Busta paga sbagliata: come e quando segnalare l’errore

Claudio Garau

03/08/2022

03/08/2022 - 19:15

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La busta paga è un documento contabile che contiene molti dati ed informazioni, perciò commettere qualche sbaglio o inesattezza non è così infrequente. Come tutelarsi in proposito?

Busta paga sbagliata: come e quando segnalare l'errore

La busta paga, detta anche cedolino paga o prospetto paga, costituisce uno dei documenti più importanti per un lavoratore, ed è per questo oggetto di un vero e proprio diritto. Di fatto rappresenta il documento contabile in cui sono riportati tutti gli elementi correlati al rapporto di lavoro in essere, con specifico riferimento a quelli che indicano la retribuzione netta del dipendente che la riceve.

Non dimenticare però che al diritto del lavoratore corrisponde l’obbligo dell’azienda. Perciò il tuo capo non deve o non dovrebbe dimenticare che, come stabilisce la legge, sussiste l’obbligo mensile di consegnare il suddetto cedolino all’atto della corresponsione della retribuzione.

Tuttavia redigere la busta paga non è una operazione semplicissima e, tra dati relativi alla retribuzione e ai contributi, trattenute e TFR, permessi e straordinario, festività soppresse e ferie godute e maturate e altro ancora, la busta paga può essere talvolta una sorta di ’campo minato’. Insomma, può certamente capitare che ci si sbagli a redigerla, ed ecco perché saperla leggere e capire è essenziale per scovare eventuali errori - sia di calcolo che di interpretazione di una qualche regola di legge.

Il punto che vogliamo affrontare di seguito è questo: in ipotesi di busta paga sbagliata come e quando segnalare l’errore? Come deve comportarsi il lavoratore in queste circostanze? Vediamolo insieme nel corso di questo articolo, evidenziando alcuni dei casi più importanti di inesattezza nel cedolino.

Busta paga sbagliata: il contesto di riferimento

Nessuno è perfetto ed anche sul lavoro basta un momento di disattenzione o distrazione per dare luogo a qualche errore, anche in documento così importante come la busta paga. Attenzione però: se sei un lavoratore alle dipendenze devi ricordare che gli errori sul cedolino possono però essere molto gravi, in particolare se compiuti volontariamente. Un aspetto importante della questione della busta paga sbagliata attiene infatti al comprendere se l’errore è la conseguenza di una mera disattenzione, oppure se rappresenta una volontaria omissione del datore di lavoro (pensiamo ad es. al dato della retribuzione inferiore rispetto a quella effettivamente spettante).

In linea generale, ricorda che la fase di elaborazione delle buste paga dei dipendenti è svolta per il tramite di professionisti, esterni all’azienda, come i consulenti del lavoro oppure attraverso impiegati qualificati dell’azienda, che hanno effettuato un percorso formativo e professionale proprio in tema di elaborazione di cedolini paga. Per questo, nel caso in cui ci si imbatta in una possibile inesattezza la prima strada da percorrere è quella di segnalare all’azienda i sospetti errori in busta paga.

Ma come muoversi nel caso concreto, se viene qualche dubbio sull’effettiva correttezza della busta paga? Ebbene, anzitutto sarebbe utile controllare le informazioni più importanti nel documento contabile. Pensiamo ad es. al dato del numero di ore o di giorni lavorati, di cui occorrerebbe verificare la correttezza e la corrispondenza al vero - a seconda del contratto di lavoro a suo tempo firmato. Il motivo dell’importanza del controllo è piuttosto evidente: proprio il fattore ore è il primo ad individuare la retribuzione. Se le ore sono sbagliate, inevitabilmente lo sarà anche il dato sulla retribuzione.

Non solo. Tra gli elementi a cui prestare molta attenzione vi sono anche i giorni di ferie maturati e goduti, di cui si trova traccia nel cedolino o busta paga e che possono generare eventuali inesattezze e sviste a tuo danno.

La richiesta scritta del lavoratore al datore di lavoro in caso di errore nel cedolino paga

Come sopra accennato, momento chiave del controllo della busta paga da cui emerge un errore è capire se vi è stata una mera disattenzione che ha portato al dato errato, oppure se alla base c’è un comportamento illecito del datore di lavoro, il quale intenzionalmente omette o registra in modo infedele dati in busta paga, producendo così - a cascata - differenze sui trattamenti retributivi, previdenziali e fiscali collegati ad un certo lavoratore.

Per aver maggior chiarezza possibile sulle reali ’dimensioni’ dell’errore e su quanto esso sia in grado di ledere i tuoi diritti di lavoratore, ribadiamo che la cosa migliore è fare una richiesta scritta al datore. Oggigiorno per velocizzare i tempi potrai farlo anche via email: nella richiesta andranno evidenziati gli errori e le omissioni individuate, domandando cortesemente una correzione e modifica della busta paga. Solitamente questo è il percorso da intraprendere in caso di ’errore materiale’, ovvero di mera svista o disattenzione.

