I 6 migliori agenti AI per gestire mail e calendario

Vuoi un aiuto in più per poter gestire le tue email e il calendario? Abbiamo selezionato per te 6 tra i migliori agenti AI oggi presenti sul mercato.

Nel mondo del lavoro, gestire la propria posta elettronica e il calendario con tutti gli eventi in programma è diventato sempre più complicato. Un lavoratore medio impiega più di 4 ore al giorno a leggere e smistare le proprie email. Il problema non è tanto la quantità di strumenti disponibili, ma la loro frammentazione.

Spesso si ha un indirizzo Gmail, uno Outlook, poi si va su Google Calendar per controllare le riunioni in programma, su Slack per parlare di un determinato progetto e via dicendo. È proprio in questo contesto che si inseriscono gli agenti AI, software che ti possono aiutare nel gestire in totale autonomia il carico di lavoro.

Il mercato di questi strumenti si è evoluto rapidamente negli ultimi anni e oggi ci sono diverse piattaforme che potrebbero fare al caso tuo. Abbiamo selezionato i 6 agenti AI a cui fare affidamento per la gestione di email e del calendario.

1. Google Gemini

Gemini è l’intelligenza artificiale di Google ed integra nativamente servizi molto utilizzati in ambito lavorativo come Gmail e Google Calendar. Direttamente accessibile all’interno dell’interfaccia email, permette di usufruire di funzionalità avanzate come AI Overviews, Help me Write e Suggested Replies.

Con Help Me Write, puoi chiedere all’AI di scrivere email complete partendo da pochi appunti, con l’adattamento del tono. Smart Reply e Smart Compose permettono di usufruire di risposte rapide e di completamento automatico del testo durante la composizione. C’è poi l’integrazione con Google Calendar, per poter proporre orari di meeting partendo da una semplice email.

Il vero vantaggio qui è la possibilità di gestire tutto senza dover cambiare app. Per chi lavora nell’ecosistema Google, c’è un’AI che ha accesso all’intero contesto dell’utente per poter collegare informazioni tra strumenti diversi.

Tutte le funzioni AI di base di Gemini sono incluse gratuitamente nel tuo account personale. Esiste però l’abbonamento a Google Workspace che ti dà l’accesso complto a tutti i tool avanzati di Gemini e all’add-on Google Workspace AI.

2. Microsoft Copilot

Una valida alternativa per chi utilizza invece il sistema Microsoft 365 è Copilot, l’assistente AI ufficiale dell’azienda americana. Quest’ultimo ha una presenza particolarmente forte su Outlook e su Teams. Oltre all’email, parliamo in questo caso di un agente che può controllare informazioni e verificare fatti su tutto ciò che fa parte di Microsoft 365.

Parliamo dunque di documenti Word, presentazioni PowerPoint, conversazioni su Teams, file SharePoint e molto altro. Tra le caratteristiche principali, segnaliamo per esempio il riepilogo thread che elabora catene di email lunghe e identifica i punti di azione, il drafting contestuale che crea bozze di email facendo riferimento a documenti condivisi, l’estrazione action item per identificare le attività da svolgere e l’integrazione profonda col calendario.

Se lavori in aziende che utilizzano Microsoft 365, Copilot è senza dubbio la scelta da prendere. Non ci sono software da installare e non serve alcun account aggiuntivo, ogni permesso e autenticazione viene fornito dalla propria organizzazione.

Microsoft 365 Copilot è disponibile come add-on ai piani già esistenti, con prezzi a partire da 30 dollari al mese per utente. C’è anche il piano base Personal che parte da circa 7 dollari al mese ed è destinato ad un uso personale.

3. Superhuman

Cambiamo contesto con Superhuman, un client email premium che a detta di molti è persino superiore a Gmail e Outlook per velocità e intelligenza. Fondato nel 2015, ha saputo costruire la propria reputazione attorno alla regola dei 100 millisecondi. Cosa vuol dire? Che ogni interazione nell’app deve avvenire in un range di tempo minore.

Con gli aggiornamenti dell’ultimo anno, l’esperienza email è stata ridisegnata ed è oggi pensata per chi gestisce centinaia di messaggi al giorno e vuole avere più velocità. Quali sono le sue caratteristiche? C’è per esempio AI Replies che genera bozze di risposta contestuali in base al thread, Split inbox che categorizza automaticamente le email ricevute, Auto Summarize per avere riassunti di testi lunghi e Ask AI per rispondere a domande in linguaggio naturale.

