Quando arrivano i funzionari per eseguire accesso e ispezioni fiscali si può essere travolti dal panico e dimenticare che tali attività devono essere condotte secondo un rigido protocollo.
Sappiamo che generalmente il Fisco effettua controlli attraverso i documenti in suo possesso, cioè dichiarazioni ( Iva, redditi), registri, data base, vi possono però essere dei casi che richiedono verifiche particolarmente approfondite tramite accessi e ispezioni sul luogo.
Trattandosi di attività ispettive peculiari e di particolare rilevanza, per questa tipologia di attività la legge richiede un protocollo molto particolare e che deve essere rigidamente seguito per non invalidare l’intera procedura di ispezione e verifica.
Questo implica che nel momento in cui il contribuente subisce un accesso coattivo per verifica può comunque difendersi nel caso in cui non siano espletate tutte le formalità che gli consentono di difendersi, vediamo quindi come si eseguono accessi e ispezioni.
Dal punto di vista tecnico un accesso è un atto amministrativo di natura autoritativa che permette di esercitare il potere di entrare senza o contro il consenso di chi ha la disponibilità dei locali in cui si accede. Il fine dell’accesso è effettuare ispezioni e quindi cercare documenti, formali e non, tra cui scritture “parallele”.
Accesso e ispezione, in quali casi si possono disporre?
La prima norma da tenere in considerazione quando si parla di accessi, verifiche e ispezioni sul posto, è l’articolo 12 comma 1 dello Statuto del contribuente che sottolinea che l’accesso deve essere motivato da effettive esigenze di indagine sul luogo, inoltre, tranne in casi eccezionali e urgenti, l’accesso deve essere effettuato nell’orario normale di apertura delle aziende.
Vi sono norme diverse a seconda che l’attività di controllo debba essere posta in essere in un’azienda o in un’abitazione privata.
Nel caso di accesso in un’azienda occorre un’autorizzazione scritta rilasciata dal capo dell’Ufficio che ordina la verifica, se l’accesso è effettuato dalla Guardia di Finanza occorre l’ordine del Comandante di reparto, può trattarsi di un ufficiale o sottufficiale.
Se l’accesso deve essere effettuato presso un’abitazione privata è necessaria la preventiva autorizzazione del Procuratore della Repubblica che deve concederla solo nel caso in cui ci siano gravi indizi di violazione di norme fiscali che richiedano necessariamente, per essere verificate, di ricercare e acquisire documentazione che si ritiene sia detenuta presso l’abitazione.
Questo dettaglio è importante perché si ritiene che qualora non vi fossero tali gravi indizi oppure, che pur essendovi non erano esplicitati, tutta l’indagine ne resti inficiata e l’accertamento conseguente sia affetto da nullità.
L’accesso, ecco a cosa prestare attenzione
Queste le premesse per effettuare accessi e ispezioni, vediamo ora come devono comportarsi i funzionari preposti nel momento in cui effettuano le operazioni.
Questa parte è molto delicata perché saltando un passo l’attività ispettiva può essere inficiata.
Chi effettua l’accesso deve quindi:
- identificarsi mostrando il tesserino personale di riconoscimento;
- esibire l’autorizzazione all’accesso debitamente sottoscritta consegnandone una copia alla parte che deve trattenerla;
- invitare il contribuente ad annotare le generalità dei funzionari che stanno effettuando l’accesso;
- comunicare al contribuente, o a chi in quel momento si trova sul luogo al posto del contribuente, le finalità dell’attività;
- chiedere di esibire i documenti contabili tra cui registri, libri contabili, documenti per i quali è previsto l’obbligo di esibizione. Su questo punto è però bene precisare che i funzionari possono eseguire ispezioni per cercare ulteriori documenti rispetto a quelli esibiti;
- invitare il contribuente ad assistere alla verifica o a farsi assistere da un professionista durante la verifica. Per farsi rappresentare da un professionista è però necessario fornirgli una delega, anche attraverso scrittura privata;
- infine, i funzionari devono indicare i tempi massimi entro i quali ritengono di poter finire le attività di ispezione.
Limiti di accesso e ispezioni fiscali
I funzionari che effettuano l’ispezione fiscale alla ricerca di documenti che possano essere ulteriore prova dell’evasione fiscale, possono accedere a tutti i locali dell’azienda o in tutti i locali dell’abitazione in cui si esegue l’ispezione. Possono effettuare l’ispezione anche in casseforti, mobili, ripostigli, borse, possono chiedere l’apertura di plichi sigillati. L’ispezione può essere estesa anche a veicoli a disposizione dell’azienda.
In caso di rifiuto di mettere a disposizione documenti che l’azienda è tenuta ad avere, tale elemento, ai fini dell’accertamento, deve essere considerato solo contro e non a favore del contribuente. Al rifiuto viene parificata la dichiarazione di non avere a disposizione tale documentazione.
La mancanza di scritture contabili obbligatorie può essere considerato un elemento per la determinazione del reddito del contribuente con metodo induttivo ( articolo 39 Dpr 600 del 1973, accertamento analitico-induttivo).
Deve però essere sottolineato che il ritardo di qualche ora o giorno nella messa a disposizione delle scritture contabili obbligatorie, non può essere parificato al rifiuto.
Nel caso in cui il contribuente in sede di ispezione dichiari che la documentazione si trova presso terzi, ad esempio il commercialista, deve esibire un’attestazione dei soggetti depositari in cui si dichiara che la documentazione è in deposito presso di sé, naturalmente il terzo deve poi esibire la documentazione.
Se il contribuente afferma che la documentazione da esibire è stata smarrita o andata distrutta, deve provarlo con apposita denuncia di smarrimento e distruzione fatta alle autorità antecedentemente all’ispezione stessa.
Quando occorre l’autorizzazione dell’autorità giudiziaria?
Affinché l’attività sia svolta nel pieno rispetto della normativa, occorre ricordare che per le perquisizioni personali, l’apertura coattiva di plichi, l’apertura di casseforti, l’accesso a notizie coperte da segreto professionale, è sempre necessaria l’autorizzazione della Procura della Repubblica o dell’Autorità giudiziaria più vicina.
Per la perquisizione personale è necessario l’ulteriore elemento del sospetto motivato che la parte stia nascondendo documenti e informazioni.
Nel caso in cui i cassetti siano aperti, non occorre chiedere l’autorizzazione al Procuratore o all’Autorità giudiziaria.
L’autorizzazione serve anche per ispezionare la posta elettronica, tranne nel caso in cui il contribuente abbia prestato consenso, attività che deve essere verbalizzata.
Infine, è possibile procedere al sequestro dei documenti solo nel caso in cui:
- non è possibile riprodurli;
- il contribuente rifiuta di firmare il verbale;
- il contribuente contesta il contenuto del verbale.
L’articolo 52 del DPR 633 del 1972 riconosce anche la possibilità per i funzionari che eseguono i controlli di riprodurre su supporti informatici i documenti presenti nei PC dell’azienda.
Il verbale
Per ogni accesso ed ispezione effettuata, i funzionari devono redigere un verbale in cui deve essere annotata ogni attività svolta. L’articolo 52, comma 6, del Dpr 633 del 1972 precisa che il contribuente, o chi lo rappresenta in sede di accesso/ispezione, ha diritto ad avere una copia del verbale.
Il verbale deve essere sottoscritto dal contribuente o da chi lo rappresenta durante le ispezioni/verifiche, in caso di mancata sottoscrizione deve essere specificata la motivazione di tale mancanza.
L’accesso deve comunque essere svolto cercando di arrecare il minore disturbo possibile alle attività svolte.
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