Nel corso del rapporto di lavoro può accadere che il dipendente si sposti in maniera temporanea e provvisoria in una sede diversa da quella in cui è svolta abitualmente l’attività.
A seguito del disagio subito vengono riconosciute dall’azienda una serie di indennità e rimborsi spese, destinatari di una particolare disciplina per quanto riguarda l’assoggettamento delle somme stesse (indicate in busta paga) a contribuzione Inps e tassazione Irpef.
Nello specifico, concentriamoci sui rimborsi chilometrici, da intendersi come le somme riconosciute dall’azienda al dipendente in relazione alla distanza percorsa per esigenze lavorative utilizzando l’autovettura personale.
A livello contributivo e fiscale i rimborsi in parola sono equiparati ai rimborsi a piè di lista e, come tali, esenti da:
- Contributi Inps;
- Tassazione Irpef.
Tale disciplina ricorre tuttavia in presenza di due condizioni:
- Deve trattarsi di trasferte al di fuori del Comune di residenza dell’azienda;
- Il rimborso per chilometro percorso dev’essere contenuto nei limiti delle tariffe Aci.
Il datore di lavoro che invochi la disciplina Inps ed Irpef di favore è tenuto a presentare un’idonea documentazione al personale Itl (Ispettorato territoriale del lavoro) o di altri enti (si pensi alla Guardia di finanza) competente ad effettuare i controlli.
Analizziamo in dettaglio quali sono gli errori da evitare nella gestione dei rimborsi chilometrici.
Rimborsi chilometrici: quando sono contestabili? Gli errori da non fare
Liquidare un rimborso a chilometro superiore alle tabelle Aci
Il rimborso chilometrico dev’essere calcolato moltiplicando la distanza percorsa dal lavoratore dalla sede di lavoro alla sede della missione per il costo a chilometro definito dalle tabelle Aci in vigore, in base al tipo di veicolo.
L’Automobile Club d’Italia elabora infatti, entro il 30 novembre di ogni anno, le tabelle dei costi chilometrici di esercizio di autoveicoli e motoveicoli da applicare per un determinato periodo d’imposta su tutto il territorio nazionale. Spetta poi all’Agenzia entrate pubblicare il documento sulla Gazzetta ufficiale.
Con riferimento al periodo d’imposta 2023, le tabelle sono state pubblicate in Gu del 28 dicembre 2022 numero 302.
Nei prospetti Aci sono indicati i valori spettanti a beneficio di dipendenti, collaboratori e professionisti che utilizzano il proprio mezzo di trasporto per svolgere l’attività lavorativa, nonché la valorizzazione dei compensi in natura (fringe benefit) derivanti dalla concessione ai dipendenti di veicoli aziendali ad uso promiscuo, per esigenze cioè di lavoro e private.
Le somme riconosciute dal datore di lavoro come rimborso chilometrico, calcolate assumendo un valore superiore a quello indicato dalle tabelle Aci, sono da considerarsi, per la parte eccedente, a tutti gli effetti imponibili ai fini Inps ed Irpef.
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Come fare se il mezzo non è compreso nelle tabelle Aci?
Nel caso in cui il modello di autovettura impiegata dal dipendente non sia compreso nelle tabelle Aci in vigore, è necessario considerare il costo chilometrico relativo al mezzo similare per caratteristiche tecniche.
In tal caso il «veicolo analogo» potrà essere individuato in ragione di cilindrata, cavalli, marca ed alimentazione.
Si consiglia comunque al datore di lavoro di conservare copia del libretto dell’auto interessata.
In conclusione, nelle ipotesi di assenza del valore Aci per il veicolo interessato il datore non deve mai determinare in autonomia il costo convenzionale per chilometro, pena la qualificazione delle somme come imponibili per intero ai fini Inps ed Irpef.
Dividere i chilometri nel comune da quelli extra-comune
Nella documentazione interna conservata dal datore di lavoro devono essere indicati separatamente i rimborsi chilometrici calcolati con riferimento alle trasferte effettuate nel comune in cui insiste la sede di lavoro rispetto a quelli determinati con riguardo a spostamenti al di fuori del territorio comunale.
Ciò in ragione del diverso trattamento delle somme ai fini Inps ed Irpef. Si precisa infatti che, indipendentemente dall’ampiezza del territorio comunale, sono imponibili ai fini previdenziali e fiscali i rimborsi e le indennità corrisposte al dipendente per l’utilizzo del proprio automezzo.
Fanno eccezione i soli rimborsi delle spese di trasporto sostenute e documentate documenti rilasciati dal vettore, come biglietti di autobus, tram, metropolitana, ricevute di taxi, fatture di società di car sharing contenenti anche il luogo di partenza e di arrivo, nonché distanza e durata.
Il rischio per il datore di lavoro è rappresentato dal fatto che, in presenza di documenti riguardanti i rimborsi chilometrici, in cui non risulta una netta distinzione tra trasferte nel comune ed extra-comune, l’intero chilometraggio venga considerato come soggetto a tasse e contributi, non essendo possibile separare i rimborsi esenti da quelli imponibili.
Rimborsare i chilometri casa - lavoro
Come precisato dal Ministero delle finanze (Circolare numero 101/2000) i rimborsi chilometrici riconosciuti per il tragitto casa - lavoro devono essere interamente assoggettati a contributi e tasse.
Discorso diverso per il rimborso dei chilometri tra casa e sede della missione (situata al di fuori del comune in cui insiste la sede di lavoro).
In tali ipotesi, come chiarito dall’Ae (Risoluzione numero 92/E del 30 ottobre 2015) si considera:
- Non imponibile il rimborso dei chilometri in misura inferiore a quelli che sarebbero stati percorsi per il tragitto sede di lavoro - sede missione;
- Imponibile il rimborso dei chilometri eccedenti la misura appena citata.
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Quale documentazione conservare?
La Cassazione con sentenza numero 2419/2012 ha precisato come la normativa fiscale non richieda alcuna «documentazione specifica ed analitica, con esauriente scheda mensile per ciascun dipendente o documento similare» con riguardo ai «viaggi giornalmente compiuti, alle località di partenza e di destinazione, con specificazione dei clienti visitati e riepilogo giornaliero dei chilometri percorsi».
Pertanto, secondo la Suprema Corte l’onere probatorio del datore di lavoro che invochi l’esclusione dall’imponibile contributivo e fiscale delle erogazioni in favore dei lavoratori «è assolto documentando i rimborsi chilometrici con riferimento al mese di riferimento, ai chilometri percorsi nel mese» e, aggiungiamo, distinti tra chilometri nel comune ed extra-comune, oltre al «tipo di automezzo usato dal dipendente, all’importo corrisposto a rimborso del costo chilometrico sulla base della tariffa ACI».
Si ritiene comunque consigliabile indicare per ogni giornata di trasferta, il numero di chilometri percorsi, oltre al luogo di partenza e di destinazione.
Il documento in questione dev’essere sottoscritto dal dipendente e dal datore di lavoro per ricevuta e presa visione.
