Il lavoro agile o smart-working si qualifica, ai sensi della normativa italiana rappresentata dalla Legge 22 maggio 2017 numero 81, come una modalità di esecuzione della prestazione lavorativa, stabilita mediante accordo tra le parti, anche con forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi e senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro, con il possibile utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell’attività lavorativa.
La prestazione lavorativa viene eseguita, in parte all’interno di locali aziendali e in parte all’esterno senza una postazione fissa, entro i soli limiti di durata dell’orario di lavoro giornaliero e settimanale, derivanti dalla legge e dalla contrattazione collettiva.
Il periodo pandemico e la conseguente necessità di limitare i contatti tra le persone, nel rispetto altresì degli obblighi normativi e amministrativi, pur assicurando la continuità delle attività economico - produttive, ha portato ad un largo utilizzo del lavoro a distanza.
Terminata l’emergenza Covid-19 si pone ora il problema di gestire i lavoratori dipendenti che, sulla scia di quanto sperimentato nel corso della pandemia, hanno siglato accordi individuali di smart-working con i rispettivi datori di lavoro.
In particolare, diventa fondamentale evitare un aumento del costo del personale a causa proprio del lavoro agile.
Analizziamo in dettaglio come fare.
Il segreto per risparmiare sul costo del personale con lo smart-working
Lo smart-working è lavoro ordinario
Trattandosi esclusivamente di una particolare modalità di svolgimento della prestazione lavorativa, l’attività svolta in smart-working è a tutti gli effetti equiparata al lavoro ordinario, al pari delle ore svolte in presenza.
Come organizzare l’attività a distanza?
L’organizzazione e la disciplina dello smart-working è demandata ad un apposito accordo individuale tra azienda e dipendente.
L’accordo in parola è «stipulato per iscritto ai fini della regolarità amministrativa e della prova» (articolo 19, comma 1, Legge numero 81/2017).
Il documento, a tempo determinato o indeterminato, disciplina l’esecuzione della prestazione lavorativa svolta all’esterno dei locali aziendali, anche con riguardo alle forme di esercizio del potere direttivo del datore di lavoro ed agli strumenti utilizzati dal lavoratore.
In particolare, il documento si preoccupa di fissare:
- Le forme di esercizio del potere direttivo e di controllo del datore di lavoro;
- I tempi di riposo del dipendente;
- Gli strumenti utilizzati dal lavoratore e le misure tecniche e organizzative necessarie per assicurare la disconnessione dello stesso dalle strumentazioni tecnologiche di lavoro;
- Le condotte sanzionabili a livello disciplinare;
- L’eventuale diritto all’apprendimento.
Il Protocollo Nazionale sul lavoro agile
Le parti sociali e il Ministero del Lavoro hanno siglato il 7 dicembre 2021 il «Protocollo Nazionale sul lavoro in modalità agile».
Il documento, lungi dall’essere equiparato alle norme di legge citate, si preoccupa comunque di definire il quadro di riferimento per lo svolgimento del lavoro in modalità agile, esprimendo le linee di indirizzo per la contrattazione collettiva nazionale, aziendale e territoriale, in osservanza della disciplina di legge (Legge numero 81/2017) e degli accordi collettivi in vigore.
A norma dell’articolo 2 del Protocollo Nazionale, l’accordo individuale di smart-working ha cura di prevedere:
- La durata dell’accordo, che può essere a termine o a tempo indeterminato;
- L’alternanza tra i periodi di lavoro all’interno e all’esterno dei locali aziendali;
- I luoghi eventualmente esclusi per lo svolgimento della prestazione lavorativa esterna ai locali aziendali;
- Gli aspetti relativi all’esecuzione della prestazione lavorativa svolta al di fuori dei locali aziendali, anche con riguardo alle forme di esercizio del potere direttivo del datore di lavoro e alle condotte che possono dar luogo all’applicazione di sanzioni disciplinari nel rispetto della disciplina prevista nei contratti collettivi;
- Gli strumenti di lavoro;
- I tempi di riposo del lavoratore e le misure tecniche e / o organizzative necessarie ad assicurare la disconnessione;
- Le forme e le modalità di controllo della prestazione lavorativa all’esterno dei locali aziendali, nel rispetto di quanto disciplinato dall’articolo 4, Legge 20 maggio 1970 numero 300 e dalla normativa in materia di protezione dei dati personali;
- L’attività formativa eventualmente necessaria per lo svolgimento della prestazione di lavoro in modalità agile;
- Le forme e le modalità di esercizio dei diritti sindacali.
Come risparmiare sul costo del personale, attenzione agli straordinari
Il lavoro a distanza può portare, se non correttamente disciplinato e regolamentato nell’accordo individuale, ad una mancanza di controllo del datore di lavoro sull’effettivo svolgimento della prestazione da parte del dipendente.
In situazioni simili, non essendoci un monitoraggio sulle ore lavorate, l’azienda può trovarsi di fronte ad un aumento delle prestazioni di lavoro straordinario che, come noto, permettono al dipendente di beneficiare di un compenso aggiuntivo in busta paga, peraltro maggiorato a norma del contratto collettivo nazionale di lavoro applicato.
L’aumento esponenziale del lavoro straordinario ha una conseguenza diretta sul costo del personale e, a cascata, sul bilancio di esercizio, il quale può trovarsi così appesantito dalle ore di lavoro straordinario retribuite ai dipendenti in smart-working.
Per ovviare alla problematica è opportuno, in via preventiva, precisare nell’accordo individuale di lavoro agile (di cui abbiamo descritto l’importanza e i contenuti principali) che, nel corso dell’attività a distanza, non sono previste né autorizzate prestazioni di lavoro straordinario.
Ecco un esempio di quanto riportare nell’accordo: «Si chiarisce che lo smart-working potrà essere utilizzato esclusivamente all’interno dell’orario di lavoro diurno dalle ore _______ alle ore _______ nei seguenti giorni feriali _______. Si dispone altresì che nelle giornate lavorative svolte in modalità a distanza, non saranno previste né tantomeno autorizzate ore di lavoro supplementare e / o straordinario, salvo esplicita previsione dei contratti collettivi territoriali o aziendali».
Cosa prevede il Protocollo Nazionale?
L’orientamento sull’incompatibilità tra lavoro agile e straordinario è presente anche nel citato Protocollo Nazionale.
All’articolo 3 «Organizzazione del lavoro agile e regolazione della disconnessione» si dispone (comma 4) che, salvo esplicita previsione dei «contratti collettivi nazionali, territoriali e / o aziendali, durante le giornate in cui la prestazione lavorativa viene svolta in modalità agile non possono essere di norma previste e autorizzate prestazioni di lavoro straordinario».
