In sede di assunzione dei lavoratori la normativa impone la consegna di una serie di documenti, tra cui spicca, naturalmente, il contratto individuale di lavoro.
A seguire, non meno importanti, il modello cosiddetto «D23» per le scelte in materia di tassazione fiscale Irpef (detrazioni, bonus 100 euro, aliquota fiscale fissa) e il modulo «TFR2» per la destinazione del trattamento di fine rapporto in azienda o ad un fondo di previdenza complementare.
In aggiunta a tutti i i documenti citati esistono una serie di informative e regolamenti che il datore di lavoro è opportuno consegni al dipendente in sede di assunzione, al fine di evitare brutte sorprese nel corso del rapporto.
Dipendenti neo assunti: 4 regolamenti e informative da consegnare assolutamente
Regolamento disciplinare
Per poter legittimamente adottare sanzioni disciplinari nei confronti dei lavoratori dipendenti, l’azienda è tenuta a portare a conoscenza di questi ultimi il codice disciplinare.
Il codice altro non è che l’insieme delle norme disciplinari (infrazioni, procedure di contestazione e sanzioni applicabili) previste dalla contrattazione collettiva nazionale, aziendale ovvero definite unilateralmente dal datore di lavoro. Dev’essere comunque assicurato un contenuto minimo essenziale, rappresentato dalle previsioni legislative in materia e dagli articoli del contratto collettivo di lavoro applicabile, relativi alle violazioni e sanzioni disciplinari.
Il codice disciplinare deve, in particolare, descrivere chiaramente (anche sfruttando una semplice elenco per punti) i comportamenti disciplinarmente rilevanti e le corrispondenti sanzioni. Come affermato dalla giurisprudenza di Cassazione (sentenza 27 maggio 2004 numero 10201)
La normativa (articolo 7, comma 1, Legge 20 maggio 1970) impone che il codice disciplinare sia portato a conoscenza dei lavoratori mediante affissione in luogo accessibile a tutti.
In aggiunta all’affissione (e non, si badi bene, in alternativa alla stessa) si può valutare di consegnare copia del codice disciplinare al lavoratore in sede di assunzione.
Informativa su eventi di malattia ed infortunio
Gli eventi di malattia ed infortunio sul lavoro impediscono al lavoratore di garantire l’attività manuale e / o intellettuale dedotta in contratto. Di conseguenza, viene meno l’obbligo dell’azienda di assicurare la copertura retributiva.
La legge e i contratti collettivi impongono, a seconda dei casi:
- Il trattamento economico interamente a carico del datore di lavoro;
- Il trattamento economico a carico di Inps ed Inail, con integrazione da parte del datore di lavoro.
Al fine di garantire l’intervento economico dell’azienda / istituti il lavoratore, al verificarsi dell’evento, deve mettere in pratica una serie di azioni tra cui il rilascio del certificato medico.
Il mancato rispetto degli obblighi può portare al disconoscimento dell’evento come assenza giustificata e, di conseguenza:
- La qualificazione dell’evento come assenza ingiustificata, condotta che può portare, a seconda della gravità, sino al licenziamento disciplinare;
- L’assenza di qualsiasi copertura economica.
Pertanto, è opportuno che il datore di lavoro consegni, in sede di assunzione, un’informativa sugli obblighi e le regole di comportamento imposte al dipendente al verificarsi degli eventi di malattia ed infortunio.
Informativa sull’utilizzo dei permessi 104
L’Inps, ai sensi della Legge numero 104/1992, garantisce la copertura economica per le ore di assenze dei lavoratori necessarie per assicurare l’assistenza al familiare con handicap grave.
Il diritto ai permessi, nella misura di tre giorni al mese (anche continuativi), spetta a condizione che la persona da assistere non sia ricoverata a tempo pieno (per tutte le ventiquattro ore) presso strutture ospedaliere o simili (pubbliche o private) che assicurino assistenza sanitaria continuativa.
Possono ottenere i permessi, previa domanda all’Inps:
- Il coniuge (o parte dell’unione civile);
- Il convivente di fatto;
- Parenti o affini entro il secondo grado.
Il diritto ai permessi si estende a parenti ed affini entro il terzo grado, nel caso in cui i genitori, il coniuge (o la parte dell’unione civile), il convivente di fatto hanno compiuto 65 anni ovvero sono anch’essi affetti da patologie invalidanti a carattere permanente, sono deceduti o mancanti per assenza naturale, giuridica (ad esempio celibato) o per situazioni di assenze continuative, giuridicamente assimilabili alle precedenti e certificate dall’autorità giudiziaria o dalla pubblica autorità.
