Nei contratti di lavoro dipendente la trasferta corrisponde ad uno spostamento provvisorio e temporaneo del lavoratore in una sede diversa da quella in cui è svolta di norma l’attività lavorativa.
Il trattamento ai fini contributivo - assistenziali e fiscali (Imposta sul Reddito delle Persone Fisiche e relative addizionali regionali e comunali) varia a seconda del luogo di svolgimento della trasferta e, altresì, del tipo di ristoro economico assicurato al lavoratore.
In particolare, in caso di trasferta nel territorio comunale dove si trova la sede abituale di lavoro, sono interamente soggette a contributi e tasse tutte le somme riconosciute al dipendente, eccezion fatta per i rimborsi delle spese di trasporto sostenute e documentate da biglietti di autobus, tram, metropolitana, ricevute di taxi, fatture di società di car sharing.
Al contrario, gli effetti in termini di contributi e tasse per le somme riconosciute in occasione delle trasferte fuori comune varia in funzione del tipo di ristoro assicurato ai dipendenti. Nel caso in cui la scelta aziendale (volontaria o imposta dalla contrattazione collettiva) sia quella di garantire il rimborso delle spese effettivamente sostenute (cosiddetto «rimborso a piè di lista») esiste un segreto per risparmiare tanto nelle somme erogate al lavoratore quanto in termini di contributi a carico azienda. Analizziamo la questione in dettaglio.
Il segreto per risparmiare sui rimborsi chilometrici
Il rimborso a piè di lista
Il rimborso a piè di lista è una forma di ristoro economico al lavoratore in cui l’azienda riconosce in busta paga l’importo equivalente alle spese sostenute nel corso della trasferta, per viaggio, trasporto, vitto e alloggio (opportunamente documentate).
Se trattasi di trasferta:
- Nel territorio comunale in cui insiste la sede abituale di lavoro, i rimborsi sono a tutti gli effetti (e in misura intera) assoggettati a contributi previdenziali e assistenziali a carico azienda e dipendente, nonché a ritenute fiscali in capo al lavoratore;
- Fuori del territorio comunale in cui insiste la sede abituale di lavoro, i rimborsi non sono imponibili (in questo caso, quindi, esiste il solo costo economico a carico azienda determinato dal rimborso delle spese).
Nel sistema del rimborso a piè di lista le spese sostenute dal dipendente chiamato a utilizzare la propria autovettura per rendersi sul luogo della trasferta vengono quantificate utilizzando le indennità chilometriche risultanti dalle tabelle ACI.
Le tabelle ACI
Le tabelle ACI, disponibili peraltro online collegandosi al portale «aci.it» forniscono il costo chilometrico a carico del dipendente, determinato in base alla percorrenza e al tipo di automezzo utilizzato.
Consultate le tabelle ed estrapolato il costo per singolo chilometro lo stesso dev’essere moltiplicato per la distanza percorsa dal dipendente (risultante dall’apposita nota spese). Dall’operazione costo / km da tabelle ACI * km percorsi si ottiene l’ammontare del rimborso da riconoscere al lavoratore.
Da notare che il datore di lavoro è libero di ristorare l’utilizzo dell’auto sulla base di una tariffa chilometrica superiore a quanto previsto dalle tabelle ACI ma, in tal caso, l’eccedenza rispetto ai valori convenzionali citati è soggetta a contributi e tasse essendo considerata reddito.
Come risparmiare sui rimborsi chilometrici?
Nelle ipotesi in cui il contratto collettivo nulla preveda in merito alla modalità di ristoro economico il datore di lavoro può scegliere di ricorrere al rimborso a piè di lista.
In queste situazioni è bene sapere che il valore espresso dalle tabelle ACI in termini di costo chilometrico rappresenta esclusivamente il tetto massimo superato il quale l’eccedenza è soggetta a contributi e tasse. In assenza di regolamentazione collettiva, nulla vieta al datore di lavoro di liquidare i rimborsi chilometrici in base ad un valore forfettario definito a monte (di norma in un accordo aziendale con le sigle sindacali) secondo un ammontare inferiore a quanto risulta dall’ACI.
Operando nei termini descritti il datore di lavoro ha un risparmio economico, rappresentato dal fatto che i rimborsi, anziché essere liquidati per il valore ACI vengono riconosciuti in funzione di un valore forfettario, di ammontare inferiore rispetto al primo.
Un esempio di risparmio economico
Per meglio comprendere l’impatto del risparmio economico rappresentato dall’adozione del costo chilometrico a forfait consideriamo l’esempio del dipendente Caio il quale, nel corso del mese di settembre 2024, si è recato in trasferta utilizzando la vettura personale.
Le trasferte, tutte fuori del territorio comunale in cui insiste la sede abituale di lavoro, hanno comportato (come risulta da nota spese) una percorrenza mensile di 320,50 chilometri.
Ipotizzando che la vettura di Caio (un’Alfa Romeo Giulietta, alimentazione a gasolio, modello 2.0 JTDM-2, 175 cavalli) comporta, da tabelle ACI, un costo chilometrico (per una percorrenza annua di 10 mila chilometri) pari a 0,5554 euro.
In tal caso, il rimborso spettante in busta paga di settembre 2024 ammonta a euro 0,5554 * 320,50 chilometri = 177,73 euro.
Al contrario, dal momento che il Ccnl applicato nell’azienda in cui lavora Caio non prevede nulla in merito al rimborso chilometrico, per accordo aziendale opera un costo chilometrico forfettario (per tutti i dipendenti) pari a 0,34 euro / chilometro.
In questa situazione il rimborso si riduce a euro 0,34 * 320,50 chilometri = 108,97 euro, con un risparmio per il datore di lavoro di 177,73 - 108,97 = 68,76 euro.
In quali altri casi si può utilizzare il valore forfettario?
Il costo chilometrico forfettario può legittimamente essere adottato dall’azienda anche nell’ipotesi in cui il contratto collettivo nazionale di lavoro disponga sì il rimborso a piè di lista ma senza dettagliare le modalità di calcolo del ristoro per i dipendenti che utilizzano l’autovettura personale.
leggi anche
Tassazione rimborsi chilometrici: le regole 2023
Come si calcola il costo forfettario?
Per non incorrere nell’errore di erogare rimborsi chilometrici in misura superiore a quanto risulta dalle tabelle ACI (privandosi così del risparmio economico) il datore di lavoro è bene che valuti attentamente l’ammontare del costo chilometrico forfettario.
Una soluzione è quella di considerare il costo chilometrico da tabelle ACI dell’intero parco - macchine dei dipendenti. Una volta analizzata la lista delle vetture e dei relativi costi è possibile concordare con le organizzazioni sindacali un costo chilometrico inferiore a tutti quelli presenti. Costo che sarà comunque soggetto a revisione (con le stesse modalità appena descritte) dopo un certo periodo di tempo.
