Il software paghe è uno strumento imprescindibile per quanti si occupano di elaborazione cedolini.
Tramontato il tempo della compilazione delle buste paga a mano, al giorno d’oggi le tempistiche richieste per la liquidazione dei netti e gli adempimenti imposti dalla legge e dai contratti collettivi nazionali di lavoro, impongono l’utilizzo di un software che elabori in automatico i cedolini:
- Inserendo le competenze spettanti al dipendente;
- Calcolando i contributi previdenziali ed assistenziali;
- Determinando la tassazione fiscale da trattenere al lavoratore;
- Calcolando il netto in busta paga.
Naturalmente il programma paghe è uno strumento che dev’essere impostato e controllato dall’uomo, come l’auto ha bisogno del suo pilota.
Al pari della macchina da acquistare, anche la scelta del software paghe, visto l’elevato numero di esemplari sul mercato, dev’essere dettata da una serie di elementi e preferenze. In particolare è necessario chiedersi cosa può fare il software rispetto ai nostri bisogni.
Analizziamo in dettaglio quali elementi possono essere valutati ai fini di scegliere il programma paghe che meglio si adatta alle esigenze di aziende, professionisti e clienti.
Come scegliere il software paghe
Capacità di personalizzare il programma paghe
I software paghe sono di norma contemplati per essere utilizzati da una platea eterogenea di realtà, in termini di contratti collettivi applicati, enti di previdenza ed assistenza coinvolti ed altre condizioni normativo - retributive.
Può tuttavia essere necessario personalizzare il programma alla luce di:
- Contratti collettivi territoriali o aziendali applicati;
- Istituti che derogano alla normativa di legge o del Ccnl;
- Particolari impostazioni contabili.
Di conseguenza è importante valutare se ed in quale misura il software permette di mantenere impostazioni personalizzate alla singola azienda.
Flessibilità nel creare prospetti Excel
Una fetta importante dell’attività di elaborazione paghe consiste nel produrre prospetti Excel.
Questi ultimi vengono infatti utilizzati, ad esempio, per il controllo dei cedolini paga, soprattutto nelle realtà con un numero considerevole di dipendenti.
Gli addetti ai lavori hanno quindi necessità, ogni mese, di avere un foglio di calcolo in cui inserire determinati dati, a piacimento, da prelevare dall’anagrafica dipendente o direttamente dal cedolino.
Possiamo citare a tal proposito:
- Il prospetto che rileva i netti in busta paga dove, grazie ai filtri, è possibile verificare se ci sono dipendenti con un netto negativo o pari a zero (se presenti, è necessario analizzare nel dettaglio il cedolino);
- Il prospetto con l’anzianità di servizio per verificare se i dipendenti che avevano diritto ad un ulteriore scatto di anzianità l’abbiano effettivamente avuto in busta paga;
- Il prospetto con i dati provenienti dal calendario presenze al fine di stabilire se il totale delle ore lavorate coincide con quanto indicato in busta paga.
I fogli Excel sono inoltre fondamentali per raccogliere i dati sul personale utili per rispondere a questionari o statistiche imposti dagli enti pubblici ovvero, ad esempio, per ottenere contributi a fondo perduto o ancora per partecipare a gare d’appalto.
Di conseguenza, nel valutare il programma paghe da utilizzare è opportuno chiedersi:
- I prospetti Excel sono precaricati dai programmatori senza possibilità di modifica o personalizzazione?
- Qual è al contrario il livello di personalizzazione dei prospetti? E’ possibile aggiungere o togliere dati con facilità?
- Quanti prospetti excel permette di avere il programma paghe?
- I dati che figurano nei prospetti vengono prelevati unicamente dai cedolini paga o, altresì, dall’anagrafica del dipendente?
- Si può scegliere il mese di competenza dei dati raccolti o, al contrario, vengono prelevate le informazioni sulle ultime paghe elaborate?
Assistenza
I contatti tra l’azienda - professionista e l’assistenza del programma paghe sono quanti mai frequenti e talvolta con cadenza quotidiana o settimanale.