Tra le altre cose, puoi godere dell’integrazione completa del calendario condivisibile tramite email con app quali Zoom, Meet e Teams, oltre a più di 100 shortcut da tastiera per navigare e rispondere senza dover mai usare il mouse.

Per poterne usufruire, è necessario attivare un piano in abbonamento. Starter costa 30 dollari al mese e include AI Email, Split Inbox, calendari, condivisione disponibilità e la maggior parte delle funzioni AI. Business costa 40 dollari al mese e aggiunge Auto Drafts, Ask AI e integrazioni CRM. Infine Enterprise con prezzi personalizzabili e su richiesta.

4. Motion

Motion è un agente AI nato come app di calendario che, nel corso dell’ultimo, si è trasformato in vero e proprio assistente digitale. Parliamo di un vero e proprio motore di pianificazione che gestisce in autonomia priorità, deadline, compiti da svolgere e tanto altro. Ogni piano giornaliero viene personalizzato in tempo reale.

Tra le sue caratteristiche principali, segnaliamo per esempio AI Scheduler, ossia uno strumento che posiziona in automatico compiti e riunioni nel calendario in base a scadenze e priorità. C’è poi AI Employees, ossia un insieme di agenti integrati nella piattaforma che ti danno una mano in vendite, supporto, project management e assistenza.

E poi ancora AI Notetaker che registra e riassume i meeting, AI Docs che crea e analizza documenti. L’integrazione è garantita con servizi di terze parti come Google Calendar, Outlook, iCloud Calendar, Slack, Asana, Trello, Notion, ClickUp, HubSpot, Salesforce e Todoist.

Non esiste un piano gratuito. Per poterne usufruire, bisogna scegliere se attivare il piano Pro AI a 12,73 euro al mese con AI Scheduler, calendario, project management, docs e 7.500 AI credit al mese (con prova gratis di 7 giorni. O in alternativa Business AI a 19,43 euro al mese che aggiunge dashboard, Gantt chart, visibilità del team e 15.000 AI credit al mese.

5. Reclaim AI

Tornando in tema calendari e gestione degli impegni, c’è Reclaim AI che è un ottimo agente AI a cui fare affidamento. È stato studiato per “difendere il tempo” del lavoratore. In che modo? Proteggendo determinati slot, tenendo conto delle tue abitudini personali e dei tuoi task, impedendo che le riunioni occupino un’intera giornata.

Proprio in questo senso, una delle funzionalità più apprezzate è Focus Time, ossia un tool che stabilisce dei blocchi di tempo per lavoro profondo in base a un obiettivo settimanale configurabile. C’è poi Habits che pianifica le tue routine ricorrenti come la pausa pranzo, la lettura di email o le sessioni dedicate all’allenamento.

Tra gli altri vantaggi, segnaliamo AI Tasks che integra Asana, Todoist, Clickup, Jira, Linear e Google Tasks nel calendario, Smart Meetings per trovare il momento ottimale per le riunioni e Buffer Time che aggiunge margini prima e dopo i meeting per viaggi e recupero personale.

Ne puoi usufruire gratuitamente col piano Lite che dispone di due calendari, tre habit, uno smart meeting e uno scheduling link. In alternativa ci sono i tre piani Starter da 8 dollari al mese, Business da 12 euro al mese e Enterprise a 18 dollari al mese con vantaggi in base alle tue esigenze.

6. Shortwave

Chiudiamo con Shortwave, un client email fondato da alcuni ex ingegneri di Google e studiato per poter trasformare la casella di posta in arrivo in un sistema per la gestione dei propri impegni. Il suo più grande vantaggio è Ghostwriter, ossia un sistema che analizza le email inviate, apprende lo stile di scrittura e genera bozze che suonano in maniera autentica.

C’è poi la ricerca AI avanzata con query in linguaggio naturale su anni di archivio email, Bundle che raggruppa in automatico tutte le email correlate e riduce il rischio di sovraffollamento nell’inbox, la conversione di email in compiti da svolgere, i riassunti dei thread e un’interfaccia moderna che ricorda molto quella delle chat tradizionali.

È disponibile un piano gratuito che ha funzioni base con limiti sull’AI o, in alternativa, le due alternative Personal a 8,50 dollari al mese e Business a 24 dollari al mese con vantaggi per il team, inbox condivise e priorità di supporto.