La lettera di richiamo è un provvedimento disciplinare con il quale il datore di lavoro segnala al dipendente una violazione degli accordi contrattuali, non troppo grave da comportare una sanzione più severa.
La lettera di richiamo è quel documento con il quale il datore di lavoro ammonisce in maniera scritta il proprio dipendente, colpevole per aver avuto comportamento non conforme agli accordi contrattuali, seppur non di rilevanza talmente grave da far scattare una sanzione più severa.
Anche se si configura a tutti gli effetti come un provvedimento disciplinare nei confronti del dipendente, la lettera di richiamo - conosciuta anche come ammonimento scritto - non comporta particolari conseguenze: si tratta infatti di un primo avvertimento, con l’obiettivo di segnalare al dipendente che in futuro ci si aspetta che non si verifichino più comportamenti di questo tipo.
Nonostante si tratti di un provvedimento sanzionatorio piuttosto leggero, spesso la lettera di richiamo è oggetto di contestazione da parte del dipendente, non d’accordo con quanto riportato nell’ammonimento.
Sapere come rispondere ad una lettera di richiamo e contestarla è molto importante così come lo è scriverla correttamente. A tal proposito in questo articolo vi daremo le informazioni utili - lato datore di lavoro - per scrivere un ammonimento scritto, compreso un Fac-Simile della lettera di richiamo da compilare e inviare al proprio dipendente.
Per le istruzioni su come rispondere a questo provvedimento disciplinare - utili al dipendente - potete invece consultare la nostra guida dedicata alla contestazione della lettera di richiamo.
Quando inviare la lettera di richiamo
Prima di vedere come scrivere la lettera di richiamo è bene fare chiarezza su quando è utile ricorrere a questo provvedimento disciplinare nei confronti del dipendente.
Come anticipato, questo è utile per segnalare al dipendente un comportamento, o anche un inadempimento, non conforme agli accordi contrattuali. Lo scopo del provvedimento è di segnalare al dipendente che non saranno ammessi altri comportamenti di questo tipo, altrimenti la prossima volta ci sarà una sanzione più severa.
In ogni caso prima di ricorrere alla lettera di richiamo consigliamo di procedere con l’ammonimento verbale, così da evitare uno strappo che potrebbe essere irreparabile qualora il dipendente non sia d’accordo con l’ammonimento e decida di contestarlo.
La lettera di richiamo è quindi l’ultima opportunità che viene data al dipendente; resta discrezione del datore di lavoro comunque decidere quando farvi ricorso.
Può succedere, ad esempio, che l’atteggiamento messo in atto dal dipendente pur non essendo particolarmente grave si aggiunga ad una serie di violazioni pregresse che hanno intaccato la fiducia del datore di lavoro nei suoi confronti; in questo caso dare un’ulteriore possibilità al subordinato potrebbe non essere l’ideale, visto che questo ha già dimostrato di non essere disposto a cambiare atteggiamento.
Fatta chiarezza su questo aspetto possiamo vedere degli esempi di casi in cui si può inviare una lettera di richiamo. Questo provvedimento può essere utile per quei dipendenti che spesso ritardano l’entrata al lavoro, o anche nei confronti di coloro che non comunicano tempestivamente l’assenza per malattia o per motivazioni personali.
La lettera di richiamo è un provvedimento utile anche per contestare la poca accortezza nello svolgimento dei compiti assegnati, così come qualsiasi comportamento - non grave - che possa aver leso l’immagine dell’azienda. Viene utilizzato spesso anche per ammonire i dipendenti che utilizzano telefono e connessione Internet per scopi personali (ad esempio per navigare su Facebook) senza chiedere l’autorizzazione al datore di lavoro.
Come scrivere la lettera di richiamo nella maniera corretta
Per scrivere un ammonimento basta seguire delle semplici regole; la prima - probabilmente la più importante - riguarda il tono del messaggio, che deve essere formale, chiaro e risoluto.
Con la lettera di richiamo, infatti, bisogna far capire al dipendente di non essere disposti ad accettare ulteriori violazioni degli accordi contrattuali, pena l’applicazione di sanzioni più severe. Il linguaggio quindi deve essere il più efficace possibile, chiarendo fin da subito che per quanto sia un mero avvertimento si tratta comunque di una sanzione disciplinare a tutti gli effetti.
Affinché la lettera di richiamo possa raggiungere il proprio scopo, non possono mancare le seguenti informazioni:
- descrizione del comportamento o dell’inadempimento contestato;
- richiesta di cambiamento del proprio atteggiamento;
- comunicazione delle conseguenze qualora ci fossero altre violazioni di questo tipo.
Per non sbagliare, comunque, consigliamo di utilizzare il Fac-Simile che trovate di seguito, compilando gli spazi vuoti con le informazioni necessarie.
Questo documento potrà essere consegnato personalmente al dipendente, ma in realtà la forma più utilizzata dai datori di lavoro, nonché la più efficace, è quella che prevede l’invio per mezzo di posta raccomandata.
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