Nella vita lavorativa può accadere che al dipendente chiamato a svolgere con regolarità prestazioni straordinarie venga attribuita una voce a titolo di straordinario forfettizzato.
L’importo in questione, come qualsiasi altra somma aggiuntiva a quelle previste dal Ccnl applicato e da altri accordi collettivi, dev’essere riconosciuta nel contratto di assunzione ovvero (nel corso del rapporto) a mezzo di apposita lettera scritta firmata dal legale rappresentante e dal lavoratore stesso per ricevuta.
Nell’accordo dev’essere riportato, a pena di invalidità, il limite massimo delle ore di lavoro straordinario che il dipendente è tenuto a prestare.
Altro elemento da non trascurare nella lettera è la revisione periodica dell’importo, alla luce delle prestazioni effettivamente rese dal lavoratore.
L’aspetto principale nell’attribuzione dello straordinario a forfait resta comunque l’importo spettante in busta paga. Come calcolarlo e quali elementi dobbiamo considerare?
I passaggi necessari per ottenere lo straordinario forfettizzato sono, in sintesi:
- Individuare il tetto massimo di ore da ricomprendere nel calcolo;
- Calcolare la retribuzione oraria;
- Calcolare la maggiorazione della retribuzione oraria;
- Moltiplicare la retribuzione oraria maggiorata per il tetto orario.
Analizziamo la questione in dettaglio.
Straordinario forfettizzato, attenzione a come si calcola
Quali ore di straordinario sono comprese nell’importo?
Per calcolare lo straordinario forfettizzato è innanzitutto necessario chiarire quali ore sono comprese nel forfait.
Le parti (azienda e dipendente) possono ad esempio accordarsi per:
- Considerare nel forfait tutte le ore di straordinario, siano esse diurne, notturne e festive;
- Considerare nel forfait soltanto una parte delle ore di straordinario, ad esempio le sole ore diurne.
In questa seconda ipotesi le ore non comprese nel forfait dovranno essere retribuite di volta in volta, in base alla prestazione effettivamente resa dal dipendente.
Come stabilire il tetto massimo di ore?
Definito quali ore di straordinario considerare nel forfait il secondo passaggio è determinare il numero di ore su cui calcolare l’importo.
Il tetto massimo, in tal senso, ha la triplice funzione di:
- Consentire il calcolo dello straordinario forfettizzato;
- Rappresentare una soglia oltrepassata la quale le ore di straordinario devono essere liquidate in quanto non coperte dal forfait;
- Indicare la necessità, in sede di controllo periodico, di riconsiderare l’importo dello straordinario forfettizzato, in caso di frequenti sforamenti della soglia da parte del lavoratore.
Per poter individuare il tetto massimo di ore da considerare nel calcolo del forfait, è possibile:
- Assumere la media delle ore di straordinario totalizzate nel periodo di riferimento;
- Ipotizzare un determinato monte ore, grazie all’aiuto del responsabile diretto del dipendente o di chi ne coordina / coordinerà l’attività.
Calcolo per media
Il calcolo per media si può utilizzare in caso di attribuzione dello straordinario in costanza di rapporto. In quest’ipotesi si assume la media delle ore di straordinario totalizzate (ad esempio) nel semestre, anno o biennio da:
- Dipendente interessato;
- Reparto, ufficio, sede cui appartiene il dipendente interessato.
La media può altresì risultare utile in caso di assegnazione dello straordinario in sede di assunzione, ad esempio prendendo a riferimento il totale delle ore di dipendenti che svolgono mansioni di pari livello e categoria legale del neo assunto.
Calcolo per ipotesi
Il calcolo per ipotesi è consigliabile per l’attribuzione dello straordinario forfettizzato a un dipendente neo assunto. In ogni caso, il calcolo per media permette di avere uno strumento di determinazione del monte ore oggettivo, a differenza del calcolo per ipotesi che risponde invece a valutazioni personali del responsabile di sede, ufficio o reparto.
Essendo legato a criteri oggettivi, il calcolo per media può essere replicato per altre ipotesi di attribuzione dello straordinario forfettizzato, da adottare insomma come prassi aziendale.
