Smartphone al lavoro, quando è vietato?

Claudio Garau

13/10/2023

Lo smartphone è usato giornalmente da milioni di persone, ed anche dai lavoratori dipendenti. Quali limiti e divieti ci sono in azienda? Ecco una guida pratica per evitare rischi.

Smartphone al lavoro, quando è vietato?

Lo smartphone, con annesso collegamento ad internet, rappresenta uno strumento ormai quasi essenziale per tutti - nella vita personale come pure sul lavoro. D’altronde i cellulari di oggi sono dotati di così tante funzionalità che talvolta separarsi da essi, per alcune persone, diviene problematico: tra messaggi, chiamate, navigazione sul web e app ad hoc per monitorare tantissime attività, c’è chi dallo smartphone non si separerebbe mai.

Ma attenzione quando si è in ufficio. Perché se da un lato è vero che con lo smartphone si è assottigliata la linea di confine tra le comunicazioni private e professionali, dall’altro un dipendente non può fare ovviamente un utilizzo libero del cellulare quando si trova al lavoro.

Vero è che è sempre più diffusa l’attribuzione al personale di strumenti tecnologici per il compimento del proprio lavoro. L’uso di smartphone in ufficio risponde, in primis, alle esigenze dei datori di consentire ai propri collaboratori di svolgere nel miglior modo possibile le proprie mansioni, ad es. chiamando fornitori e clienti e gestendo le riunioni con altri reparti dell’impresa.

Tuttavia potrebbe presentarsi, in un momento di svago o di pausa, l’ipotesi di un lavoratore che usa il cellulare per scopi personali. Come funzionano i divieti in azienda? Vi sono eccezioni? Sussistono rischi di essere sanzionati? Ebbene, di seguito cercheremo di fare un po’ di chiarezza a riguardo, posto che quando si parla di cellulari, ci si riferisce ormai ad uno strumento in uso ad un numero altissimo di persone. I dettagli.

Regolamento interno e smartphone aziendale

Le politiche aziendali e il regolamento adottato in ufficio sono fondamentali per capire come, ed entro che limiti, usare lo smartphone al lavoro. I datori possono certamente stabilire regole per il comportamento dei lavoratori che hanno assunto, comprese quelle relative all’utilizzo del cellulare.

Un regolamento aziendale potrà così vietare o regolamentare come usare il telefono aziendale in modo specifico, imponendo a chi lo ha in dotazione di adoperarlo esclusivamente per ragioni correlate alla prestazione lavorativa, come ad es. la reperibilità in caso di trasferta o l’effettuazione di chiamate o l’invio di e-mail ai clienti, senza bisogno di usare il proprio dispositivo. Regolamentando, si vuole evidentemente assicurare che gli strumenti aziendali siano utilizzati in modo responsabile e produttivo.

In un regolamento interno dell’azienda potranno perciò comparire divieti:

  • sull’uso personale del telefono aziendale nell’orario di lavoro;
  • sull’accesso a siti internet o applicazioni non correlate al lavoro;
  • sull’invio di messaggi o chiamate personali nell’ambito dell’orario di lavoro, a meno che non sia strettamente necessario per questioni personali non rinviabili.

In ogni caso, divieti e limitazioni dovranno essere resi noti in modo chiaro ai dipendenti e applicati a tutti, in modo uniforme e senza discriminazione.

Regolamento interno e smartphone personale

Analogamente, un regolamento aziendale può disporre il divieto dell’uso del telefono personale nell’ambito dell’orario di lavoro o in alcune aree dell’ufficio, ma sempre a patto che dette restrizioni siano ragionevoli e coerenti con i diritti del lavoratore.

Pertanto un regolamento aziendale può ben vietare l’uso del cellulare al lavoro, ma non può impedirne la custodia, specie se con il silenziatore. Questo per un motivo molto semplice: sarebbe un’intollerabile violazione della libertà di comunicazione che, in determinate situazioni (ad es. il caso del genitore anziano bisognoso di cura e con cui restare in contatto), apparirebbe incostituzionale.

In generale, un datore di lavoro vieta o limita l’utilizzo dello smartphone personale per una pluralità di ragioni, tra cui il rischio di distrazioni e di calo della performance in ufficio, la tutela della riservatezza e della sicurezza anche informatica (è il caso ad es. delle foto non autorizzate ma anche quello dell’accesso non autorizzato a reti aziendali). Per fare un esempio pratico, basti pensare anche ai casi in cui viene vietato l’uso del cellulare in reparti aziendali caratterizzati da un alto pericolo di infortunio e in cui gli operatori non possono assolutamente essere distratti dalle telefonate o dalle chat.

