Tutto quello che deve fare (e sapere) il lavoratore in casa di malattia, dal certificato medico, che nel 2026 ha cambiato alcune regole, alla comunicazione al datore
Il certificato di malattia è il documento fondamentale per giustificare l’assenza dal lavoro per motivi di salute e, nei casi previsti, per ottenere il trattamento economico spettante durante la malattia. Rilasciato dal medico, certifica lo stato morboso e la conseguente incapacità temporanea a svolgere l’attività lavorativa.
Negli anni il processo per ottenerlo e trasmetterlo è cambiato radicalmente, prima con il certificato telematico, poi con l’intervento più recente: la circolare INPS n. 92 del 4 settembre 2026, che ha riscritto le regole sulla decorrenza della prognosi e ha reso possibile, in molti più casi, coprire anche il giorno precedente alla visita. Vediamo nel dettaglio come funziona il certificato, come richiederlo, cosa comunicare al datore di lavoro e quali obblighi rispettare per non perdere né tutela economica né posto.
Come funziona il certificato di malattia? A chi si richiede?
In caso di evento morboso che non permetta al lavoratore di prestare temporaneamente la propria capacità lavorativa, esso può assentarsi dal posto di lavoro per malattia. In questi casi opera un particolare istituto, l’indennità di malattia, che consente di ricevere un trattamento economico per le giornate di assenza. La tutela, però, è subordinata all’esibizione del certificato di malattia, ossia a quel documento, ormai telematizzato, che attesta l’impossibilità di lavorare.
Il certificato di malattia è quindi un documento ufficiale, rilasciato da un medico abilitato, che certifica lo stato di malattia e la conseguente incapacità temporanea del lavoratore a svolgere l’attività lavorativa.
A chi si richiede? Dipende dal tipo di lavoratore.
- I lavoratori dipendenti privati ottengono il certificato dal medico di medicina generale, dal servizio di continuità assistenziale quando il medico curante non è disponibile o dalla struttura ospedaliera in caso di pronto soccorso e ricovero.
- I lavoratori pubblici seguono la stessa procedura telematica, con la differenza che la gestione dell’assenza passa dall’amministrazione di appartenenza.
- Per i lavoratori autonomi la tutela non è affatto scontata: gli iscritti alla Gestione separata hanno diritto all’indennità di malattia e a quella di degenza ospedaliera, ma solo in presenza di requisiti contributivi e reddituali specifici e per eventi di durata non inferiore a quattro giorni, mentre per gli iscritti alla Gestione artigiani e commercianti non è prevista alcuna indennità di malattia. Chi versa a una cassa professionale deve verificare il proprio regolamento.
Una volta redatto il certificato, la trasmissione all’INPS è un obbligo del medico, mentre al lavoratore resta l’obbligo di avvisare l’azienda. La tempestività è decisiva per evitare contestazioni disciplinari e perdita del trattamento economico.
La differenza tra il certificato di malattia telematico e cartaceo
Oggi il certificato viene rilasciato in formato telematico nella quasi totalità dei casi. Il certificato cartaceo, che fino a qualche anno fa era la norma, veniva consegnato fisicamente al datore di lavoro e inviato all’INPS, con tutti i problemi legati ai tempi di consegna e allo smarrimento del documento.
Con il telematico, una volta accertato lo stato di malattia, il medico invia il certificato direttamente all’INPS attraverso il sistema dedicato. Il lavoratore non deve più gestire l’invio: l’Istituto rende l’attestato consultabile dal datore di lavoro, che lo trova online senza bisogno di alcuna consegna.
Il documento si sdoppia: il certificato contiene la diagnosi ed è destinato all’INPS, l’attestato riporta la sola prognosi ed è ciò che l’azienda può consultare, per ragioni di riservatezza.
Il cartaceo resta un’eccezione, ammessa quando la trasmissione telematica non è tecnicamente possibile: guasti di rete, medici non accreditati, strutture ospedaliere impossibilitate a generare il protocollo. In quel caso l’onere torna sul lavoratore, che deve trasmettere entro due giorni dal rilascio il certificato all’INPS, se assicurato presso l’Istituto per la specifica tutela, e al datore di lavoro la copia priva dei dati diagnostici, con raccomandata A/R o PEC. Negli altri casi valgono i termini previsti dal contratto applicato. Il ritardo nell’invio costa l’indennità per i giorni scoperti.