Ben diversa è la situazione nella quale è il datore di lavoro che di sua spontanea volontà omette di includere in busta paga determinate voci della retribuzione. In dette circostanze, entra in gioco un comportamento illecito a tuo danno. Per tutelare i tuoi diritti di lavoratore, la strada da percorrere qui prevede la consulenza, il supporto e la tutela offerta da un consulente del lavoro, un sindacato o un avvocato. Proprio queste ultime saranno figure decisive per rivendicare le somme che non ti sono state assegnate in busta paga.

Errori sugli importi in busta paga: cosa fare?

Un caso pratico molto diffuso è quello degli sbagli sugli importi nel cedolino. Pensiamo al caso, di certo non raro, del datore di lavoro che ha calcolato lo stipendio sulla scorta di un numero maggiore o minore di ore o giornate, o si è scordato di tener conto di uno straordinario o di una maggiorazione.

Ebbene sappi che, in dette circostanze, se ti sei accorto dello sbaglio dopo il 16 del mese successivo, non puoi chiedere ed ottenere la correzione della busta paga, ma puoi tuttavia richiedere al datore di lavoro di versare la differenza spettante nelle prossime buste paga.

Si tratta degli ’arretrati anno corrente’ in busta paga, o degli ’arretrati anno precedente’, nel caso in cui il cedolino con le imprecisioni sia riferito all’anno anteriore. Pertanto comprenderai che la busta paga errata può essere corretta, ma sussistono comunque limiti di tempo.

Tempo parziale al posto del tempo pieno: come rimediare all’errore nel cedolino?

Altro caso di certo non così infrequente è quello per cui una minor retribuzione in busta paga deriva dall’indicazione di un orario di lavoro a tempo parziale, invece che a tempo pieno. In questi casi, si tratta molto probabilmente non di un errore materiale o svista, ma di un gesto intenzionale del datore di lavoro.

Che fare? Ebbene, in dette circostanze se l’azienda non si attiva per correggere il cedolino sbagliato e non spiega la situazione, è opportuno richiedere le differenze retributive inviando una comunicazione all’azienda via pec o raccomandata. A questo proposito potrebbe rivelarsi molto efficace il contributo di un consulente del lavoro o di un avvocato.

Tenuto conto della gravità dell’errore, una ulteriore alternativa è quella di rivolgersi all’Ispettorato Territoriale del Lavoro o al sindacato per risolvere la situazione con un tentativo di conciliazione. Ma attenzione: se la conciliazione non ha buon esito e il datore di lavoro non mette in pratica le tue richieste, non ti resterà che rivolgerti al giudice del lavoro e fare causa per ottenere quanto ti spetta e veder riconosciuti i tuoi diritti.

Ferie o permessi errati in busta paga

Se ti rendi conto che i ratei ferie o permessi spettanti sono indicati in modo scorretto e c’è dunque il rischio di poter fruire di meno giornate / ore, puoi analogamente tutelarti. E lo puoi fare anche quando ci sono ferie e permessi non goduti, indicati in busta paga come fruiti. Come? Ebbene, devi richiedere senza indugio la correzione dell’errore ma, se l’azienda si oppone, puoi aprire una vertenza o servirti di un tentativo di conciliazione per cercare di trovare una soluzione per te soddisfacente.

In altri casi pratici, nella busta paga potrebbero emergere errori per i quali ti rendi conto che il datore di lavoro non ha corrisposto l’indennità di malattia o di maternità. In dette circostanze, se questi non vuole corrisponderti le prestazioni, ricorda che esiste anche la possibilità di segnalare l’accaduto all’Inps. Ma attenzione: al fine di reclamare (e ottenere) l’indennità di malattia e di maternità hai 12 mesi di tempo.

Tempistiche per contestare gli errori in busta paga: 5 o 10 anni

Ricapitoliamo ora quanto tempo hai per attivarti ed ottenere la correzione dell’errore o degli errori nel cedolino paga. Anzitutto tieni presente che, in questi casi, la prescrizione comincia a decorrere dalla data di cessazione del rapporto di lavoro, poiché il dipendente potrebbe essere disincentivato dal far causa all’azienda fino a quanto il suo contratto di lavoro è in essere. Il rischio di ritorsioni non sarebbe infatti così remoto.

Ebbene, per quanto riguarda i crediti relativi alla retribuzione, tieni conto che essi si prescrivono in 5 anni. Perciò entro questo lasso di tempo potrai contestare gli sbagli inclusi nel documento contabile. Tra i crediti soggetti a prescrizione quinquennale abbiamo ad esempio: la retribuzione ordinaria, l’importo per il lavoro straordinario, il TFR e le retribuzioni per festività nazionali.

Prescrizione più ampia perché decennale, vale con riferimento ad altre tipologie di crediti, come ad es. quelli attinenti alla qualifica superiore. Si tratta del caso nel quale il datore di lavoro ti abbia inquadrato ad un livello retributivo inferiore, rispetto a quello realmente spettante sulla scorta delle mansioni di fatto compiute. Altri crediti cui si applica questa prescrizione pari a 10 anni sono quelli legati ad un’inadempienza del datore di lavoro come nei casi di mancata fruizione di ferie.