Ancora, in ipotesi di lavori manuali o di contatto con il pubblico i regolamenti interni potrebbero includere l’obbligo di riporre gli smartphone personali negli armadietti degli spogliatoi e di essere usati soltanto per reali emergenze o durante le pause lavorative.

Divieti e limitazioni dovranno comunque essere previamente comunicati ai dipendenti e applicati a ogni persona assunta, in modo uniforme e senza discriminazione.

Durata dell’utilizzo e conseguenze disciplinari

In mancanza di indicazioni univoche nella contrattazione collettiva, i casi pratici affrontati nel corso del tempo dai giudici e, in particolare, dalla Cassazione, ci aiutano a capire quali effettivi rischi ci sono per il lavoratore che usa lo smartphone al lavoro.

Per esempio la giurisprudenza ha chiarito come il semplice utilizzo momentaneo (una breve telefonata ai familiari o la lettura veloce di una notizia sul web) non può rappresentare - in generale - una causa di licenziamento. Al contempo, anche la sbirciatina di tanto in tanto sul proprio smartphone, per verificare la presenza di messaggi o di chiamate urgenti, non può essere ragione sufficiente per troncare il rapporto di lavoro.

Attenzione però, perché in relazione al fattore tempo di utilizzo c’è quello delle mansioni del dipendente. Per fare un esempio pratico, se un autotrasportatore si distrae allo smartphone, certamente attua un comportamento di una certa serietà e pericolosità, e che può portare a conseguenze disciplinari anche molto gravi. Diversamente, rischia molto meno l’impiegato davanti al proprio computer - a patto che non controlli ogni minuto le news o eventuali messaggi in arrivo.

La sanzione disciplinare resta comunque la conseguenza tipica in caso di mancato rispetto del regolamento interno. La Cassazione ha spiegato però che la stessa dovrà essere prettamente di natura conservativa, a meno che l’inadempimento del lavoratore non sia da considerarsi così grave, da giustificare un licenziamento. La circostanza andrà ovviamente vagliata caso per caso.

Le eccezioni alla regola del divieto dell’utilizzo dello smartphone in ufficio

Anche la regola del divieto o limitazione dell’uso dello smartphone in ufficio ha delle eccezioni. Anzi, al di là di ciò che può disporre un regolamento aziendale interno, in caso di chiamate, messaggi urgenti o motivi straordinari l’utilizzo del cellulare personale o del cellulare aziendale è ammesso.

Va da sé ovviamente che queste eccezioni vanno gestite con discrezione e responsabilità da parte dei lavoratori dipendenti e - se possibile - dovrebbero essere conformi alle politiche aziendali o alle direttive del datore di lavoro.

Tra le situazioni straordinarie in cui potrebbe essere consentito l’uso dello smartphone durante l’orario di lavoro vi sono le emergenze personali. Pensiamo ad es. all’ipotesi di problemi medici o familiari urgenti: in queste circostanze potrebbe essere necessario compiere una chiamata straordinaria o inviare un messaggio utilizzando lo smartphone personale o aziendale.

Vi possono anche essere scelte aziendali specifiche, in quanto non mancano gli uffici che, all’interno del loro regolamento interno, non vietano ai dipendenti di utilizzare i telefoni per scopi personali durante i periodi di pausa o nelle aree designate.

In caso di dubbi o incertezze sull’uso del cellulare in situazioni straordinarie, è comunque preferibile chiedere al datore di lavoro o il responsabile delle risorse umane, per avere chiarimenti specifici e garantire l’applicazione delle politiche aziendali.

Conclusioni

Va da sé che un qualsiasi dipendente dovrà rispettare le regole interne in merito ai limiti dell’utilizzo dello smartphone aziendale o personale, poiché l’inosservanza di tali politiche potrebbe esporre a sanzioni disciplinari e, nei casi più gravi e di reiterazione della violazione, anche al licenziamento.

Ma attenzione perché in queste circostanze il licenziamento non è mai automatico, a meno che non disponga a riguardo il contratto collettivo nazionale. In linea generale e in ipotesi di contestazione, il giudice sarà tenuto a valutare la gravità del caso concreto, alla luce anche dei danni e dei costi economici arrecati all’azienda (ad es. in caso di chiamate ripetute ad amici e familiari con lo smartphone aziendale). Ogni situazione concreta è diversa dalle altre, anche in tema di utilizzo dello smartphone al lavoro.

Ecco perché è preferibile familiarizzarsi con le politiche aziendali, leggere con attenzione i contenuti del proprio contratto di lavoro, chiedere eventuali delucidazioni all’ufficio risorse umane e, in ogni caso, adeguarsi quanto prima per evitare problemi in ufficio.

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