La gestione del personale e l’attività di elaborazione dei cedolini paga comportano una serie di adempimenti contributivi, fiscali o in generale previsti dalla normativa nazionale e dalla contrattazione collettiva.
Gli adempimenti in questione hanno cadenze diverse. Esistono infatti scadenze mensili e altre, al contrario, che impegnano gli addetti ai lavori una volta l’anno. Quest’ultimo è il caso, ad esempio, di autoliquidazione Inail, invio delle Certificazioni Uniche e dei modelli 770 all’Agenzia entrate o ancora della denuncia prevista dalla normativa in materia di collocamento obbligatorio.
Accanto agli adempimenti noti alla totalità degli addetti ai lavori, esistono una serie di altre scadenze spesso trascurate ma di notevole importanza al fine di garantire una corretta e serena attività di gestione del personale.
Analizziamo la questione in dettaglio.
Adempimenti 2024, 5 scadenze importanti spesso dimenticate
Comunicazione lavoratori somministrati
Nell’ambito dei contratti di somministrazione di lavoro, l’azienda, in qualità di soggetto utilizzatore, è tenuta, ogni 12 mesi, anche per il tramite dell’associazione dei datori di lavoro cui aderisce o conferisce mandato, a comunicare alle RSA / RSU o, in mancanza di queste, agli organismi territoriali di categoria delle associazioni sindacali comparativamente più rappresentative a livello nazionale:
- Il numero dei contratti di somministrazione di lavoro conclusi;
- La durata degli stessi;
- Il numero e la qualifica dei lavoratori interessati.
A disciplinare l’adempimento in questione l’articolo 36, comma 3, Decreto legislativo 15 giugno 2015 numero 81.
L’invio della comunicazione può avvenire a mezzo consegna a mano, raccomandata con ricevuta di ritorno o, in alternativa, posta elettronica certificata (PEC).
Nella Nota del 3 luglio 2012 protocollo 37/0012187/MA007.A001 il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali ha fissato la scadenza per l’invio della comunicazione in parola al 31 gennaio dell’anno successivo quello di riferimento.
Di conseguenza, entro il 31 gennaio 2024 è previsto l’obbligo di trasmettere i dettagli dei contratti di somministrazione stipulati dal 1° gennaio 2023 al 31 dicembre 2023.
Utilizzo dei contratti a tempo determinato
Disciplinato anch’esso dal citato Decreto legislativo 15 giugno 2015 numero 81, il rapporto a tempo determinato rappresenta una deroga rispetto alla forma comune di rapporto di lavoro, individuata dall’articolo 1, comma 1, nel «contratto di lavoro subordinato a tempo indeterminato».
Di conseguenza, la normativa introduce una serie di paletti al ricorso al contratto a termine, rappresentati da:
- Limiti numerici, legati al numero di lavoratori a tempo determinato presenti nella base occupazione;
- Limiti di durata dei contratti a tempo determinato intercorsi tra le medesime parti;
- Limite all’utilizzo delle proroghe;
- Obbligo di giustificare il ricorso al contratto a termine attraverso specifiche causali definite dalla normativa.
Nell’ottica di monitorare l’utilizzo del rapporto a tempo determinato da parte delle singole aziende, l’articolo 23 del D.Lgs. numero 81/2015 dispone al comma 5 che i contratti collettivi «definiscono modalità e contenuti delle informazioni da rendere alle rappresentanze sindacali aziendali o alla rappresentanza sindacale unitaria dei lavoratori in merito all’utilizzo del lavoro a tempo determinato».
Di conseguenza, è bene che il datore di lavoro verifichi attentamente cosa prevede il Ccnl applicato riguardo all’obbligo descritto dall’articolo 23 e, nel caso, non ometta di rendere la comunicazione alle rappresentanze sindacali sul ricorso al contratto a termine.
Ricorso al lavoro straordinario
La normativa (Decreto legislativo 8 aprile 2003 numero 66, articolo 1, comma 2, lettera c) definisce il lavoro straordinario come l’attività prestata oltre l’orario normale di lavoro a tempo pieno, corrispondente (ai sensi del successivo articolo 3) a 40 ore settimanali o al diverso limite previsto dai singoli contratti collettivi nazionali di lavoro.