L’utilizzo improprio dei permessi 104 espone il lavoratore al rischio di:
- Responsabilità disciplinari, tali da portare, nei casi più gravi, sino al licenziamento per giusta causa, senza alcun obbligo di preavviso in capo all’azienda;
- Responsabilità penali, ai sensi dell’articolo 316-ter del Codice penale, per indebita percezione di indennità statali dal momento che la copertura retributiva delle ore di assenza è a carico dell’Inps.
Dal punto di vista penale l’articolo 316-ter dispone che incorre nel reato di indebita percezione di indennità statali chi attraverso «l’utilizzo o la presentazione di dichiarazioni o di documenti falsi o attestanti cose non vere, ovvero mediante l’omissione di informazioni dovute, consegue indebitamente, per sé o per altri, contributi, finanziamenti, mutui agevolati o altre erogazioni dello stesso tipo, comunque denominate, concessi o erogati dallo Stato, da altri enti pubblici».
L’articolo 316-ter, accertabile d’ufficio senza una preventiva denuncia, comporta la reclusione da sei mesi a tre anni ovvero una sanzione amministrativa da 5.164,00 a 25.822,00 euro se la somma indebitamente percepita è pari o inferiore a 3.999,96 euro.
In ogni caso, la sanzione non potrà eccedere il triplo del beneficio conseguito.
Lato - azienda invece la giurisprudenza di Cassazione ha ritenuto legittimo il licenziamento del lavoratore che usufruisce del permesso per assistere i familiari disabili per finalità diverse e del tutto estranee all’assistenza, ad esempio per partecipare ad una serata danzante o per frequentare lezioni universitarie.
In particolare è stato ammesso (sempre sulla base della Suprema Corte) l’incarico ad un’agenzia investigativa di effettuare un controllo finalizzato ad accertare l’utilizzo improprio, da parte del dipendente, dei permessi per assistere familiari disabili. Tale controllo riguarda infatti la prestazione lavorativa, essendo effettuato al di fuori dell’orario di lavoro ed in fase di sospensione dell’obbligazione principale di rendere la prestazione lavorativa.
Viste le gravi conseguenze previste a livello disciplinare, penale o amministrativo, è opportuno consegnare ai dipendenti un’informativa sul corretto utilizzo dei permessi previsti dalla Legge numero 104/1992.
Informativa sull’utilizzo di permessi e congedi
Il lavoratore per esigenze personali e di salute può essere costretto ad assentarsi dal lavoro. In questi casi, a seconda del tipo di permesso o congedo, la retribuzione dei periodi di assenza è a carico del datore di lavoro o dell’Inps. Di conseguenza, per ciascun istituto, cambiano le regole riguardanti le modalità di richiesta e i documenti da presentare.
Si pensi, ad esempio, ai permessi per lutto o grave infermità di:
- Coniuge, anche se legalmente separato;
- Parte dell’unione civile;
- Parente entro il 2° grado, anche se non convivente;
- Soggetto componente la famiglia anagrafica.
In questi casi, essendo la retribuzione interamente a carico del datore di lavoro, l’interessato deve comunicare preventivamente all’azienda stessa l’evento che dà titolo al permesso ed i giorni nei quali esso sarà utilizzato.
In caso di decesso del familiare il dipendente è tenuto a documentare l’evento con la relativa certificazione o con dichiarazione sostitutiva.
Al contrario, in caso di grave infermità, è necessario presentare, entro 5 giorni dalla ripresa dell’attività lavorativa, idonea documentazione del medico specialista del Servizio sanitario nazionale o del servizio con esso convenzionato, del medico di medicina generale, del pediatra di libera scelta o della struttura sanitaria.
Il caso dei permessi lutto / grave infermità è solo uno dei tanti esempi delle regole specifiche che accompagnano ogni assenza giustificata (e retribuita) del lavoratore. Per non correre il rischio (come già citato sopra) di:
- Assentarsi senza presentare la domanda all’Inps / datore di lavoro;
- Assentarsi senza giustificare adeguatamente l’evento che obbliga il lavoratore stesso a non essere presente al lavoro;
ed incorrere in sanzioni disciplinari o semplicemente nella non copertura economica dei giorni di assenza, è opportuno fornire ai lavoratori un’informativa sulle regole principali riguardanti l’accesso a permessi e congedi, tanto quelli a carico azienda quanto quelli retribuiti dall’Inps.
