L’esigenza di garantire ai dipendenti dei periodi di assenza al fine di recuperare le energie psico-fisiche spese nell’esecuzione dell’attività lavorativa, ha spinto il legislatore (già nella Costituzione) a riconoscere il diritto alle ferie.
Il Decreto legislativo 8 aprile 2003 numero 66 «Attuazione delle direttive 93/104/CE e 2000/34/CE concernenti taluni aspetti dell’organizzazione dell’orario di lavoro» prevede poi, in favore di ciascun lavoratore, il riconoscimento di un periodo minimo di ferie, corrispondente a quattro settimane annue, a fronte della permanenza in azienda da gennaio a dicembre.
I contratti collettivi nazionali di lavoro sono intervenuti con l’obiettivo di prevedere condizioni di maggior favore per i lavoratori, tanto in termini di periodi aggiuntivi di ferie (rispetto alle quattro settimane citate) quanto nel riconoscere ore di permessi retribuiti.
Questi ultimi, di norma, vengono introdotti in sostituzione delle festività abolite per legge (cosiddetti «permessi ex-festività») o per riduzione dell’orario di lavoro («permessi ROL»).
Ciò che accomuna ferie e permessi è la loro maturazione per ogni singolo mese in cui il lavoratore è in forza in azienda. Di conseguenza, un dipendente assunto a marzo 2023 avrà un saldo ferie - permessi a fine anno (31 dicembre 2023) superiore a quello di un collega (con lo stesso orario) assunto invece ad agosto 2023.
Vista l’importanza che rivestono ferie e permessi (trattasi infatti di ore di assenza retribuite dall’azienda come se il dipendente fosse al lavoro) è opportuno che l’azienda metta in campo una serie di controlli per garantire una corretta maturazione mensile.
Analizziamo la questione in dettaglio.
Maturazione ferie e permessi, come evitare problemi in busta paga
Attenzione alla percentuale di part-time
Nelle ipotesi di contratto di lavoro a tempo parziale e di valorizzazione delle ferie e dei permessi in ore, l’ammontare annuo delle assenze in parola spettanti si calcola con questi passaggi:
- Si assume il valore annuo di ferie e permessi spettanti ad un dipendente a tempo pieno;
- Si moltiplica il valore di cui al punto precedente per la percentuale di part-time;
in questo modo si ottiene la quantità di ore di ferie e permessi che il dipendente matura in un anno in forza in azienda.
Ipotizziamo il caso del dipendente Mario con contratto part-time pari a 20 ore settimanali, mentre il Ccnl applicato prevede:
- Un tempo pieno di 40 ore settimanali;
- 160 ore di ferie spettanti ad un lavoratore a tempo pieno;
- 25 ore di permessi per riduzione dell’orario di lavoro (detti anche «ROL») ai dipendenti a tempo pieno.
Mario ha una percentuale part-time del 50%, ottenuto grazie alla formula seguente:
(Ore settimanali da contratto / Ore settimanali di un tempo pieno) * 100, quindi (20/40) * 100.
Pertanto, Mario maturerà a fronte di un anno intero in forza in azienda:
- 160 * 50% = 80 ore di ferie;
- 25 * 50% = 12,5 ore di permessi ROL.
Di conseguenza, a livello mensile, Mario maturerà:
- 80 / 12 = 6,6667 ore di ferie;
- 12,5 / 12 = 1,0416 ore di permessi.
L’azienda è quindi opportuno che controlli, a campione, la maturazione mensile di ferie e permessi in cedolino per i lavoratori part-time. Attraverso un calcolo come quello appena descritto è infatti possibile trovare eventuali errori di maturazione ed intervenire di conseguenza.
Attenzione ai cambi di orario part-time
I problemi in merito alla maturazione di ferie e permessi possono arrivare a seguito di frequenti cambi dell’orario settimanale, per i quali ricorre anche una variazione della percentuale part-time.
Nelle ipotesi in cui l’unica modifica riguarda le ore lavorate nelle singole giornate, ma non l’orario totale della settimana, nessun effetto si ha per quanto riguarda la maturazione di ferie e permessi.
Al contrario, se a cambiare è il totale settimanale allora, a cascata, si applica una diversa percentuale part-time e, giocoforza, una maturazione mensile che non è la stessa di quella precedente.
Riprendendo il caso di Mario se, ad esempio, a decorrere dal 1° agosto 2023 il suo part-time passa a 30 ore settimanali, la percentuale sarà non più del 50% bensì del 75%.
Da agosto quindi Mario maturerà un rateo mensile di:
- 10 ore di ferie;
- 1,5625 ore di permessi ROL.
In situazioni simili un controllo in cedolino è quanto mai opportuno per evitare che, causa dimenticanza dell’operatore o errore del software paghe, la maturazione mensile resti quella del part-time al 50%.
La stessa attenzione dev’essere riservata alle trasformazioni del contratto da full-time a part-time o viceversa. Sempre nell’esempio di Mario un eventuale passaggio a tempo pieno comporterebbe una maturazione mensile, da agosto 2023, di:
- 13,3333 ore di ferie;
- 2,0833 ore di permessi ROL.
Verificare il corretto riporto dei saldi da un anno all’altro
Al 31 dicembre di ogni anno il saldo, positivo o negativo, di ferie e permessi viene trasferito all’anno successivo. Di conseguenza, nel cedolino di gennaio, il dato relativo a «Saldo ferie anno precedente» e «Saldo permessi anno precedente», dev’essere uguale al «Saldo ferie anno corrente» ed al «Saldo permessi anno corrente» riportato nel precedente cedolino di dicembre.
Prendiamo il caso del dipendente Caio assunto a maggio 2023. Nel corso dello stesso anno l’interessato:
- Matura 70 ore di ferie;
- Si assenta dal lavoro per 40 ore di ferie.
Pertanto, al 31 dicembre 2023, Caio avrà un saldo ferie pari a 70 - 40 = 30 ore.
Nel successivo cedolino di gennaio 2024, in corrispondenza della voce «Ferie anno precedente» dovrà essere riportato di conseguenza il valore «30».
Come già descritto in precedenza è opportuno un controllo da parte dell’azienda, sempre a campione, circa il corretto riporto dei saldi di ferie e permessi da un anno all’altro.
Nei casi di cessazione del rapporto il saldo dev’essere zero
Nel momento in cui il contratto di lavoro si interrompe, a prescindere dalla causa, il lavoratore si trova nell’impossibilità di poter sfruttare ancora le ore di assenza per ferie - permessi. Ne consegue che, queste ultime, devono essere liquidate in busta paga.
Si assume quindi il saldo risultante nell’ultimo giorno di vigenza del contratto e si moltiplica:
- L’ammontare dei giorni di ferie residui per la retribuzione giornaliera (in caso di maturazione delle ferie in giorni);
- L’ammontare delle ore di ferie residue per la retribuzione oraria (maturazione delle ferie in ore);
- L’ammontare delle ore di permessi residue per la retribuzione oraria.
In queste situazioni quindi, liquidando tutto il monte ore residuo di ferie - permessi, il saldo in busta paga dev’essere pari a zero.
L’azienda (o quantomeno chi si occupa dell’elaborazione dei cedolini) è tenuta a controllare che il saldo nei casi di cessazione del rapporto sia a zero e non, al contrario, positivo o addirittura negativo.
Nelle ipotesi di sfruttamento delle ferie o dei permessi in misura superiore a quanto maturato, anziché alla liquidazione di ore / giorni residui, in cedolino troveremo una trattenuta a titolo di ore di assenza sfruttate in eccesso.
