Come si chiede l’accesso agli atti? Procedimento e costi

L’accesso agli atti è il diritto di prendere visione dei documenti amministrativi e di farne copia. Procedimento, costo e casi di esclusione.

Come si chiede l'accesso agli atti? Procedimento e costi

Il privato cittadino può esercitare il diritto di accesso agli atti amministrativi quando desidera prendere visione o estrarre copia di specifici documenti, sia dell’amministrazione centrale che locale.

L’accesso agli atti riguarda ogni documento di pubblico interesse, a prescindere dalla natura pubblicistica o privatistica della loro disciplina sostanziale. Tuttavia, in alcuni casi l’Amministrazione può rifiutare l’accesso, soprattutto quando ci sono in gioco informazioni coperte da segreto oppure per tutelare la privacy di soggetti terzi.

Modalità, tempi e costi dell’accesso agli atti sono disciplinati in via generale dalla legge n. 241 del 1990, fermo restando che le singole amministrazioni possono stabilire delle regole diverse mediante regolamenti interni.

Chi può chiedere l’accesso agli atti?

Tutti i privati cittadini possono fare domanda di accesso agli atti amministrativi purché abbiano un interesse concreto, diretto ed attuale a prendere visione del documento. In altre parole, deve trattarsi di un interesse giuridicamente rilevante e collegato al documento per il quale si inoltra la richiesta.

Insomma, il diritto di accesso agli atti amministrativi deve essere finalizzato a scoprire se la Pubblica Amministrazione ha avuto un comportamento lesivo nei confronti del richiedente e quindi abbia leso un interesse privato. La richiesta di accesso agli atti può essere avanzata sia da un singolo cittadino che da un’associazione di categoria.

La procedura

Il soggetto interessato a chiedere l’accesso agli atti deve presentare una richiesta motivata in forma scritta rivolta all’Amministrazione Pubblica che ha formato il documento che si desidera visionare. Per farlo bisogna compilare un modulo (che abbiamo allegato alla fine dell’articolo) dove occorre indicare:

  • l’ufficio destinatario dell’istanza di richiesta;
  • le proprie generalità;
  • l’interesse concreto che motiva la richiesta.

La domanda, compilata e firmata, deve essere presentata all’Ufficio relazioni con il pubblico dell’Amministrazione interessata.

A questo punto, la Pubblica Amministrazione può accogliere la richiesta, respingerla (se riguarda atti che sono esclusi dal diritto di accesso) oppure limitarla o differirla solo ad alcuni dei documenti oggetto della domanda.

Come funziona l’accoglimento della richiesta?

Se la Pubblica Amministrazione accoglie la richiesta di accesso agli atti, comunica al richiedente a quale ufficio rivolgersi e quanti giorni ha per prendere visione dei documenti. Il termine non può mai essere inferiore a 15 giorni; se il richiedente non esercita il diritto di accesso entro la data stabilita dovrà presentare una nuova richiesta.

La presa visione degli atti deve avvenire negli orari di apertura dell’ufficio indicato e, se necessario, alla presenza del personale addetto. Tali documenti non possono in alcun modo essere alterati o essere portati in un luogo diverso dall’ufficio, però l’interessato può prendere appunti o copiarne il contenuto su altri fogli.

Quanto costa chiedere l’accesso agli atti amministrativi?

Tutti i cittadini hanno la possibilità di accedere agli atti e ai documenti della Pubblica Amministrazione in maniera libera e gratuita e senza la necessità di motivare la richiesta.

Dunque, l’esame e la presa visione dei documenti amministrativi sono gratuiti, invece il rilascio di una copia è soggetto al pagamento del costo di riproduzione dello stesso; il costo di questa operazione varia da amministrazione ad amministrazione e dipende dalle disposizioni sul bollo, sulla visura e sui diritti di ricerca.

Accesso agli atti: i casi di esclusione

Il diritto ad ottenere l’accesso agli atti amministrativi subisce una limitazione quando vi sono concrete esigenze di tutela del segreto e di riservatezza, sia nell’interesse di terzi che dell’amministrazione stessa.

La legge n. 104 del 2007 stabilisce che l’accesso agli atti non è consentito:

  • per i documenti coperti da segreto;
  • nei procedimenti tributari;
  • nei confronti dell’attività della PA diretta all’emanazione di atti normativi, amministrativi, di pianificazione e programmazione;
  • per gli atti inerenti i procedimenti selettivi;
  • per i documenti con carattere psico-attitudinale relativo a terzi.

Resta fermo che il Governo e gli Enti locali possono limitare l’accesso agli atti con specifici regolamenti interni anche con riguardo a materie diverse da quelle elencate.

Modello di accesso agli atti
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