L’Agenzia delle Entrate con la Circolare 15/E/2025 ha definito i limiti dell’obbligo di tracciabilità per la deduzione e detassazione delle spese di trasferta (vitto e alloggio) e di trasporto.
A cosa fare attenzione per ottenere la detassazione delle spese di trasferta (vitto e alloggio) e trasporto? In quali casi le spese devono essere effettuate con mezzi di pagamento tracciabili e in quali, invece, non è necessario?
Alla vigilia del 2026 si rende necessario dare indicazioni applicative sulle leggi emanate nel 2025 e che di fatto entrano nelle dichiarazioni del 2026. L’Agenzia delle Entrate con la Circolare 15/E 2025 chiarisce i limiti e le modalità di applicazione delle nuove regole sulla detassazione/non imponibilità delle spese di trasferta, vitto e alloggio inserite nella Legge di Bilancio 2025.
Ecco come e quando ottenere la detassazione delle spese di trasporto, trasferta, vitto e alloggio.
Deducibilità spese di trasporto, vitto e alloggio per le imprese
L’articolo 95 del TUIR al comma 3 prevede che le spese di vitto e alloggio sostenute per le trasferte effettuate fuori dal territorio comunale sono ammesse in deduzione per le aziende fino ad un importo di 180,76 euro al giorno, elevato a 258,23 euro in caso di trasferte all’estero.
In caso di utilizzo di veicoli di proprietà a noleggio, per il calcolo dei limiti della deducibilità si utilizzano le tabelle ACI.
La Legge di Bilancio 2025 ha introdotto nuove regole e in particolare ha stabilito che per:
- spese di vitto e alloggio;
- viaggio mediante autoservizi pubblici non di linea (taxi ed NCC);
- spese di viaggio effettuati in Italia e rimborsate ai dipendenti con metodo analitico;
sono deducibili dall’impresa se effettuate con mezzi di pagamento tracciabili.
Il pagamento può essere effettuato con:
- bonifico bancario o postale;
- PagoPA e MAV
- carte di credito, debito o prepagate;
- assegni bancari e circolari;
- App via smartphone ;
Detassazione rimborsi spese vitto, alloggio e trasporto per lavoratori dipendenti
Per quanto, invece, riguarda i lavoratori dipendenti che ricevono i rimborsi, il comma 5 dell’articolo 51 del TUIR prevede che le indennità ricevute le trasferte e le missioni fuori dal territorio comunale non concorrono alla determinazione del reddito.
Ci sono diversi metodi di calcolo dell’importo delle spese rimborsate. L’articolo 51 del TUIR prevede che nel caso in cui il rimborso spese sia effettuato in modo forfetario, gli importi di tale indennità giornaliera non concorrono alla formazione del reddito fino a euro 46,48 per le trasferte in Italia (elevati a euro 77,47 per le trasferte all’estero).
Con il metodo analitico il rimborso spese viene detassato nei limiti di quanto comprovato dalla documentazione. Nel sistema misto è corrisposto, in aggiunta all’indennità di trasferta, anche il rimborso analitico delle spese di vitto e alloggio. In tal caso, la franchigia di euro 46,48 (elevata a euro 77,47 per le trasferte all’estero) è ridotta di un terzo in caso di rimborso delle spese di alloggio o di vitto, nonché nei casi di alloggio o di vitto fornito gratuitamente, e di due terzi in caso di rimborso sia delle spese di alloggio sia di quelle di vitto, o in caso di vitto e alloggio forniti gratuitamente.
Le indennità o i rimborsi di spese per le trasferte nell’ambito del territorio comunale, tranne i rimborsi di spese di viaggio e trasporto comprovate e documentate, concorrono a formare il reddito.
Spese escluse da obbligo di tracciabilità
Dall’obbligo della tracciabilità sono state escluse le spese per le spese effettuate all’estero. Escluse dall’obbligo di tracciabilità anche le spese sostenute per l’acquisto di biglietti di viaggio per linee del trasporto pubblico ( comunque mezzi diversi da taxi e NCC) e i rimborsi effettuati sotto forma di indennità chilometrica.
La Circolare dell’Agenzia delle Entrate precisa i limiti della deducibilità ed estende il trattamento a:
- spese per il pedaggio debitamente documentate, sostenute durante trasferte sia nel comune sia fuori dal comune della sede di lavoro;
- spese per il parcheggio;
- imposta di soggiorno.
Obbligo di tracciabilità delle spese anche per lavoratori autonomi
L’obbligo di tracciabilità si estende anche ai lavoratori autonomi. In questo caso la stessa disciplina è prevista per le spese di rappresentanza. Precisa la Circolare 15 che a partire dal periodo d’imposta successivo a quello in corso al 1° gennaio 2025, ferma restando il rispetto del principio di inerenza, anche tali spese sono deducibili solo se sostenute con mezzi di pagamento tracciabile.
La Circolare precisa che, non essendo stata normativamente prevista una limitazione del requisito della tracciabilità alle sole spese sostenute in Italia, ai fini della deducibilità dal reddito d’impresa, anche le spese di rappresentanza sostenute all’estero devono essere sostenute con mezzi di pagamento tracciabile.
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