L’utilizzare criteri oggettivi protegge altresì l’azienda da possibili contestazioni (ad esempio da parte del lavoratore interessato o del sindacato che lo rappresenta) su una disparità di trattamento rispetto ad altre situazioni simili di assegnazione dello straordinario forfettizzato.
Individuare la retribuzione oraria
Assunto il monte ore (per media o ipotesi) il passaggio successivo consiste nell’individuare la retribuzione oraria.
Quest’ultima si ottiene dividendo i compensi fissi mensili per il valore convenzionale orario imposto dal Ccnl.
Gli elementi fissi di paga sono quelli previsti:
- In osservanza del contratto collettivo nazionale di lavoro applicato;
- Per disposizione di accordi territoriali o aziendali;
- Dal datore di lavoro in sede di assunzione o nel corso del rapporto (ad esempio superminimi o altre indennità ad personam).
Dal momento che gli importi in parola sono contemplati da contratti collettivi, lettere di assunzione ed altre scritture, gli stessi spettano in ogni periodo di paga.
Per facilitare l’individuazione delle somme è possibile fare riferimento alla parte alta del cedolino, quella in cui sono riportati gli elementi che compongono la retribuzione mensile lorda del lavoratore.
Quest’ultima valore dev’essere diviso per il coefficiente orario convenzionalmente previsto dal Ccnl applicato.
Ipotizziamo che il dipendente Caio abbia una retribuzione lorda mensile (elementi fissi di paga) composta:
- Paga base euro 1.200,00;
- Contingenza euro 500,00;
- Superminimo assorbibile euro 200,00;
- Indennità ad personam euro 100,00;
per un totale di 2.000,00 euro lordi.
Il valore in questione dev’essere diviso per il coefficiente orario da Ccnl, ad esempio pari a 165.
In questo caso, la retribuzione oraria di Caio corrisponderà a 2.000,00 / 165 = 12,12 euro.
Calcolare la retribuzione oraria maggiorata
I contratti collettivi nazionali di lavoro prevedono una maggiorazione per le ore di straordinario svolte dai dipendenti. Per calcolare il forfait è quindi necessario aumentare la retribuzione oraria ottenuta come descritto nel paragrafo precedente.
Se, ad esempio, lo straordinario forfettizzato copre le sole ore diurne (maggiorate al 15%) la retribuzione oraria come sopra individuata sarà aumentata di:
12,12 * 15% = 1,82.
Di conseguenza la retribuzione oraria maggiorata corrisponderà a:
12,12 + 1,82 = 13,94 euro / ora.
Ultimo passaggio: calcolare l’importo
Dal momento che siamo in possesso di tutti gli elementi necessari per il calcolo, possiamo a questo punto determinare l’importo dello straordinario forfettizzato:
Monte ore * retribuzione oraria maggiorata = straordinario forfettizzato.
Trattamento Inps ed Irpef
Le somme attribuite a titolo di straordinario forfettizzato sono a tutti gli effetti imponibili:
- Ai fini contributivi, tanto per la parte di contributi a carico del lavoratore (da trattenere in busta paga) quanto per quella in capo all’azienda;
- Ai fini fiscali, a titolo di Imposta sul Reddito delle Persone Fisiche (Irpef).
Verifica periodica
Nella lettera di assunzione o comunque nella scrittura con cui viene attribuito lo straordinario forfettizzato, dev’essere previsto un sistema di verifica periodica, alla luce delle prestazioni effettivamente rese dal lavoratore.
Nello specifico, se risulta che il dipendente oltrepassa regolarmente il monte ore su cui è stato calcolato il forfait, è necessario considerare un adeguamento della somma.
La verifica periodica è opportuno fissarla a intervalli regolari (bimestre, trimestre, quadrimestre, ad esempio).
Altrettanto importante è definire in quali casi lo sforamento delle ore determina un adeguamento dello straordinario. Ad esempio se il dipendente oltrepassa il tetto per 4 volte nel periodo considerato, è necessario rivedere l’importo del forfait.