Assenza per malattia: cosa fare e come comunicare la malattia al datore di lavoro
La prima cosa da fare quando insorge un evento di malattia è preavvisare il datore di lavoro dell’assenza, con le modalità e nei termini previsti dal CCNL, dal contratto individuale o dalle procedure aziendali: telefono, e-mail o piattaforma gestionale interna, a seconda di quanto stabilito.
Questa comunicazione deve avvenire entro i tempi stabiliti dal contratto collettivo applicabile, solitamente entro le prime ore del primo giorno di assenza. Chi non comunica tempestivamente l’assenza rischia sanzioni disciplinari o la decurtazione della retribuzione.
Va tenuta ben distinta la comunicazione dell’assenza, che serve a informare l’azienda, dalla certificazione di malattia, che serve a dimostrare la veridicità dello stato morboso. Sono due adempimenti diversi: avvisare il datore non esonera dal sottoporsi a visita medica, e la trasmissione telematica del certificato non sostituisce l’obbligo di comunicare l’assenza. Il dipendente che avvisa ma non si fa certificare è a tutti gli effetti un assente ingiustificato, con conseguenze che, nei casi più gravi, arrivano fino al licenziamento per giusta causa.
Il passo successivo è la visita, nel corso della quale il medico deve redigere il certificato e trasmetterlo telematicamente all’INPS secondo le modalità e i termini previsti dalla procedura di certificazione. Anche il medico libero professionista può rilasciare il certificato telematico, purché accreditato al servizio.
Quanto tempo ha il lavoratore per comunicare la malattia?
Non esiste un termine unico valido per tutti: il riferimento è il contratto collettivo applicato, che nella maggior parte dei casi impone la comunicazione entro l’inizio dell’orario di lavoro o comunque nelle prime ore del primo giorno di assenza. Il lavoratore non deve comunicare la diagnosi al datore, ma deve mettersi nelle condizioni di essere identificato: numero di protocollo del certificato se richiesto, indirizzo di reperibilità corretto, eventuali variazioni successive.
Come richiedere il certificato e cosa controllare prima di uscire dallo studio
È buona norma prendere nota del numero di protocollo del certificato (il codice PUC generato dall’invio telematico) e conservare il promemoria rilasciato dal medico. Il codice va comunicato al datore di lavoro qualora venga richiesto e consente di identificare con certezza il certificato telematico.
Prima di lasciare l’ambulatorio vanno verificati i dati obbligatori, pena il rischio di mancato indennizzo dell’evento:
- dati anagrafici e codice fiscale;
- date di inizio e fine prognosi e tipo di certificato (inizio, continuazione, ricaduta);
- indirizzo di reperibilità durante la malattia, completo di ogni dettaglio utile (località, frazione, borgo, contrada, precisando se si tratta di via, piazza o vicolo e aggiungendo, se occorre, palazzina, residence e simili).
Un indirizzo incompleto o errato è una delle cause più frequenti di visita fiscale andata a vuoto. Nei giorni festivi e prefestivi, quando il medico di medicina generale non è disponibile, per certificare un nuovo evento o per prolungare una malattia occorre rivolgersi al servizio di continuità assistenziale.
Certificato di malattia retroattivo: cosa cambia dal 4 settembre 2026
È qui che si concentra la novità più rilevante. In via ordinaria l’evento di malattia decorre dalla data di redazione del certificato, e da quella data si calcolano i tre giorni di carenza, le percentuali di indennizzo, il periodo massimo assistibile e le eventuali sanzioni.
Fino al 4 settembre 2026 il giorno immediatamente precedente al rilascio veniva riconosciuto solo se il medico aveva effettuato una visita domiciliare e aveva valorizzato nel certificato il campo «Dichiara di essere ammalato dal...». Chi si recava nello studio del medico restava scoperto: la giornata precedente era considerata non documentata e quindi esclusa dalla tutela previdenziale.
