Documenti nel caos? L’AI di Havant li sistema da sola (e cambia tutto per le aziende agricole)

Havant accelera la trasformazione digitale dei Consorzi Agrari d’Italia puntando su AI-Docs, una piattaforma che integra le più moderne tecnologie di intelligenza artificiale per automatizzare e gestire in modo evoluto l’intero patrimonio documentale. Non si tratta solo di digitalizzare archivi, ma di trasformare radicalmente il modo in cui i documenti vengono letti, classificati e utilizzati, trasformando un costo operativo in una leva strategica per efficienza e scalabilità.

Ogni giorno, infatti, le agenzie e le filiali producono una varietà di documenti, fatture, bolle, contratti e molto altro, rendendo evidente la necessità di superare i limiti della semplice archiviazione digitale.

Trasformazione digitale con l’integrazione di AI-Docs per superare i limiti dell’OCR

“Il progetto ha preso il via lo scorso anno,” racconta Pablo Pellegrini, Intelligent Process & Content Automation BU Director di Havant, “con l’obiettivo di trasformare il patrimonio documentale cartaceo in formato digitale. La vera sfida è stata realizzare un’infrastruttura scalabile e avanzata, capace di automatizzare la lettura dei codici a barre presenti nei file PDF che ogni giorno le filiali ci inviano, integrando così efficienza e precisione nel processo di gestione documentale”.

Il punto di partenza è stato l’implementazione della tecnologia OCR (Optical Character Recognition) per rilevare e leggere i codici a barre presenti nei documenti, una soluzione efficace ma non sufficiente a garantire continuità operativa in presenza di file deteriorati, scansioni imperfette o etichette illeggibili. Proprio questi limiti hanno reso necessario un salto evolutivo: l’integrazione di modelli di intelligenza artificiale in grado di interpretare direttamente il contenuto testuale e recuperare le informazioni anche quando il barcode non è utilizzabile, riducendo drasticamente le anomalie e gli interventi manuali.

L’integrazione della piattaforma AI-Docs rappresenta quindi un tassello strategico per superare i limiti delle tecnologie OCR tradizionali e garantire a CAI una gestione documentale davvero efficiente, affidabile e scalabile per il futuro. Grazie alle sue capacità avanzate, la piattaforma consente non solo l’estrazione automatica dei dati tramite tecnologie OCR e barcode reader, ma anche la classificazione dei documenti, la gestione dei flussi operativi e la generazione di output personalizzati, assegnando automaticamente metadati fondamentali per garantire una conservazione digitale a norma.

“L’AI entra in gioco quando il sistema tradizionale classifica un documento come anomalo,” spiega Luca Rodolfi. “Non cerca di leggere le barre danneggiate, ma sfrutta la lettura del testo sottostante tramite OCR e applica regole intelligenti per riconoscere i codici validi, restituendo comunque l’informazione corretta e mantenendo alta l’affidabilità del processo”.

I risultati dell’implementazione di AI-Docs in CAI

Il nuovo sistema ha permesso di ridurre drasticamente i documenti anomali, eliminando la necessità di interventi manuali e superando i problemi legati ai barcode danneggiati, grazie a una lettura testuale più robusta e affidabile. La classificazione e lo smistamento dei documenti destinati alla conservazione digitale sono stati completamente automatizzati tramite l’assegnazione di metadati strutturati, rendendo possibile una gestione centralizzata di volumi documentali sempre più elevati provenienti da una rete in continua espansione a livello nazionale.

I vantaggi sono concreti e misurabili: maggiore accuratezza dei processi nel tempo, riduzione degli errori nella gestione e conservazione, ottimizzazione dei tempi operativi e accesso semplificato ai documenti, grazie a una distribuzione automatica e intelligente. Il tutto con una infrastruttura scalabile e pronta a sostenere l’espansione futura del business.

“Il nostro target dichiarato era il 99% di accuratezza,” afferma Ugo Mattia, Responsabile infrastrutture IT di CAI, “perché solo così potevamo garantire processi veramente efficienti su larga scala e soddisfare le crescenti esigenze del mercato. E per larga scala intendiamo veramente un volume importante di materiale: considerando le nostre agenzie oggi coinvolte nel progetto, presenti in 45 province, il numero di documenti scansionati al giorno raggiunge quote nelle migliaia di documenti al giorno. Si tratta di documenti di varia natura: dalle bolle dei fornitori agli atti che riguardano le singole agenzie. Grazie alla partnership con Havant, questa importante attività è stata automatizzata e il personale è stato sgravato di un compito delicato e molto time-consuming. L’obiettivo per quest’anno è quello di estendere la partnership a tutte le oltre 300 agenzie presenti oggi in Italia proseguendo così il percorso di digitalizzazione di CAI”, conclude Ugo Mattia.