Come si compila una nota spese

Un dipendente che viaggia per motivi di lavoro ha diritto a un rimborso: una delle modalità per ottenerlo è con la nota spese. Ecco come funziona e come si compila.

Ogni volta che un dipendente svolge una trasferta per motivi di lavoro, ha diritto a vedersi rimborsate le spese sostenute. A seconda della tipologia di rimborso concordata con l’azienda può essere necessaria la compilazione di una nota spese, al cui interno andare a inserire tutte le informazioni richieste dal proprio datore di lavoro.

Per quanto ogni realtà aziendale possa avere un documento per la nota spese personalizzato in base alle necessità, ci sono sempre delle informazioni che è obbligatorio inserire perché questa possa essere valida. Di seguito quindi una guida per capire cosa si dovrà assolutamente inserire, come evitare errori, e quali sono i doveri anche da parte dall’azienda, in relazione alle note spese.

I campi fondamentali della nota spese

Dal momento che ogni azienda può scegliere di personalizzare questo documento nelle modalità più convenienti a seconda della situazione e delle necessità, è facile che le note spese siano differenti tra di loro. Tuttavia alcuni campi saranno sempre presenti, proprio perché alla base di questo documento e di assoluta necessità perché le informazioni fondamentali possano venire rilevate, anche in vista di eventuali e possibili controlli da parte del Fisco.

I campi in questione sono i seguenti:

numero progressivo del documento;
i dati di riferimento dell’azienda, quali il nome, la ragione sociale, e l’indirizzo;
i dati anagrafici del dipendente che richiede il rimborso, ovvero: nome, cognome, mansione svolta, ed eventuale codice o matricola se presente;
le indicazioni temporali della trasferta, che comprendono il periodo, la data di partenza e quella di ritorno, oltre al luogo in cui è avvenuta la trasferta stessa;
l’elenco di tutte le spese sostenute, siano queste di viaggio, vitto, o alloggio;
eventuali annotazioni di fondamentale importanza per l’azienda da conoscere.

Oltre a questi dati possono quindi anche esserne richiesti altri, come un maggiore dettaglio delle spese sostenute, o un tetto massimo da non poter superare. Perché il rimborso venga accettato bisognerà sempre, oltre a compilare correttamente la nota spese, allegare tutti i giustificativi delle spese, ovvero gli scontrini o le ricevute.

Cosa sono i giustificativi di spese

Per giustificativi delle spese si intendono i diversi scontrini e ricevute che vanno ad attestare le spese sostenute durante il viaggio di lavoro. Spesso vengono richieste altre informazioni aggiuntive. Per esempio, per quel che riguarda i pasti, può essere necessario specificare se si tratti di un pranzo di lavoro con un cliente, di un pasto svolto mentre si viaggiava da un luogo a un altro, la quantità di persone presenti, e così via.

Per quel che riguarda le spese per i trasporti bisognerà consegnare tutti gli eventuali biglietti di treni o autobus, spesso dovendo anche giustificare il perché di questa modalità di viaggio, e il luogo (o il cliente) che si stava andando a visitare per ragioni di lavoro. Nel caso in cui invece si utilizzasse il proprio veicolo privato sarà il datore di lavoro a rimborsare la benzina. In questa situazione il calcolo viene fatto sulla base delle tabelle realizzate ogni anno dall’Aci per poter arrivare al valore richiesto così da procedere con il rimborso chilometrico.

Le tabelle vengono aggiornate ogni sei mesi e prevedono, chiaramente, importi diversi a seconda del tipo di modello di auto. Inoltre all’interno della tabella Aci è anche presente sempre il cosiddetto fringe benefit, che si potrebbe definire in breve come un rimborso per il dipendente quando utilizza la propria auto privata per scopi misti, e quindi anche lavorativi.

Un’altra possibilità per il rimborso del carburante invece è quella dell’utilizzo di una carta aziendale o dei buoni benzina offerti direttamente dall’azienda, da sfruttare come alternativa all’utilizzo delle tabelle Aci.

Come si compila la nota spese

Una volta che l’azienda ha creato il suo modello di nota spese il processo da seguire a seguito del viaggio di lavoro, da parte sia del dipendente, sia del datore di lavoro, è così articolato.

Compilazione, da parte del dipendente, di tutti i campi previsti al rientro della trasferta, inserendo quindi importi e date delle spese;
allegazione dei giustificativi delle spese;
revisione della nota spese da parte dell’azienda, che può essere fatta direttamente da chi si occupa dei rimborsi, dal capo della realtà in questione, o da un addetto a questo specifico compito. Molto, in questo caso, dipende dalle dimensioni dell’azienda;
archiviazione e rimborso, una volta controllati i dati, l’azienda procede con l’archiviazione della nota, che dovrà essere sempre disponibile in caso di controlli da parte del fisco per evitare sanzioni, e con il rimborso di quanto dovuto al dipendente, che solitamente avviene nella prima busta paga utile.

Tipologie di note spese

Non esistono, per il momento, regole che prevedono gli strumenti da utilizzare da parte dei datori di lavoro per la creazione di una nota spese, anche se è richiesto che questo metta sempre a disposizione dei dipendenti tutte le informazioni necessarie per poter ricevere il rimborso.

Questo significa che ogni azienda deve avere un modello di nota spese usufruibile dai dipendenti, ma questo non deve essere obbligatoriamente digitale o cartaceo. Quest’ultimo punto infatti è a discrezione dell’azienda stessa. Esistono quindi tre grandi tipologie di documentazione:

nota spese cartacea: questa tipologia sta cadendo in disuso, sia per la facilità con cui possono essere commessi degli errori, sia per la scomodità a livello di archiviazione e organizzazione;
nota spese di digitale: solitamente creata attraverso l’utilizzo di Microsoft Excel o programmi simili, permette di personalizzare il documento;
nota spese attraverso programma aziendale dedicato: sempre più comune è l’utilizzo di un programma dedicato appositamente a questo scopo, integrato con altri sistemi aziendali.

Quale che sia la modalità scelta dall’azienda, è sempre necessario che sia disponibile in ogni eventualità per i dipendenti, in modo che questi possano vedersi rimborsato quanto dovuto.

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