Con la circolare INPS n. 92 del 4 settembre 2026, adottata d’intesa con il Ministero del Lavoro e delle Politiche sociali, la possibilità di riconoscere il giorno immediatamente precedente alla redazione del certificato viene estesa anche alle visite ambulatoriali, alle stesse condizioni già previste per quelle domiciliari.
Le condizioni restano rigorose:
- il medico deve valorizzare il campo «Dichiara di essere ammalato dal...» indicando la data del giorno prima; senza quella compilazione la decorrenza resta quella del rilascio;
- il giorno indicato come inizio della malattia non deve essere anteriore di oltre un giorno rispetto alla data del certificato;
- il giorno precedente non deve essere un sabato, una domenica o un festivo infrasettimanale, perché in quelle giornate è attivo il servizio di continuità assistenziale, al quale il lavoratore deve rivolgersi.
L’Istituto motiva la scelta con la trasformazione dell’assistenza territoriale: il numero dei medici di medicina generale è in calo costante, i carichi di lavoro e i compiti organizzativi sono aumentati e negli ambulatori si è affermata l’abitudine di programmare gli accessi per non affollare le sale d’attesa. Da qui l’esigenza di un’interpretazione evolutiva che superi l’orientamento fermo alla circolare n. 147 del 1996 e garantisca una tutela uniforme su tutto il territorio nazionale.
Un esempio pratico?
Il dipendente Caio si ammala martedì ma riesce a farsi visitare in ambulatorio solo il mercoledì, ottenendo una prognosi che parte dal martedì. Con le vecchie regole quel martedì sarebbe rimasto escluso dalla tutela previdenziale INPS, mentre l’eventuale trattamento economico a carico dell’azienda sarebbe dipeso dalle regole applicabili al rapporto e dal CCNL. Con la circolare 92/2026, se il medico ha valorizzato il campo previsto, il martedì rientra nella tutela. Se però il giorno precedente fosse stato una domenica, l’esclusione resterebbe piena. Resta perciò valido il consiglio di sempre: quando le condizioni di salute lo permettono, farsi rilasciare il certificato nello stesso giorno di inizio della malattia.
Quanto spetta: carenza, percentuali e ruolo del datore di lavoro
L’indennità INPS decorre dal quarto giorno: i primi tre costituiscono il periodo di carenza, generalmente a carico del datore di lavoro secondo quanto previsto dal CCNL. Per i lavoratori aventi diritto l’indennità è normalmente pari al 50% della retribuzione media globale giornaliera dal quarto al ventesimo giorno e al 66,66% dal ventunesimo al centottantesimo, salvo regole specifiche per singole categorie. Il periodo massimo indennizzabile è ordinariamente di 180 giorni per anno solare.
Il CCNL applicato può prevedere un’integrazione a carico del datore di lavoro, anche fino alla piena retribuzione, secondo modalità e limiti stabiliti dal contratto. Per alcune categorie di lavoratori l’indennità INPS non è prevista e il trattamento economico della malattia è disciplinato direttamente dalla contrattazione collettiva.
Il datore di lavoro, dal canto suo, ha obblighi precisi: consultare gli attestati sul servizio telematico INPS o riceverli via PEC, conservare il posto per tutta la durata del periodo di comporto fissato dal contratto, anticipare nei casi previsti l’indennità in busta paga con successivo conguaglio ed eventualmente richiedere la visita medica di controllo tramite il servizio Polo unico VMC.
Reperibilità e visite fiscali: gli obblighi del lavoratore
Il lavoratore in malattia deve rispettare le fasce di reperibilità per le eventuali visite fiscali. Le visite mediche di controllo possono essere disposte d’ufficio dall’INPS o su richiesta del datore di lavoro, anche dal primo giorno e più volte nello stesso periodo.
Le fasce sono dalle 10:00 alle 12:00 e dalle 17:00 alle 19:00, tutti i giorni compresi sabato, domenica e festivi. Dopo la sentenza del TAR Lazio n. 16305/2023 e il messaggio INPS n. 4640 del 22 dicembre 2023, gli orari sono identici per dipendenti privati e pubblici: il decreto ministeriale 206/2017, che per il pubblico impiego prevedeva le fasce 9:00-13:00 e 15:00-18:00, è stato annullato in quella parte.