Per le implicazioni legate alla tutela della salute e del benessere psico-fisico dei lavoratori l’utilizzo delle prestazioni straordinarie è soggetto al limite annuo (in termini di ore svolte) disciplinato dal Ccnl applicato. Se quest’ultimo nulla prevede la normativa (D.Lgs. numero 66/2003) fissa il tetto a 250 ore annue.
Salvo diversa disposizione dei contratti collettivi, il ricorso a prestazioni di lavoro straordinario è ammesso altresì in relazione a:
- Casi di eccezionali esigenze tecnico-produttive e di impossibilità di fronteggiarle attraverso l’assunzione di altri lavoratori;
- Casi di forza maggiore o casi in cui la mancata esecuzione di prestazioni di lavoro straordinario possa dare luogo a un pericolo grave e immediato ovvero a un danno alle persone o alla produzione;
- Eventi particolari, come mostre, fiere e manifestazioni collegate alla attività produttiva, nonché allestimento di prototipi, modelli o simili, predisposti per le stesse, preventivamente comunicati agli uffici competenti ai sensi dell’articolo 19, Legge 7 agosto 1990 numero 241 ed in tempo alle rappresentanze sindacali aziendali.
Sulla falsariga di quanto già descritto per i contratti a termine, in caso di utilizzo del lavoro straordinario i contratti collettivi possono regolamentare le modalità di adozione ed esecuzione dello stesso, per esempio obbligando i datori di lavoro ad attivare procedure di consultazione sindacale preventiva ovvero di informazione periodica.
Pertanto, tra gli adempimenti previsti per l’anno corrente, l’azienda, se disposto dal Ccnl applicato, può essere chiamata ad informare le rappresentanze sindacali circa il ricorso allo straordinario.
Festività
Nel corso del 2024 può emergere l’esigenza di garantire l’attività economico - produttiva svolta dall’azienda durante le giornate festive. In questi casi è opportuno ricordare che nel corso dei giorni festivi il lavoratore ha diritto di astenersi dal lavoro, percependo comunque la retribuzione.
La prestazione lavorativa durante le festività può essere chiesta solo in presenza di un accordo tra le parti, azienda e dipendente, raggiunto anche in sede di contrattazione collettiva.
Di conseguenza, il datore di lavoro privo di una regolamentazione riguardante lo svolgimento dell’attività lavorativa nei giorni festivi, è tenuto a valutare come adempimento obbligatorio la stipula di uno o più accordi mirati a disciplinare la prestazione lavorativa nel corso delle giornate festive previste per l’annualità 2024.
Riposi giornalieri per allattamento
L’articolo 39 del Decreto legislativo 26 marzo 2001 numero 151 dispone, al comma 1, che il datore di lavoro «deve consentire alle lavoratrici madri, durante il primo anno di vita del bambino, due periodi di riposo, anche cumulabili durante la giornata». Il riposo, al contrario, è «uno solo quando l’orario giornaliero di lavoro è inferiore a sei ore» (sempre l’articolo 39).
I periodi di riposo citati sono retribuiti come normale orario di lavoro, grazie ad un’indennità economica a carico dell’Inps, di norma anticipata in busta paga dal datore di lavoro per conto dell’Istituto, pari alla retribuzione percepita nel periodo, divisa per il divisore orario previsto dal contratto collettivo nazionale di lavoro applicato. La quota oraria ottenuta dev’essere poi maggiorata con i ratei orari delle mensilità aggiuntive e delle voci ricorrenti non comprese nelle mensilità ordinarie. Il risultato dev’essere poi moltiplicato per il numero di ore di permesso spettanti al beneficiario.
Il dettaglio delle ore di riposo e degli importi anticipati in cedolino per conto dell’Inps, dev’essere evidenziato nel flusso UniEmens che l’azienda è tenuta a trasmettere in via telematica all’Istituto. A tal proposito, tra gli adempimenti annuali a carico del datore di lavoro figura l’invio all’Inps dell’elenco dei dipendenti che fruiscono dei permessi, con l’indicazione della retribuzione pagata.
