Le trasferte rappresentano un evento della vita lavorativa che si caratterizza per comportare uno spostamento provvisorio e temporaneo del dipendente in una sede diversa da quella in cui è svolta abitualmente l’attività lavorativa.
La gestione in busta paga, a livello fiscale e contributivo, delle somme corrisposte in occasione delle trasferte è particolarmente complicata, in primo luogo perché possono operare tre distinte modalità di riconoscimento, da parte dell’azienda, delle somme destinate a compensare il disagio del dipendente derivante dalla trasferta fuori del territorio comunale:
- Riconoscimento della sola indennità di trasferta ed eventuale fornitura gratuita di vitto e / o alloggio;
- Indennità forfettaria e riconoscimento del rimborso a piè di lista delle spese di vitto o alloggio ovvero di entrambe;
- Rimborso a piè di lista (detto anche analitico) delle spese di viaggio, trasporto, vitto e alloggio.
Di seguito ecco una serie di elementi di attenzione da considerare in sede di elaborazione delle buste paga, per quanto riguarda la gestione dei rimborsi spese nelle ipotesi in cui il datore di lavoro ricorre al rimborso analitico delle spese sostenute dal dipendente nel corso della trasferta.
Rimborsi spese in busta paga, attenzione a non commettere questi errori
- Non avere i documenti giustificativi
- Attenzione al calcolo delle indennità chilometriche
- Trasferta a partire dalla residenza del lavoratore
- Attenzione anche ai contributi previdenziali ed assistenziali
- La disciplina particolare delle spese non documentabili
- Attenzione alle trasferte nel territorio comunale
Non avere i documenti giustificativi
I rimborsi di spese documentate relative al viaggio, all’alloggio, al vitto e al trasporto, non sono soggetti a imposizione fiscale in caso di rimborso analitico delle spese per trasferte o missioni fuori del territorio comunale.
Il regime di esenzione opera tuttavia a patto che vi sia idonea documentazione giustificativa (da allegare alla nota spese) contenente:
- I dati anagrafici del lavoratore;
- Il giorno e il luogo in cui sono state sostenute le spese;
- La tipologia di spesa e il relativo ammontare.
I documenti giustificativi possono essere:
- Fattura (cartacea o elettronica);
- Documento commerciale emesso dal registratore telematico o, per i soggetti esonerati, ricevuta integrata con i dati identificativi del cliente e quelli relativi alla natura, alla qualità e alla quantità dell’operazione;
- Ricevute e scontrini fiscali, anche non integrati, nonché i biglietti di trasporto di autobus, metropolitana, tram, taxi, etc.;
- Estratto conto rilasciato dalla società emittente la carta di pagamento al datore di lavoro.
Di conseguenza, in mancanza della documentazione citata, non è possibile riconoscere in busta paga il regime di esenzione fiscale dei rimborsi spese.
Attenzione al calcolo delle indennità chilometriche
In caso di adozione del regime di rimborso analitico delle spese, se il dipendente usa la propria autovettura le spese di viaggio sono quantificate sulla base delle indennità chilometriche definite dall’ACI, avuto riguardo alla percorrenza, al tipo di automezzo ed al costo chilometrico ottenuto grazie alla tipologia di vettura.
Il calcolo degli importi sulla base delle tabelle ACI è di fondamentale importanza, ai fini della corretta elaborazione della busta paga. Infatti, se il rimborso chilometrico è superiore ai valori ottenuti grazie alle tabelle ACI, l’eccedenza è considerata reddito e deve pertanto essere assoggettata a tassazione in cedolino.
Trasferta a partire dalla residenza del lavoratore
Quanti si occupano dell’elaborazione delle buste paga devono porre particolare attenzione alle ipotesi in cui i rimborsi chilometrici, anziché considerare la distanza fra il luogo abituale di lavoro e la località della trasferta, assumono a riferimento i chilometri percorsi dalla residenza del lavoratore al luogo stesso della trasferta. A tal proposito è necessario distinguere tra:
- Distanza percorsa dal dipendente inferiore a quella calcolata dal luogo abituale di lavoro;
- Distanza percorsa dal dipendente superiore a quella calcolata dal luogo abituale di lavoro.
Nella prima ipotesi le somme non sono imponibili. Al contrario, nella seconda casistica il rimborso rileva ai fini fiscali per la differenza tra l’importo corrisposto e quello calcolato considerando la distanza dal luogo abituale di lavoro.
Attenzione anche ai contributi previdenziali ed assistenziali
La normativa appena descritta, riguardante i rimborsi analitici di spese di vitto, alloggio, viaggio o trasporto, documentati e riconosciuti per trasferte fuori dal territorio comunale, come tali esenti da imposizione fiscale, sconta particolari effetti in materia di assoggettamento delle somme in parola ai contributi previdenziali ed assistenziali, tanto quelli a carico azienda quanto quelli, al contrario, a carico del lavoratore e, come tali, recuperati in busta paga.
In particolare, al ricorrere delle condizioni per cui spetta l’esenzione fiscale dei rimborsi spese, gli stessi non rilevano ai fini del versamento dei contributi previdenziali ed assistenziali a carico azienda e dipendente.
Di conseguenza, quanto sopra descritto in merito alla non imponibilità di rimborsi spese sotto il profilo fiscale, vale anche a livello contributivo.
In conclusione colui che elabora le buste paga è tenuto a verificare il corretto trattamento dei rimborsi spese sotto il profilo contributivo.
La disciplina particolare delle spese non documentabili
In caso di trasferta fuori dal territorio comunale e di riconoscimento dei rimborsi analitici, le spese:
- Ulteriori rispetto a vitto, alloggio, viaggio e trasporto;
- Anche non documentabili, purché analiticamente attestate dal dipendente (come lavanderia, mance o telefono);
sono escluse a livello contributivo e fiscale fino all’importo di 15,49 euro giornalieri.
Al contrario, le spese per il parcheggio non rientrano nel vitto, alloggio, viaggio né tantomeno trasporto. Le stesse sono da considerarsi:
- Soggette a tasse e contributi se il datore di lavoro ha adottato il criterio del rimborso misto o forfettario;
- Escluse dal punto di vista contributivo e fiscale fino all’importo massimo di 15,49 euro al giorno (valore elevato a 25,82 euro al giorno per le trasferte all’estero) nelle situazioni di rimborso analitico.
Attenzione alle trasferte nel territorio comunale
Quanti elaborano le buste paga devono porre particolare attenzione alla differenza tra:
- Trasferta nel territorio comunale ove si trova la sede abituale di lavoro;
- Trasferta al di fuori del territorio comunale ove si trova la sede abituale di lavoro.
Le regole citate nei paragrafi precedenti sono quelle operanti nei casi di trasferta fuori del territorio comunale. Infatti, nella prima ipotesi, in sede di elaborazione del cedolino è necessario considerare che i rimborsi spese, così come l’indennità di trasferta e le indennità chilometriche riconosciute al dipendente per l’utilizzo del proprio automezzo sono soggette a tassazione e contributi. Questa regola vale a prescindere dall’ampiezza del territorio comunale.
Fanno eccezione al regime di assoggettabilità a tasse e contributi:
- I rimborsi delle spese di trasporto sostenute e documentate da biglietti di autobus, metropolitana, tram, ricevute di taxi, fatture di società di car sharing contenenti anche il luogo di partenza e di arrivo, la distanza, la durata, etc.;
- I rimborsi chilometrici corrisposti ai rider che, su richiesta del datore di lavoro, utilizzano il proprio mezzo per effettuare le consegne, anche all’interno dello stesso Comune / Città Metropolitana.