Molte fonti online riportano ancora le vecchie fasce per i dipendenti pubblici: l’informazione è superata, il riferimento corretto è quello INPS.
L’assenza non giustificata al controllo comporta il mancato indennizzo delle giornate di malattia secondo una progressione precisa: per un massimo di dieci giorni di calendario dall’inizio dell’evento in caso di prima assenza, per il 50% dell’indennità nel restante periodo in caso di seconda assenza, per il totale dell’indennità dalla data della terza assenza. Se il medico non trova il lavoratore, rilascia un invito in busta chiusa per la successiva visita ambulatoriale: anche la mancata presentazione a quella convocazione può far scattare la sanzione prevista per la seconda assenza. Il lavoratore ha comunque la possibilità di presentare le proprie giustificazioni.
Sono previste specifiche esenzioni dall’obbligo di reperibilità per alcune categorie, tra cui i casi individuati dalla normativa per patologie gravi che richiedono terapie salvavita e determinate condizioni di invalidità riconosciuta, oltre alle ipotesi di infortunio sul lavoro, malattia professionale e ricovero. In caso di variazione dell’indirizzo di reperibilità durante la malattia, il lavoratore deve comunicarla tempestivamente all’INPS attraverso lo «Sportello al cittadino per le VMC» e informarne il datore di lavoro secondo le modalità previste dal rapporto; i dipendenti pubblici passano dalla propria amministrazione.
Infine, il lavoratore non deve svolgere attività incompatibili con lo stato di malattia: se emerge che l’assenza è stata simulata o che il comportamento ha ritardato la guarigione, le conseguenze possono arrivare al licenziamento.
Come visualizzare, scaricare e verificare il certificato di malattia telematico
Per consultare il certificato si accede al portale dell’INPS con una di queste credenziali:
- SPID (Sistema Pubblico di Identità Digitale);
- CIE (Carta d’Identità Elettronica);
- CNS (Carta Nazionale dei Servizi).
Nell’area riservata, alla voce dedicata ai certificati di malattia, si trovano sia quelli in corso sia quelli rilasciati in passato. Basta selezionare il documento e utilizzare l’opzione di download per ottenerlo in formato PDF, salvabile o stampabile. Il servizio consente anche di consultare lo stato della pratica, con data di emissione e periodo di prognosi.
Il datore di lavoro può vedere la diagnosi?
No. Nel sistema telematico il datore di lavoro consulta l’attestato di malattia, che contiene le informazioni necessarie a giustificare l’assenza (dati del lavoratore, prognosi, protocollo) ma non la diagnosi, che resta riservata all’INPS. È una tutela della riservatezza del lavoratore e vale anche quando l’attestato viene inviato all’azienda via PEC.
Verificare l’autenticità del certificato
La verifica passa dal numero di protocollo: se il certificato risulta nell’area riservata INPS con quel codice, è stato regolarmente trasmesso. Il datore di lavoro effettua lo stesso riscontro sul servizio di consultazione degli attestati riservato alle aziende. Se il certificato non compare nei servizi INPS, è opportuno verificare tempestivamente con il medico che la trasmissione sia andata a buon fine e acquisire il relativo numero di protocollo, senza attendere: l’onere di dimostrare lo stato di malattia resta in capo al lavoratore. La falsificazione o l’utilizzo illecito di un certificato medico può avere conseguenze sia penali sia disciplinari.
In alternativa: i servizi INPS da smartphone
L’app INPS Mobile, disponibile per iOS e Android, consente di accedere a numerosi servizi dell’Istituto direttamente dallo smartphone previa autenticazione con SPID, CIE o CNS. Per la consultazione dei certificati di malattia resta comunque disponibile il servizio online dedicato del portale, utile soprattutto nei primi giorni di assenza, quando un dato sbagliato su prognosi o indirizzo di reperibilità può costare l’indennità.
