Le migliori app per archiviare i documenti (e come si usano)

Al giorno d’oggi, digitalizzare i propri documenti è diventato quasi indispensabile. È più facile ritrovarli, organizzarli e sopratutto si evitano sprechi di carta sulla propria scrivania.

Tenerli ben custoditi e ordinati sul proprio computer è un grande vantaggio, ma come fare nella maniera corretta? In aiuto ci sono le app pensate appositamente per l’archiviazione di documenti di ogni tipo e dimensione.

Se non sei avvezzo a questo mondo e vorresti sapere quali sono le migliori applicazioni oggi disponibili, ecco una lista suddivisa per caratteristiche e funzionalità interne.

Adobe Document Cloud

Una prima applicazione che può tornarti parecchio utile per archiviare i tuoi documenti è Adobe Document Cloud, ossia la versione gestionale di Adobe.

Si tratta di uno strumento studiato per la gestione dei file PDF e ti dà la possibilità di modificarli, salvarli in cartelle specifiche, condividerli e molto altro. C’è la possibilità di inserire membri del tuo team su determinati file, per averli sempre disponibili.

E se accompagni questa ad altre app, potrai accedere a feature extra come la firma digitale con un singolo clic.

SharePoint

SharePoint è la comoda alternativa sviluppata da Microsoft per la gestione dei documenti aziendali. Parliamo di un servizio diventato nel tempo indispensabile per milioni di utenti, non solo per salvare i file ma anche per poter gestire permessi e autorizzazione per visione e modifica.

Ogni file può venire archiviato in cartelle specifiche e poi condivisi con altri membri del proprio team. Ci sono pulsanti privacy per impostare accessi personalizzai a singoli dipendenti e la possibilità di imporre diversi livelli di permesso.

C’è inoltre un’interessante implementazione di metadati per categorizzare i vari tipi di documenti, così da poterli ritrovare facilmente nel cloud.

FlashJet Scan

FlashJet Scan è un programma gratuito per l’archiviazione dei documenti, che permette di raccogliere in unico archivio organizzato tutti i propri documenti cartacei scansionati in formato Pdf.

È molto semplice da usare e consente di suddividere i documenti in categorie personalizzate: un elemento che ci dà la possibilità non solo di organizzare al meglio il nostro archivio ma anche di velocizzare in maniera significativa il rintracciamento delle informazioni in esso.

È compatibile con tutte le principali versioni di Windows e tutti gli scanner attualmente in commercio.

Dropbox

Dropbox è un’altra opzione popolare e quindi affidabile per conservare i file personali nel cloud. L’app ha funzioni speciali come il caricamento automatico delle foto sul suo drive online, opzioni di condivisione semplici, supporto Microsoft Office e la possibilità di inviare file ad altre persone.

I nuovi account ottengono 2 GB gratuitamente, aumentabili con un abbonamento premium. Dropbox consente quindi di condividere i propri file con chiunque, anche se non si possiede un account Dropbox, con aggiornamenti in tempo reale sui file condivisi, per un ulteriore controllo di sicurezza.

Molto interessante la funzione che trasforma in automatico in Pdf i file acquisti con la fotocamera dello smartphone. Dropbox Business è l’ideale per collaborare con colleghi e dipendenti, condividere dati istantaneamente e lavorarci contemporaneamente.

Google Drive

Google Drive è il noto servizio di hosting di proprietà di Big G, diventato nel tempo famosissimo per la sua facilità d’uso e per l’integrazione completa con i sistemi operativi mobile e desktop.

Una volta essersi iscritti, si hanno a disposizione 15 GB di memoria gratuita, espandibile con i piani in abbonamento di Google One. La sua gestione di documenti è completa, con la possibilità di creare cartelle come si preferisce.

Ed essendoci la compatibilità totale tra dispositivi, potrai trovare uno stesso file sia sul tuo smartphone sia sul tuo PC di casa o di lavoro.

ResophNotes

Anche in versione portabile, ResophNotes è un programma utilissimo per prendere annotazioni. Non sono previste opzioni particolari e non sono neanche presenti funzionalità interessanti come la possibilità di inserire immagini, tabelle, stili, o anche solo utilizzare font diversi nella stessa nota (tipo Notes Keeper). Per non parlare del criptare i testi.

È tuttavia possibile (oltre al creare link cliccabili) sincronizzare le note tra più dispositivi, utilizzando il servizio gratuito SimpleNote, che rende possibile scambiare note anche con unità Android e iOS (per esempio la versione di SimpleNote per mobile).

Le note possono essere salvate in un database proprietario, o anche esportate in semplice formato testo (.txt).

NordLocker

Hai dei file importanti e non sai dove conservarli? Se cerchi un luogo sicuro, NordLocker è ciò che fa al caso tuo. Si tratta di una delle migliori soluzioni di cloud storage in assoluto, sviluppata da Nord Security (la stessa azienda di NordVPN).

Tra le funzionalità più apprezzate, c’è il backup automatico e la sua facilità d’uso. Per chi ha bisogno di più memoria, è possibile attivar piani premium da 500 GB o da 2 TB con costi mensiili o annuali.

Lo trovi disponibili tramite app sia su Windows sia su macOS, oltre alle due versioni mobile per Android e per iPhone.

Evernote

Evernote è una app multi piattaforma che ti permette di annotare e archiviare tutto quello che ti serve, sincronizzare i tuoi file e ritrovare i tuoi appunti ogni volta che li cerchi. Dalle note di lavoro alle liste di cose da fare, dagli appunti di un corso alla registrazione di una riunione.

Oppure puoi utilizzarla per tenere raccolte di ricette, liste di film da vedere, diari di viaggio o il materiale per scrivere un libro. Utilizzabile da smartphone, tablet e desktop ti consente di prendere appunti in mobilità o sul computer e di lavorare su un dispositivo e poi continuare su un altro, senza perderti nulla per strada.

Evernote è organizzato in cartelle (taccuini) che contengono documenti (note) all’interno dei quali è possibile allegare ogni tipologia di contenuto, da un video a un’immagine, da un post-it digitale a un file audio. Oltre ad avere i tuoi documenti sempre a portata di mano, puoi condividerli con il tuo team, gestire i tuoi appuntamenti programmando dei memo e archiviare e creare qualsiasi tipo di file (video, audio, pdf, testo, ecc.) senza la necessità di utilizzare null’altro se non il tuo device.

Microsoft OneDrive

Microsoft OneDrive è un ottimo servizio sia per il cloud storage sia per il backup offerto da Microsoft e accessibile da browser, app desktop e smartphone. Come per altre app analoghe, anche in questo caso ci sono sia opzioni di storage gratuite sia a pagamento.

Tra le principali funzionalità, ci sono gli scan multipagina, i backup delle cartelle del PC, la tecnologia di sincronizzazione avanzata, l’accesso sul web e tanto altro.

Puoi scaricarlo già ora gratuitamente e iniziare ad utilizzarlo sia su smartphone sia su PC Windows e Mac.

iDocument Scanner

Se sei una persona organizzata e precisa, sicuramente ti piacerà iDocument scanner. Si presenta con un un’interfaccia semplice, assolutamente integrata. Basterà un drag&drop per archiviare un documento e poi assegnargli specifici tags (etichette) o una descrizione.

Il tutto è catalogabile in collezioni, cartelle e sottocartelle; e ricercabile per tag, titolo, descrizione, autore, tipo di file. iDocument Scanner non accetta proprio ogni tipo di file. Per esempio, non potrai inserire al suo interno degli archivi zip o delle immagini. Sono invece accettati pdf, doc, pages, excel, numbers, keynote, txt, rtf.