L’assenza dei dipendenti dovuta ad un’alterazione dello stato di salute, cui si accompagna un’assoluta o parziale incapacità a rendere l’attività lavorativa, è tutelata a livello economico dall’Inps e / o dal datore di lavoro.
L’obiettivo della copertura economica risiede nel fatto che, non potendo svolgere la prestazione dedotta nel contratto individuale, il dipendente non ha diritto alla retribuzione.
Per colmare questa lacuna intervengono, a seconda dei casi, l’Inps con un’apposita indennità economica o il datore di lavoro, quest’ultimo nel rispetto di quanto previsto dal Ccnl applicato.
Pur essendo un evento eccezionale, possono verificarsi ipotesi in cui il singolo dipendente (a causa ad esempio della presenza di patologie gravi) è costretto ad assentarsi di frequente.
In situazioni simili, il datore di lavoro può vedersi costretto ad erogare somme non trascurabili, con evidenti riflessi (negativi) sul costo del personale e, a cascata, sul bilancio di esercizio.
Ecco quindi due soluzioni per risparmiare sui costi aziendali per gli eventi di malattia.
Assenze per malattia, 2 segreti per tagliare i costi dell’azienda
Indennità Inps
Nel corso dei periodi di malattia il trattamento economico è a carico dell’Inps grazie all’erogazione di un’apposita indennità, di norma anticipata in cedolino dal datore di lavoro per conto dell’Istituto.
Le somme a carico dell’Inps vengono poi recuperate dal datore di lavoro sui contributi da corrispondere all’Istituto con modello F24.
L’indennità Inps, tuttavia, non spetta per l’intero periodo di malattia e, in ogni caso, non a tutti i lavoratori dipendenti.
A seconda del settore di inquadramento del datore di lavoro ai fini previdenziali, l’indennità Inps è riconosciuta a:
- Operai e categorie assimilate, oltre ai lavoratori a domicilio, nel settore industria e artigianato;
- Operai e categorie assimilate, impiegati (compresi i quadri cui si applicano le norme degli impiegati), lavoratori a domicilio, per le realtà del settore commercio;
- Salariati, nel settore credito, assicurazioni e servizi tributari appaltati;
- OTI, OTD, salariati e braccianti fissi, obbligati, avventizi ed assimilati, compartecipanti, piccoli coloni, per il settore agricoltura.
Per tutti i soggetti non citati, il trattamento economico per i periodi di malattia è a carico del datore di lavoro.
Da notare inoltre che l’indennità Inps è assicurata per le giornate indennizzabili comprese tra il 4° e il 180° giorno di malattia.
Trattamento economico a carico del datore di lavoro
La copertura economica per i periodi di assenza per malattia è a carico del datore di lavoro:
- Per le categorie di lavoratori che, in base alla qualifica e al settore di appartenenza del datore di lavoro, è esclusa l’indennità Inps;
- Per i primi tre giorni di malattia, cosiddetta «carenza»;
- Per le festività cadenti nel periodo di malattia (per gli operai) e festività cadenti di domenica (per gli impiegati del settore terziario e gli apprendisti impiegati);
nel rispetto delle misure e delle disposizioni dei singoli contratti collettivi nazionali di lavoro (Ccnl) applicati.
Attenzione ai periodi di carenza
Come anticipato, l’indennità Inps opera a decorrere dal 4° giorno di malattia, determinato dalla data di inizio dell’evento, riportata nel certificato trasmesso dal medico in via telematica all’Inps.
I contratti collettivi nazionali di lavoro prevedono, di norma, la copertura economica per i primi tre giorni di malattia (carenza) in capo al datore di lavoro.
Di conseguenza, quest’ultimo, a fronte di un certificato di malattia che riporta, nella sezione relativa alla prognosi, che trattasi di un evento di «inizio» malattia, è obbligato, ai sensi del Ccnl applicato, a riconoscere la carenza a partire dalla data indicata in corrispondenza di: «Il lavoratore dichiara di essere ammalato dal gg/mm/aaaa».
Trattandosi di una somma a carico del datore di lavoro, quest’ultimo può risparmiare sui costi del personale, chiedendo ai dipendenti di verificare attentamente il certificato rilasciato dal medico. In particolare, a fronte di due o più certificati che si susseguono senza soluzione di continuità, marcati come «inizio» malattia, può sorgere il dubbio che trattasi in realtà di «continuazione», per cui non è dovuta la carenza.
Per comprendere meglio quanto appena descritto ipotizziamo il caso del lavoratore Caio, assente per malattia a seguito di un certificato marcato come «inizio» che riporta:
- Il 1° maggio 2024 quale data di inizio prognosi;
- Il 12 maggio 2024 come data fine prognosi.
Per Caio il datore di lavoro riceve dall’Inps un secondo certificato marcato anch’esso come «inizio», con:
- Il 13 maggio 2024 quale data di inizio prognosi;
- Il 31 maggio 2024 come data di fine prognosi.
A queste condizioni il datore di lavoro è tenuto a riconoscere nello stesso mese ben due carenze. La prima per la malattia 1 - 12 maggio e la seconda per l’evento 13 - 31 maggio, trattandosi entrambi di «inizio».
Tuttavia al fine di risparmiare sui costi del personale (evitando di pagare la seconda carenza), il datore di lavoro può sensibilizzare Caio, affinché quest’ultimo verifichi con il medico se la qualificazione del secondo evento come inizio è corretta o frutto di un errore di compilazione. In questa seconda ipotesi, riqualificando il certificato come «continuazione» non opera la carenza ma, al contrario, l’indennità Inps.
Attenzione alle ricadute malattia
Sempre nell’ottica di ridurre i costi del personale, riducendo i casi di carenza «indebita», il datore di lavoro può altresì sensibilizzare i dipendenti sul verificare attentamente con il medico certificatore se l’evento di malattia è, in realtà, una ricaduta.
In queste situazioni, infatti, al pari di quanto avviene per le assenze qualificate come continuazione, l’evento è considerato come unico e, pertanto, non dev’essere erogata una seconda volta la carenza a carico azienda.
E’ comunque opportuno precisare che si qualifica come ricaduta il verificarsi di un nuovo episodio morboso, entro 30 giorni dalla fine di quello precedente.
In particolare deve trattarsi della stessa malattia o di altra consequenziale, anche se intervenuta a distanza di alcuni giorni dalla fine dell’evento precedente.
Come sensibilizzare i dipendenti?
Abbiamo visto che la riduzione dei costi del personale, legati all’erogazione in busta paga della carenza malattia, passa attraverso una sensibilizzazione dei lavoratori in merito al corretto rilascio dei certificati medici e, se necessario, l’invio di un secondo certificato rettificativo del precedente.
Per comunicare ai dipendenti le buone prassi da applicare in caso di assenza per malattia, una soluzione può essere quella di pubblicare nella bacheca aziendale, nella pagina iniziale del portale internet dell’azienda o ancora direttamente via mail (o a mani del lavoratore) un regolamento che descriva i comportamenti da adottare.
Il documento in questione può altresì essere consegnato ai neo assunti, insieme a, ad esempio, il modulo per la scelta della destinazione del TFR o ancora quello per fruire delle detrazioni di imposta e del bonus Irpef.