Ci sono ad esempio:
- I problemi legati all’elaborazione paghe (il programma è bloccato);
- La necessità di aggiungere nuove funzionalità al programma;
- Le informazioni su dove trovare una determinata funzionalità del software;
- L’esigenza di risolvere determinati errori emersi nell’attività quotidiana (per esempio un calcolo sbagliato dei contributi previdenziali causato da un problema di impostazione da parte dei programmatori).
Pertanto, nello scegliere il programma paghe è opportuno interrogarsi su:
- Come viene contattata l’assistenza, tramite telefono, mail o apposito portale?
- Quali sono i tempi di risposta?
- L’assistenza garantisce solo interventi a distanza o eventualmente (pagando un sovrapprezzo) sono disponibili ad attività personalizzate in loco?
- Per l’ausilio sull’elaborazione dei modelli di pagamento F24 e le denunce fiscali annuali (Certificazioni uniche e 770) esiste un’assistenza specifica?
- L’attività dell’assistenza è compresa nel forfait per la licenza del software paghe o, al contrario, è fatturata a parte? In quest’ultimo caso sulla base di quali criteri?
Compatibilità con i programmi di timbrature ed elaborazione presenze
I cedolini paga vengono elaborati sulla base dei dati inseriti nel calendario presenze.
L’inserimento di queste ultime può avvenire:
- Direttamente dall’operatore, grazie ai fogli contenenti le giornate e le ore di presenza / assenza trasmessi dall’azienda;
- Importando nel programma paghe il file creato dall’apposito software presenze.
Nel secondo caso il programma paghe e la piattaforma utilizzata per l’elaborazione delle presenze devono essere impostati in modo da poter dialogare tra loro.
Questo significa che:
- Il programma presenze deve creare un file contenente dati che possono essere letti dal software paghe (in termini di lunghezza, punteggiatura, formato);
- I dipendenti cui si riferiscono le presenze devono essere agganciati alle rispettive anagrafiche del programma paghe;
- Gli eventi inseriti in presenze (ad esempio ferie, malattie, maternità) devono essere elaborati come tali anche in busta paga.
Di conseguenza è opportuno valutare:
- Con quanti programmi presenze può dialogare il software paghe;
- Se i parametri richiesti per la creazione del file presenze possono essere agevolmente trattati dai programmatori dell’azienda cliente;
- Se il programma paghe è flessibile nel diventare compatibile con altri file presenze;
- Se i programmatori del software paghe sono disponibili nel prendere contatto con l’azienda cliente al fine di impostare correttamente il file presenze.
Solo prospetti in pdf?
Il programma paghe oltre a produrre i prospetti Excel citati per il controllo dei cedolini e le rilevazioni statistiche di volta in volta richieste dagli enti pubblici, è utilizzato anche per creare una serie di documenti utili per:
- La rilevazione del costo del personale (prospetti contabili);
- Comprendere l’ammontare dei ratei maturati dai dipendenti in termini di ferie, permessi, tredicesima ed altre mensilità aggiuntive (prospetto ratei);
- Comprendere quante ore di ferie e permessi hanno ancora a disposizione i lavoratori e se gli stessi hanno usufruito delle stesse nel rispetto delle scadenze di legge e del Ccnl applicato (prospetto ferie e permessi);
- Comprendere e rilevare ai fini contabili il trattamento di fine rapporto maturato dai lavoratori (prospetto Tfr).
Di norma tutti i prospetti citati sono già impostati dai programmatori, senza possibilità di modificarli o aggiungere ulteriori dati.
In base alle esigenze del cliente può essere necessario produrre i prospetti in excel o altri formati utili. Una potenzialità da considerare nella scelta del programma paghe.
Possibilità di inserimenti / modifiche massive
Nella vita di un’azienda / studio professionale può verificarsi la necessità di inserire / effettuare modifiche su un elevato numero di dipendenti. È il caso ad esempio dell’acquisizione di un nuovo cliente ovvero della sottoscrizione di un accordo aziendale che preveda un elemento fisso della retribuzione, aggiuntivo rispetto a quelli già presenti.
In questi frangenti l’inserimento manuale del dipendente e / o delle voci in anagrafica può richiedere molto tempo. Per questo motivo è importante verificare che il software paghe sia in condizione di caricare / modificare massivamente i dipendenti.
