Devi andare in ferie e non vuoi ricevere decine di email senza risposta? Così imposti la risposta automatica per far sapere che non sei disponibile.
Prima di andare in ferie e staccare dal lavoro per qualche giorno o settimana, sarebbe sempre meglio attivare una risposta automatica all’interno della propria casella di posta elettronica. In questo modo, non appena un’altra persona ti invierà una mail, verrà avvisato che non sei disponibile e saprà in che giorno tornerai operativo.
Si tratta di un’azione che tutti dovrebbero considerare di mettere in atto l’ultimo giorno lavorativo, prima di staccare ufficialmente e iniziare a godersi le vacanze. Può sembrare complicato a primo impatto, ma in realtà ci sono pochi e semplici passaggi per qualsiasi sia il provider a cui ti sei affidato.
Vuoi saperne di più? Sei alla ricerca di una guida passo passo per completare l’operazione e avere una risposta automatica attiva? Ecco che cosa devi fare, così sarai sicuro di poter andare in vacanza senza tornare con centinaia di mail senza risposta.
Quale mail automatica impostare
Prima di spiegarti i passaggi necessari per impostare una mail automatica di risposta per quando sarai in ferie, è bene pensare a cosa vuoi scrivere per avvisare i tuoi colleghi che non ti trovi in ufficio.
Per prima cosa, precisa subito nelle prime righe che sei in ferie e indica le date in cui non sarai disponibile. Se possibile, inserisci uno o più contatti di emergenza (es. numero di telefono o indirizzo mail personale) e un tuo collaboratore a cui poter fare riferimento nel tuo periodo di assenza.
Come impostare una mail automatica
I passaggi per poter impostare una mail automatica variano a seconda del provider che hai scelto al momento della creazione di un’indirizzo di posta elettronica o che ti è stato affidato dall’azienda in cui lavori.
Nei prossimi capitoli, ti elencheremo tutti gli step da seguire per i principali operatori del settore: Outlook, Gmail, iCloud Mail e Libero Mail.
Outlook
Hai un indirizzo mail Outlook e vuoi impostare una risposta automatica per quando sei in ferie? Allora per prima cosa accedi alla casella di posta elettronica ed effettua l’accesso col tuo profilo aziendale.
A questo punto, fai clic sulla voce File e seleziona Risposte automatiche. Dopo averci cliccato sopra, la voce che ti interessa è Invia risposte automatiche. Nel caso non volessi che i messaggi vengano visualizzati immediatamente, puoi anche attivare l’opzione Invia solo all’interno dell’intervallo di tempo.
Qui potrai inserire il periodo in cui sarai Out of Office, durante il quale ogni persona che proverà a contattarti riceverà la mail che hai impostato. Nella casella inferiore, hai modo di digitare il messaggio completo inserendo tutte le informazioni che ritieni necessarie. Puoi anche formattarlo, utilizzando la barra degli strumenti. Per concludere, premi su Ok e la risposta automatica sarà salvata e attiva dal momento che hai selezionato.
Sei tornato in anticipo e non ne hai più bisogno? Tornando alle Impostazioni e poi su Risposte automatiche, ti verrà mostrato un pulsante su cui togliere la spunta per far sì che il messaggio non venga più inviato.
Gmail
Il processo per poter attivare una risposta automatica alle mail ricevute quando non si è operativi a lavoro è piuttosto semplice anche se sei in possesso di un indirizzo di posta elettronica gestito da Google con Gmail.
Se vuoi procedere, innanzitutto apri Gmail sul tuo computer e fai clic sulla voce Impostazioni disponibile in alto a destra. Scegli dunque Visualizza tutte le impostazioni per accedere alla panoramica completa con le varie schede disponibili. Quella che ti interessa è Generali, da cliccare per poi scegliere Risponditore automatico.
Nella nuova finestra che ti si apre, metti la spunta su Attiva risponditore automatico e inserisci l’intervallo di date durante il quale non sarai disponibile. Subito sotto trovi le due finestre separate in cui digitare l’oggetto e il messaggio che le altre persone leggeranno quando proveranno a contattarti.
Puoi anche decidere di inviare la risposta solo ai tuoi contatti. In che modo? Selezionando l’apposita casella che trovi sotto la finestra di testo. Per concludere, fai clic su Salva modifiche e il gioco è fatto.
Se vuoi rendere l’opzione non attiva, non devi far altro che seguire il percorso iniziale e rimuovere la risposta automatica dei messaggi tramite il pulsante che ti viene mostrato nel menu.
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Mail di iCloud
Apple da tempo fornisce un servizio semplice ed esaustivo che ti permette di impostare una risposta automatica per quando sei in ferie e non puoi rispondere alla posta elettronica ricevuta.
Vuoi iniziare subito? Allora per prima cosa accedi al sito web di iCloud dedicato alle email e poi accedi col tuo ID Apple. Fai poi clic sul simbolo dell’ingranaggio nella parte superiore della voce Elenco delle caselle di posta, per cliccare dunque su Impostazioni.
Ti spunterà un elenco con altre voci, quella che ti interessa è Risposta automatica. Da qui, potrai scegliere la voce Rispondi automaticamente ai messaggi quando li ricevi e scrivere subito sotto il contenuto che vuoi venga recapitato a chi prova a contattarti quando sei Out of Office.
C’è anche un calendario, in cui poter eventualmente impostare l’intervallo di date in cui non ci sei, così che la risposta automatica sarà attiva dal primo all’ultimo giorno scelto. Se una persona ti invierà più mail nello stesso giorno, riceverà comunque una sola risposta automatica in 24 ore.
Dalla medesima pagina, puoi anche disattivare l’Out of Office seguendo lo stesso percorso e impostando su OFF il cursore di fianco all’opzione selezionata.
Libero Mail
L’ultimo provider che potresti star utilizzando a lavoro e per il quale vuoi attivare una risposta automatica è Libero Mail. Anch’esso dispone della risposta automatica, da poter attivare ogni volta che se ne ha bisogno tramite alcuni veloci passaggi.
Devi per prima cosa accedere alla versione web di Libero Mail e cliccare sull’icona a forma di ingranaggio. Delle varie voci disponibili, fai clic su Impostazioni per far sì che ti venga mostrata una nuova schermata con un menu verticale a sinistra. Qui devi fare clic su Posta e selezionare Risposta automatica che trovi in alto.
Ti comparirà una finestra con un interruttore da impostare su ON e varie opzioni di modifica subito sotto. A partire dall’intervallo di date in cui non sarai disponibile e per il quale vuoi che Libero Mail risponda al posto tuo. Subito sotto c’è invece la casella in cui inserire il messaggio.
Come ultima voce, trovi Giorni tra gli avvisi allo stesso mittente, in cui puoi selezionare quanti giorni devono passare prima che uno stesso mittente riceva una nuova risposta automatica. Concluse queste operazioni, premi su Salva e sarà tutto impostato.
In ogni momento, potrai decidere di disattivare l’opzione per far sì che nessuno riceva risposte automatiche di Out of Office anche se torni disponibile in anticipo rispetto al periodo di ferie previsto inizialmente.
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