Vuoi ottenere documenti dalla Pubblica Amministrazione? Come funziona il FOIA, chi può usarlo e i rimedi se l’ente rifiuta.
Richiedere documenti e informazioni alla Pubblica Amministrazione non è più un privilegio di pochi addetti ai lavori. Dal 2016 chiunque può esercitare il diritto di accesso civico generalizzato (FOIA) previsto dall’art. 5 del D.lgs. n. 33/2013, uno strumento nato per rendere trasparente l’azione pubblica, combattere la corruzione e permettere a cittadini, imprese e giornalisti di sapere come vengono spesi i fondi pubblici o gestiti i servizi.
FOIA (accesso civico generalizzato): cos’è, perché è stato introdotto e a cosa serve
Il Freedom of Information Act (FOIA), previsto dall’art. 5, co. 2, del D.lgs. n. 33/2013 e introdotto dal D.lgs. n. 97/2016, riconosce il diritto di accedere a documenti, dati e informazioni detenuti dalle pubbliche amministrazioni, stabilendo che:
“Chiunque ha diritto di accedere ai dati e ai documenti detenuti dalle pubbliche amministrazioni, ulteriori rispetto a quelli oggetto di pubblicazione obbligatoria, nel rispetto dei limiti posti a tutela di interessi pubblici e privati.”
Questi dati possono essere utili a un giornalista che indaga sugli incarichi conferiti da un Comune, a un’associazione che monitora la spesa sanitaria, o a un’impresa che vuole capire come un ente ha gestito una gara precedente. Lo scopo è quello di rendere trasparente l’attività amministrativa e consentire di controllare come vengono spesi i soldi pubblici e favorire la prevenzione della corruzione.
L’attuazione pratica è guidata dalle Linee guida ANAC – Delibera n. 1309/2016 (d’intesa con il Garante privacy) e dalla Circolare FOIA n. 1/2019 della Funzione pubblica, che aiutano gli uffici a bilanciare trasparenza e riservatezza.
Chi può presentare una richiesta FOIA e quali atti sono accessibili
L’accesso civico generalizzato può essere esercitato da chiunque, senza dover indicare un interesse qualificato o motivare la richiesta. Possono presentare l’istanza persone fisiche, imprese, associazioni e perfino cittadini stranieri. Ma, non è possibile presentare istanza anonima, serve sempre un’identificazione minima del richiedente (nome, cognome e un recapito per ricevere la risposta).
Il diritto di accesso riguarda solo ciò che l’amministrazione detiene e controlla. Pertanto, sono accessibili solo documenti già formati: delibere, determine dirigenziali, contratti stipulati, bilanci, atti di gara, ordini di servizio, relazioni tecniche. Non rientrano nel FOIA bozze interne, appunti di lavoro, e-mail informali o dati non ancora consolidati, così come informazioni che l’ente non possiede o che dovrebbe creare ex novo. Ad esempio, le richieste FOIA possono riguardare:
- contratti di appalto e relativi costi;
- incarichi professionali e consulenze con compensi;
- spese di rappresentanza e bilanci di progetto;
- piani triennali di prevenzione della corruzione e della trasparenza;
- verbali e determine di concessione di contributi.
La giurisprudenza (Cons. Stato, sent. n. 5861/2020) ha esteso l’applicazione del FOIA anche le società in house e quelle a controllo pubblico che operano come braccio operativo dell’ente (per esempio servizi idrici o rifiuti). Non sono invece obbligate per le attività puramente commerciali svolte fuori dall’ambito del servizio pubblico.
Come fare una richiesta di accesso civico generalizzato?
Per presentare una richiesta FOIA è sufficiente un’istanza semplice inviata via PEC o, se ammesso, tramite e-mail ordinaria all’ufficio trasparenza o al Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza (RPCT). In alternativa si possono usare i moduli presenti nella sezione “Amministrazione trasparente” o piattaforme dedicate. L’amministrazione non può imporre il proprio modello, la richiesta è valida purché identifichi con sufficiente precisione i documenti desiderati. Usare la PEC è consigliabile perché fornisce prova di invio e fa decorrere con certezza i termini.
“L’ente deve rispondere entro 30 giorni. Se i dati riguardano terzi, deve notificarli entro 10 giorni e sospendere il termine; questi hanno altri 10 giorni per opporsi.”
L’accesso è gratuito, salvo i soli costi di riproduzione materiale (copie cartacee o supporti digitali). Non possono essere addebitate spese di ricerca o istruttoria, come confermato dalle Linee guida ANAC e dalla Circolare FOIA già citate.
