Quando spetta il rimborso per l’uso dell’auto personale al lavoro

Al lavoro utilizzi l’auto privata? Allora potresti avere diritto al rimborso. Ecco quando spetta e come calcolarlo.

Fai un lavoro per il quale devi essere automunito, perché durante la giornata sei chiamato a effettuare diversi spostamenti? In questo caso è lecito domandarsi chi debba sostenere i costi per l’utilizzo - e l’usura - dell’auto personale e, soprattutto, se il datore di lavoro sia obbligato a riconoscere un rimborso.

La risposta dipende dalle ragioni dello spostamento, in quanto il normale tragitto tra casa e luogo di lavoro resta generalmente a carico del dipendente.

Diverso è quando l’automobile viene utilizzata nell’interesse dell’azienda, ad esempio per raggiungere i clienti o un deposito nel quale ritirare gli strumenti necessari per svolgere la propria attività. In queste situazioni, infatti, può spettare un rimborso: e attenzione, perché come chiarito di recente dalla Corte di Cassazione non è neppure sempre indispensabile l’autorizzazione scritta del datore di lavoro.

Vediamo allora quando l’uso dell’auto privata dà diritto al rimborso, come viene calcolato (e tassato) e cosa deve dimostrare il lavoratore per ottenerlo.

Quando spetta il rimborso per l’uso dell’auto privata

Entriamo subito nel vivo facendo chiarezza su quando l’utilizzo dell’auto privata può dare diritto a un rimborso.

L’aspetto decisivo non è tanto il fatto che il lavoratore abbia usato il proprio veicolo, quanto la ragione per cui lo ha fatto: ad esempio, laddove l’automobile sia stata utilizzata semplicemente per raggiungere la sede abituale di lavoro partendo da casa, le spese restano generalmente a carico del dipendente. Diverso è quando lo spostamento sia necessario per svolgere l’attività lavorativa.

In questa situazione l’utilizzo del mezzo risponde a un’esigenza del datore di lavoro e può quindi essere riconosciuto il rimborso delle spese sostenute. Bisogna però verificare cosa prevedono il contratto collettivo e individuale applicato, nel quale possono essere indicate sia le condizioni richieste che le modalità di calcolo.

Generalmente serve che l’impiego dell’auto sia stato richiesto o almeno autorizzato dal datore di lavoro. Come vedremo, però, l’assenza di un’autorizzazione scritta non esclude automaticamente il diritto al rimborso: in determinate circostanze il consenso dell’azienda può essere dimostrato anche attraverso la prassi seguita e il comportamento tenuto nel tempo.

Il rimborso spetta anche senza autorizzazione scritta?

Ovviamente l’autorizzazione del datore di lavoro rappresenta una delle condizioni generalmente richieste per ottenere il rimborso delle spese sostenute utilizzando l’auto privata. Ma deve necessariamente essere concessa per iscritto? Secondo la Corte di Cassazione, non sempre.

A chiarirlo è l’ordinanza n. 24114 del 27 luglio 2026, relativa al caso di un dipendente del settore dei servizi ambientali nel quale nel contratto individuale la sede di lavoro coincideva con il territorio di un determinato Comune, ma ogni giorno il lavoratore doveva raggiungere un deposito aziendale situato altrove per partecipare all’appello e ritirare il mezzo necessario per svolgere il servizio.

Per effettuare questo spostamento utilizzava la propria automobile, per questo aveva chiesto il rimborso delle spese sostenute come previsto dal contratto collettivo applicato. L’azienda si era tuttavia opposta sostenendo di non aver mai autorizzato espressamente l’uso del veicolo personale, una motivazione che non è stata ritenuta sufficiente per negare il diritto.

La Cassazione ha infatti rilevato che il lavoratore utilizzava quotidianamente la propria auto senza che il datore glielo avesse mai contestato. Inoltre, l’azienda non aveva indicato soluzioni alternative che gli permettessero di raggiungere il deposito rispettando l’orario di lavoro. Da queste circostanze è stato possibile ricavare un’ autorizzazione tacita, con la conseguente conferma del rimborso di 2.644,42 euro, oltre a interessi e rivalutazione.

Quanto spetta di rimborso e come si calcola

Va detto che non esiste un importo unico che il datore di lavoro deve riconoscere per ogni chilometro percorso, in quanto la somma spettante dipende innanzitutto da quanto previsto dal contratto collettivo o dal contratto individuale.

In molti casi viene riconosciuta un’indennità chilometrica, calcolata prendendo come riferimento i costi elaborati dall’Aci per lo specifico modello di veicolo utilizzato. Nel calcolo rientra, oltre al carburante, anche una parte dei costi sostenuti per l’acquisto e il mantenimento dell’automobile, come assicurazione e manutenzione.

Una volta individuato il costo chilometrico del veicolo, è sufficiente moltiplicarlo per i chilometri percorsi per ragioni di servizio. Ad esempio, con un costo pari a 0,45 euro al chilometro e uno spostamento complessivo di 120 chilometri, il rimborso sarà di 54 euro.

L’accordo aziendale può comunque prevedere un criterio differente, riconoscendo soltanto alcune voci di spesa oppure utilizzando un modello di automobile di riferimento.

A queste somme possono aggiungersi, se previsto e dietro presentazione dei relativi documenti, i costi sostenuti per pedaggi autostradali e parcheggi.

Il rimborso chilometrico è tassato?

Il rimborso chilometrico è a tutti gli effetti un rimborso spese: per questo motivo, se correttamente calcolato e documentato, non concorre alla formazione del reddito e non è soggetto a Irpef e contributi.

L’esenzione vale per gli spostamenti effettuati fuori dal Comune della sede di lavoro e, come chiarito dall’Agenzia delle Entrate con la circolare n. 15/E del 2025, anche per quelli svolti al suo interno. In quest’ultimo caso è però necessario che il rimborso sia determinato utilizzando parametri oggettivi, come i costi chilometrici Aci, e supportato da una documentazione che indichi percorso e ragioni dello spostamento.

Come chiedere il rimborso al datore di lavoro

Quando possibile, è comunque consigliabile ottenere l’autorizzazione del datore di lavoro prima di utilizzare l’auto privata per ragioni di servizio, verificando anche le modalità previste dal contratto collettivo o dal regolamento aziendale.

Per richiedere il pagamento bisogna poi presentare una nota spese nella quale indicare il modello del veicolo, le date degli spostamenti, le destinazioni raggiunte, i chilometri percorsi e le ragioni del viaggio.

Anche in assenza di un’autorizzazione scritta il lavoratore può dimostrare che l’utilizzo dell’automobile era conosciuto e accettato dall’azienda attraverso ordini di servizio, messaggi, e-mail o altri elementi relativi alla prassi seguita: se questo dovesse rifiutarsi sarà allora opportuno presentare una richiesta formale e conservare tutta la documentazione utile a dimostrare che gli spostamenti sono stati effettuati nell’interesse del datore di lavoro.