggio, viaggio (con mezzi pubblici non di linea, taxi, noleggio con conducente), imposta di soggiorno e trasporto sono pagate in contanti per spostamenti in Italia, il rimborso può essere assoggettato a tassazione.
L’obbligo di pagamento tracciabile, invece, non è previsto per biglietti di treni, aerei, navi, bus di linea: in questo caso il rimborso è sempre esentasse. Esclusi dall’obbligo di tracciabilità anche i rimborsi che sono erogati con indennità chilometrica se il lavoratore si è spostato con il proprio veicolo.
Se la trasferta è all’estero l’obbligo di pagare con strumenti tracciabili non pregiudica l’esenzione fiscale del rimborso.
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