Quando la PA può negare l’accesso FOIA?
Il FOIA garantisce un diritto di accesso molto ampio ma non assoluto. Infatti, la legge elenca una serie di eccezioni che consentono all’amministrazione di rifiutare o limitare la divulgazione quando sono coinvolti interessi pubblici o privati rilevanti.
Gli interessi pubblici di rango primario riguardano: la sicurezza nazionale, difesa, politica militare e relazioni internazionali. In tali casi, l’amministrazione non deve nemmeno valutare un possibile “interesse pubblico prevalente”, la protezione dei dati è totale e comporta un rifiuto automatico.
Tuttavia, altre esclusioni sono relative, cioè richiedono una valutazione caso per caso. Tra le più rilevanti:
- dati personali e sensibili (art. 5-bis, co. 2): l’accesso è possibile solo se non produce un pregiudizio concreto alla protezione dei dati ai sensi del GDPR. Spesso la soluzione è oscurare nomi, codici fiscali o altri dettagli identificativi mantenendo il resto del documento;
- segreti commerciali e industriali: progetti tecnici, know-how, strategie d’impresa affidate a una PA (per esempio nelle gare d’appalto) non possono essere divulgati se la diffusione danneggerebbe in modo reale e specifico l’impresa;
- interessi economici e finanziari dello Stato: dati che potrebbero compromettere negoziazioni delicate o la stabilità dei mercati.
In questi casi, l’ente deve spiegare in concreto quale danno deriverebbe dalla divulgazione e perché non può essere evitato con un oscuramento parziale. ANAC, nelle proprie Linee guida, e il Garante Privacy hanno chiarito che la P.A. deve applicare un bilanciamento di interessi, da un lato l’interesse pubblico alla conoscenza, dall’altro la tutela di diritti fondamentali o interessi economici.
Quando una richiesta FOIA è considerata massiva e può essere respinta
Si parla di richiesta “massiva” quando il cittadino chiede un numero molto elevato di documenti, senza indicare limiti temporali o oggettivi, costringendo l’ente a ricerche complesse, selezioni manuali e oscuramenti di dati sensibili tali da paralizzare l’attività ordinaria. La giurisprudenza amministrativa ha riconosciuto che la trasparenza non può paralizzare l’attività ordinaria (Cons. Stat. n. 3780/2019; TAR Lazio, sent. n. 10202/2019).
Ad esempio, è stato ritenuto legittimo il diniego quando l’istanza richiedeva l’estrazione di migliaia di documenti in tempi irragionevoli. Nella prassi, gli uffici trasparenza invitano a rimodulare richieste troppo ampie, indicando un periodo di riferimento o una tipologia specifica di atti. Chi vuole accedere a documenti senza rischiare il diniego dovrebbe essere il più preciso possibile: indicare date, uffici competenti, oggetto degli atti e, se possibile, estremi già noti.
Cosa fare se la PA rifiuta o non risponde?
Se la pubblica amministrazione nega l’accesso o non risponde entro 30 giorni, il cittadino non resta senza tutela. Il primo rimedio è il riesame davanti al RPCT l’istanza va presentata entro 20 giorni dal diniego e deve contenere la richiesta originaria e la risposta ricevuta, se esiste. Il RPCT decide entro altri 20 giorni e può ordinare l’accesso. Alcune Regioni e amministrazioni hanno istituito un difensore civico per la trasparenza, figura che può mediare intervenendo senza costi per il cittadino e può sollecitare l’ente a consegnare gli atti. Non è presente ovunque, ma quando esiste rappresenta una corsia preferenziale per risolvere la controversia senza arrivare in tribunale.
Se il riesame non risolve, resta la via del ricorso al Tribunale Amministrativo Regionale (TAR) ai sensi dell’art. 116 del codice del processo amministrativo:
- termine: 30 giorni dalla comunicazione del diniego o dalla scadenza dei 30 giorni senza risposta;
- costi: contributo unificato ridotto (300 € ), più eventuali spese legali. Non sono previsti altri diritti di cancelleria;
- decisione: il giudice decide in forma semplificata, spesso in tempi più rapidi rispetto ad altri ricorsi amministrativi.
La giurisprudenza tende a tutelare chi esercita il FOIA. Il TAR Lazio ha annullato il silenzio di un ministero che non aveva risposto, ricordando che il termine di 30 giorni è perentorio e che l’ente deve motivare in modo puntuale eventuali dinieghi, dimostrando il danno concreto che la divulgazione causerebbe.
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